Comment supprimer automatiquement les enregistrements datant de plus de X jours ?

Supposons que vous deviez supprimer automatiquement des enregistrements de votre système après une certaine période en raison de réglementations spécifiques en matière de cybersécurité. Dans ce cas, vous pouvez envisager d’ajouter un script à votre base de données afin de supprimer automatiquement les enregistrements datant de plus de X jours dans une feuille spécifique.

Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

Étape 1 : ouvrir l’éditeur de workflow JavaScript

Cliquez avec le bouton droit sur le nom d’une feuille, puis sélectionnez Workflow JavaScript.

Étape 2 : passer au workflow quotidien

Étape 3 : définir le chemin de la feuille pour votre workflow

Supposons que le chemin de la feuille où vous souhaitez supprimer automatiquement les enregistrements datant de plus de 10 jours soit : https://www.ragic.com/accountname/tabname/1?PAGEID=wSM (ignorez la partie ?PAGEID=wSM), saisissez le script suivant :

db.deleteOldRecords("/tabname/1", 10);

Veillez à sauvegarder vos modifications avant de quitter.

Si vous souhaitez modifier le nombre de jours, changez simplement la valeur dans db.deleteOldRecords('/tabname/1', X). Par exemple, pour supprimer les enregistrements lorsqu’ils atteignent 20 jours, utilisez :

db.deleteOldRecords("/tabname/1", 20);

Si vous devez inclure l’heure exacte d’exécution, ajoutez true comme troisième paramètre :

db.deleteOldRecords("/tabname/1", 10, true); 

Si le script s’exécute le 11 juillet à 21h00, il supprimera les enregistrements créés avant le 1er juillet à 21h00.

Remarque :

1. Ce workflow ne permet de supprimer des enregistrements que dans une seule feuille. Il ne supprime pas les données de l’ensemble de la base.

2. Afin de garantir la suppression effective des enregistrements, le script les supprime de manière définitive. Ils ne sont pas déplacés dans la corbeille, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être récupérés. Assurez-vous donc d’avoir réellement besoin de cette fonctionnalité avant d’utiliser ce script.

3. Cette méthode peut supprimer jusqu’à 500 enregistrements par exécution.