外部ユーザーとは、顧客、リセラー、パートナー、フリーランサーなど、お客様の組織に属さないがRagicアカウントの機能にアクセスしたい人を指します。Ragicでは、お客様のアカウントに外部ユーザーを無制限に追加することができます。(注:後日、外部ユーザーの利用目的が申請内容と一致しないと判断された場合、本機能の利用が制限される可能性があります。)
ただし、外部ユーザーには以下の制限があります。
1. Ragic のシート上では、アンケートユーザーまたは閲覧者としてのみ設定できます。つまり、自分で作成したレコード、または自分に割り当てられたレコードのみを閲覧・編集できるか、あるいはシート内のすべてのレコードに対して閲覧専用アクセスのみを持つことになります。
2. ツールボタンまたはレポートボタン内の一部機能にはアクセスできません。
3. 承認を開始することはできません。ただし、承認フローに含まれている場合は、承認または却下を行うことはできます。
外部ユーザー機能を有効にするには、左上にあるハンバーガーメニューのユーザーと権限の中の外部ユーザーをクリックします。

以下のフォームにご記入の上、外部ユーザー申請書をRagicチームに提出し、審査を受けてください。

申請が承認されると、外部ユーザー管理ページにアクセスし、外部ユーザーを管理することができます。


外部ユーザーは、招待されたメールアドレス宛に通知メールを受け取り、そこからデータベースにログインできます。
アクセス権限 は、所属グループ に割り当てられた設定に基づきます。
外部ユーザーシートにフィールドを追加することは可能ですが、既定フィールドの移動・変更・削除は行わないでください。
外部ユーザーは、ユーザーグループのうち、名前が X- で始まるグループにのみ所属できます。たとえば、X-Vendors や X-Partners などです。
この X- という接頭辞は、そのユーザーグループが外部ユーザー用であることを示します。外部ユーザーのデフォルトグループは X-User で、すべての外部ユーザーがこのグループに含まれます。
ユーザーグループシートでは、名前が X- で始まる独自のユーザーグループを追加することもできます。

ユーザーを適切なユーザーグループに追加した後は、各シートのアクセス権限を調整し、必要な権限を付与できます。 ユーザーが複数のグループに所属している場合は、その中で最も高い権限でシートにアクセスします。
デフォルトでは、ユーザーグループ X-User には権限なしが設定されています。そのため、シート側でまだアクセス権限を設定していない場合、Ragic からグローバルアクセス権限パネルで外部ユーザーのアクセス権限を追加するよう案内されることがあります。

外部ユーザーには、以下の権限のみ与えられます:
| 権限設定 | 権限説明 | 閲覧権限 | 新規作成権限 | 編集権限 |
|---|---|---|---|---|
| 権限無し | この権限の下にあるグループには、このフォームは表示されません | 不可 | 不可 | 不可 |
| アンケート式ユーザー | この権限の下にあるグループは、自分のデータだけの作成、編集、閲覧が可能です | 自分のデータのみ | 可能 | 自分のデータのみ |
| 閲覧のみ | この権限の下にあるグループは、すべてのデータを閲覧できるだけで、データを追加や編集することはできません | すべてのデータを閲覧可能 | 不可 | 不可 |
外部ユーザーにアカウントに関するより高度な権限を与えたい場合は、内部ユーザーとして追加することがおすすめです。
Ragicのデフォルトの認証メール内容に加えて、カスタムメールを作成することでメール内容をカスタマイズすることができます。
備考: 無料プランおよび無料トライアルでは、カスタムメール機能は利用できません。

カスタムテンプレート設定では、テキストを入力したり、対応している変数を使用したりしてテンプレートを設計できます。詳細な設定については、こちらの記事をご参照ください。

「このメールをテンプレートとして保存」を忘れずにクリックしてください。保存後は、新しいユーザーを招待するとき、または招待を再送するときに、カスタム認証メールが送信されます。
今後のすべての招待でこのテンプレートを使用したい場合は、「このメールをテンプレートとして保存」をクリックしてください。
外部ユーザーが承認された後、外部ユーザーを手動で追加したくない場合は、ホームページのURL
www.ragic.com/accountnameの下にあるアクセス申請リンクを使用して申請ページにアクセスし、外部ユーザー自身がアカウントへのアクセスを申請できます。
リンクをクリックすると、外部ユーザー候補はデータベースの応募フォームにアクセスし、いくつかの情報を入力するよう求められるので、あなたが代わりに入力する必要はありません。 相手がフォームに入力し保存すると、承認要求が届きます。
外部ユーザーの申請が同意されると、外部ユーザーのデータが外部ユーザーのシートに入力されます。
外部ユーザーは、承認後、登録ボックスに通知メールが届くので、ログインすることができます。 承認後、彼らのユーザーグループ権限の変更を忘れないでください。