Comment archiver d'anciens enregistrements ?

Lors de l'organisation ou de l'archivage d'enregistrements sur plusieurs années, nous ne recommandons pas de créer une nouvelle feuille avec la même structure pour chaque année. Le stockage des enregistrements annuels dans des feuilles séparées rend difficile la génération de rapports multi-annuels.

Si vous devez archiver d'anciens enregistrements, nous recommandons d'utiliser l'une des trois méthodes suivantes :

1. Filtrer par un champ existant et enregistrer une vue par défaut ou un filtre fixe

Par exemple, si vous souhaitez afficher uniquement les commandes de cette année dans la feuille "Commandes client" et archiver les enregistrements passés, vous pouvez cliquer sur l'icône d'engrenage du champ "Date de commande" dans la barre latérale gauche, appliquer le filtre "Cette année", puis l'enregistrer comme Vue par défaut ou Filtre fixe.

Une fois configuré, seules les commandes de cette année seront affichées lors de l'accès à la feuille.

2. Créer un champ "Archivé" et archiver les enregistrements manuellement

Si les enregistrements que vous souhaitez archiver ne peuvent pas être filtrés via la barre latérale gauche, vous pouvez créer un nouveau champ de sélection "Archivé" avec des options telles que "O" ou "N". TAppliquez ensuite une vue par défaut ou un filtre fixe basé sur le champ "Archivé" pour n'afficher que les enregistrements avec "Archivé = N".

À l'avenir, lorsque vous devrez archiver des enregistrements spécifiques, modifiez manuellement la valeur du champ en "O" afin que l'enregistrement soit exclu de la page liste.

3. 3. Utiliser l'archivage automatique

Avec l'archivage automatique, vous pouvez archiver des enregistrements dans des feuilles spécifiées à des intervalles définis. Veuillez noter que les enregistrements archivés ne sont pas accessibles via l'API ou les rapports tant qu'ils ne sont pas désarchivés.