Partager et collaborer sur une base de données

Après avoir configuré votre base de données, vous pouvez partager des feuilles et des enregistrements avec d'autres personnes, comme des fournisseurs ou des clients, selon vos besoins. La section suivante présente les différents types d'utilisateurs et les méthodes de partage disponibles. Choisissez celle qui convient le mieux à votre organisation.

Types d'utilisateurs

Dans Ragic, les utilisateurs sont répartis en trois catégories :

Utilisateurs internes

Il s'agit des employés ou des membres de votre entreprise ou organisation. En fonction de leurs droits d'accès, ils peuvent créer, modifier et consulter des enregistrements à l'aide des pages et des fonctionnalités disponibles. Le nombre d'utilisateurs internes autorisés dépend de votre abonnement. Pour en savoir plus, consultez la page des tarifs.

Utilisateurs externes

Il s'agit d'utilisateurs extérieurs à votre organisation qui doivent accéder régulièrement à vos pages, par exemple des clients, des distributeurs ou des partenaires. Les utilisateurs externes doivent se connecter avec un compte Ragic. Leur nombre est illimité, mais leur accès est soumis aux restrictions suivantes :

1. Ils ne peuvent disposer que du niveau "Utilisateur de sondage" ou "Lecteur" sur une feuille. Autrement dit, ils peuvent uniquement consulter et modifier les enregistrements qu'ils ont créés ou qui leur sont attribués, ou bénéficier d'un accès en lecture seule à tous les enregistrements d'une page.

2. Ils n'ont pas accès à certaines fonctions des menus Outils et Rapports.

3. Ils ne peuvent pas lancer un processus d'approbation. En revanche, ils peuvent approuver ou rejeter une demande s'ils font partie du processus d'approbation.

Pour plus d'informations, consultez cette section.

Utilisateurs sans compte ou non connectés

Par défaut, ces utilisateurs ne peuvent pas accéder à votre base de données. Si vous souhaitez leur permettre de consulter une feuille ou de créer des enregistrements, vous pouvez configurer les paramètres ci-dessous.

Partager l'accès à une page

Selon le type d'utilisateur, différentes méthodes permettent de partager l'accès à une feuille. Vous trouverez ci-dessous les paramètres de partage correspondant à chaque type d'utilisateur.

Utilisateurs internes / externes

1. Configurer les droits d'accès

Commencez par attribuer les droits d'accès appropriés à chaque utilisateur ou groupe en fonction de l'utilisation prévue de la page. Les utilisateurs pourront ensuite accéder à la page selon les autorisations qui leur ont été accordées.

Exemples :

(1) Définissez le groupe "Ventes" comme Utilisateur de bulletin sur la feuille "Commandes client". Les membres pourront créer des commandes client et consulter toutes les commandes, mais ne pourront pas modifier celles créées par d'autres utilisateurs.

(2) Ajoutez un fournisseur en tant qu'utilisateur externe et attribuez au groupe "Utilisateurs externes" le niveau Utilisateur de sondage sur la page "Validation des matériaux". Le fournisseur pourra créer et consulter uniquement ses propres soumissions, sans pouvoir voir celles des autres fournisseurs.

2. Utiliser la fonction d'attribution

Vous pouvez attribuer un enregistrement à un utilisateur spécifique, qui devient alors le gestionnaire de l'enregistrement. Par exemple, un responsable commercial crée une nouvelle fiche "Client" et l'attribue à un autre commercial chargé du suivi.

Toutefois, les autorisations effectives dépendent toujours du niveau d'accès de l'utilisateur sur cette page :

3. Utiliser un processus d'approbation

Lorsqu'un processus d'approbation est lancé et qu'un utilisateur est désigné comme approbateur, celui-ci devient automatiquement le gestionnaire de l'enregistrement.

Exemple : si un client est ajouté comme utilisateur externe et dispose du niveau Utilisateur de sondage sur la page "Commandes client", il pourra consulter et modifier la commande une fois qu'elle lui aura été envoyée pour approbation.

Comme pour les enregistrements attribués, les autorisations réelles dépendent toujours du niveau d'accès de l'utilisateur. Les utilisateurs ne disposant d'aucun droit ne peuvent ni consulter ni approuver l'enregistrement.

Remarque : si l'option Activer et notifier le délégué est activée, celui-ci devient également le gestionnaire de l'enregistrement.

Utilisateurs sans compte ou non connectés

1. Configurer les droits d'accès pour rendre la page publique

Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs sans compte ou non connectés de consulter une page ou d'y soumettre des données, attribuez au groupe EVERYONE les droits d'accès appropriés pour cette page. Pour connaître la procédure détaillée, consultez cet article.

2. Utiliser la fonction Partager cette entrée

Cette fonctionnalité vous permet d'accorder un accès temporaire aux utilisateurs sans compte ou non connectés. Par exemple, vous pouvez autoriser un client à modifier la commande qu'il a soumise. Les modes Lecture seule et Modification sont pris en charge, et vous pouvez définir une date d'expiration pour le lien de partage. Pour en savoir plus, consultez cette section. En plus de partager un lien, vous pouvez également partager des enregistrements via WhatsApp.

3. Connexion temporaire sans inscription

En activant la validation de l'adresse e-mail de l'utilisateur invité sur un champ E-mail, les utilisateurs peuvent consulter et modifier les enregistrements associés sans posséder de compte Ragic. Le lien de connexion reste valide pendant un mois. Consultez cette section pour plus d'informations.

Remarque : lorsque l'accès à la page est accordé au groupe EVERYONE, les utilisateurs sans compte ou non connectés peuvent créer de nouveaux enregistrements. Si vous souhaitez leur permettre de revenir ultérieurement pour consulter ou modifier leurs enregistrements, activez la validation de l'adresse e-mail de l'utilisateur invité sur le champ e-mail.