FAQ
FAQ
Après avoir configuré votre base de données, vous pouvez partager des feuilles et des enregistrements avec d’autres personnes, telles que des fournisseurs ou des clients, selon vos besoins. La section suivante présente les différents types d’utilisateurs et les méthodes de partage. Choisissez l’option la plus adaptée à votre organisation.
Dans Ragic, les utilisateurs sont répartis en trois catégories :
Il s’agit des employés ou membres de votre entreprise ou organisation. En fonction de leurs droits d’accès, ils peuvent créer, modifier et consulter des enregistrements à l’aide des feuilles et des fonctionnalités. Le nombre d’utilisateurs internes autorisés dépend de votre abonnement. Pour plus de détails, veuillez consulter la grille tarrifaire.
Il s’agit d’utilisateurs extérieurs à votre organisation ayant besoin d’accéder fréquemment à vos feuilles, comme des clients, distributeurs ou partenaires. Les utilisateurs externes doivent se connecter avec un compte Ragic. Leur nombre n’est pas limité, mais leur accès est restreint comme suit :
1. Ils ne peuvent être que "Utilisateur de sondage" ou "Lecteur" sur une feuille. Cela signifie qu’ils peuvent soit voir et modifier uniquement les enregistrements qu’ils ont créés ou qui leur sont attribués, soit disposer d’un accès en lecture seule à tous les enregistrements d’une feuille.
2. Ils n’ont pas accès à certaines fonctionnalités dans les boutons Outils ou Rapports.
3. Ils ne peuvent pas initier un processus d’approbation. Toutefois, ils peuvent approuver ou rejeter s’ils sont inclus dans un flux d’approbation.
Pour plus de détails, veuillez consulter cette section.
Par défaut, ces utilisateurs ne peuvent pas accéder à votre base de données. Si vous souhaitez leur permettre de consulter une feuille ou de créer des enregistrements, vous pouvez configurer les paramètres ci-dessous.
Lors du partage d’une feuille, vous devez utiliser différentes méthodes selon le type d’utilisateur. Voici les paramètres de partage pour chaque type d’utilisateur.
1. Définir les droits d'accès
Commencez par attribuer des droits d’accès appropriés à chaque utilisateur ou groupe en fonction de l’utilisation de la feuille. Les utilisateurs pourront ensuite accéder à la feuille selon leurs autorisations.
Exemples :
(1) Définissez le groupe "Ventes" comme Utilisateur de bulletin sur la feuille "Commandes clien". Les membres peuvent créer et consulter toutes les commandes, mais ne peuvent pas modifier celles des autres.
(2) Ajoutez un fournisseur en tant qu’utilisateur externe et définissez le groupe "Utilisateurs externe" comme Utilisateur de sondage sur la feuille "Confirmation achat". Le fournisseur peut ajouter et consulter ses propres soumissions, mais ne peut pas voir celles des autres.
2. Utiliser la fonctionnalité d’attribution
Vous pouvez attribuer un enregistrement à un utilisateur spécifique, qui devient alors le gestionnaire de l’entrée. Par exemple, un responsable commercial crée un nouvel enregistrement "Client" et l’attribue à un autre commercial pour le suivi.
Cependant, les autorisations réelles dépendent du niveau d’accès de l’utilisateur pour la feuille :
| Niveau d'accès | Comportement après attribution |
|---|---|
| Aucun droit | Ne peut pas consulter ni modifier l’enregistrement attribué en raison de l’absence d’accès à la feuille. |
| Utilisateur de sondage | Peut consulter et modifier les enregistrements qui lui sont attribués, même s’il ne les a pas créés. |
| Lecteur | Peut consulter tous les enregistrements mais ne peut en modifier aucun, y compris ceux qui lui sont attribués. |
| Utilisateur de bulletin | Peut consulter tous les enregistrements et modifier ceux qui lui sont attribués. |
3. Utiliser un flux d’approbation
Lorsqu’un processus d’approbation est lancé et qu’un utilisateur est désigné comme approbateur, il devient automatiquement le gestionnaire de l’entrée.
Exemple : si un client est ajouté en tant qu’utilisateur externe et dispose d’un accès Utilisateur de sondage sur la feuille "Commandes client", il peut consulter et modifier la commande une fois qu’elle lui est envoyée pour approbation.
Comme pour les enregistrements attribués, les autorisations réelles dépendent toujours du niveau d’accès. Les utilisateurs sans droits (Aucun droit) ne peuvent pas consulter ni approuver l’enregistrement.
Remarque : si l’option Activer et notifier le délégué est activée, le remplaçant devient également gestionnaire de l’entrée.
1. Définir les droits d’accès pour rendre la feuille publique
Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs sans compte ou non connectés de consulter ou soumettre des données via une feuille, définissez le groupe EVERYONE avec les droits d’accès appropriés pour cette feuille. Pour les étapes détaillées, veuillez consulter cet article.
2. Utiliser la fonctionnalité "Partager cette entrée"
Cette fonctionnalité permet d’accorder un accès temporaire aux utilisateurs sans compte ou non connectés. Par exemple, vous pouvez permettre à un client de modifier la commande qu’il a soumise. Les modes lecture seule et modifiable sont disponibles, et vous pouvez définir une date d’expiration pour le lien partagé. Pour plus de détails, consultez cette section. En plus du partage via un lien, vous pouvez également partager des enregistrements via WhatsApp.
3. Connexion temporaire sans inscription
En activant la validation de l’e-mail de l’utilisateur invité sur le champ E-mail, les utilisateurs peuvent consulter et modifier les enregistrements associés sans compte Ragic. Le lien de connexion est valide pendant un mois. Consultez cette section pour plus d’informations.
Remarque : lorsque l’accès à la feuille est accordé au groupe EVERYONE, les utilisateurs sans compte ou non connectés peuvent créer de nouveaux enregistrements. Pour leur permettre d’y revenir ultérieurement afin de les modifier ou les consulter, activez la validation de l’e-mail de l’utilisateur invité sur le champ E-mail.
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