外部ユーザーの追加

外部ユーザーとは？

外部ユーザーとは、顧客、リセラー、パートナー、フリーランサーなど、お客様の組織に属さないがRagicアカウントの機能にアクセスしたい人を指します。Ragicでは、お客様のアカウントに外部ユーザーを無制限に追加することができます。（注：後日、外部ユーザーの利用目的が申請内容と一致しないと判断された場合、本機能の利用が制限される可能性があります。）

ただし、外部ユーザーには以下の制限があります。

1. Ragic のシート上では、アンケートユーザーまたは閲覧者としてのみ設定できます。つまり、自分で作成したレコード、または自分に割り当てられたレコードのみを閲覧・編集できるか、あるいはシート内のすべてのレコードに対して閲覧専用アクセスのみを持つことになります。

2. ツールボタンまたはレポートボタン内の一部機能にはアクセスできません。

3. 承認を開始することはできません。ただし、承認フローに含まれている場合は、承認または却下を行うことはできます。

外部ユーザーの機能起用

外部ユーザー機能を有効にするには、左上にあるハンバーガーメニューのユーザーと権限の中の外部ユーザーをクリックします。

以下のフォームにご記入の上、外部ユーザー申請書をRagicチームに提出し、審査を受けてください。

申請が承認されると、外部ユーザー管理ページにアクセスし、外部ユーザーを管理することができます。

外部ユーザーは、招待されたメールアドレス宛に通知メールを受け取り、そこからデータベースにログインできます。

アクセス権限 は、所属グループ に割り当てられた設定に基づきます。

外部ユーザーシートにフィールドを追加することは可能ですが、既定フィールドの移動・変更・削除は行わないでください。

外部ユーザーのユーザーグループ

外部ユーザーは、ユーザーグループのうち、名前が X- で始まるグループにのみ所属できます。たとえば、X-Vendors や X-Partners などです。

この X- という接頭辞は、そのユーザーグループが外部ユーザー用であることを示します。外部ユーザーのデフォルトグループは X-User で、すべての外部ユーザーがこのグループに含まれます。

ユーザーグループシートでは、名前が X- で始まる独自のユーザーグループを追加することもできます。

外部ユーザーの権限

ユーザーを適切なユーザーグループに追加した後は、各シートのアクセス権限を調整し、必要な権限を付与できます。 ユーザーが複数のグループに所属している場合は、その中で最も高い権限でシートにアクセスします。

デフォルトでは、ユーザーグループ X-User には権限なしが設定されています。そのため、シート側でまだアクセス権限を設定していない場合、Ragic からグローバルアクセス権限パネルで外部ユーザーのアクセス権限を追加するよう案内されることがあります。

外部ユーザーには、以下の権限のみ与えられます：

権限設定	権限説明	閲覧権限	新規作成権限	編集権限
権限無し	この権限の下にあるグループには、このフォームは表示されません	不可	不可	不可
アンケート式ユーザー	この権限の下にあるグループは、自分のデータだけの作成、編集、閲覧が可能です	自分のデータのみ	可能	自分のデータのみ
閲覧のみ	この権限の下にあるグループは、すべてのデータを閲覧できるだけで、データを追加や編集することはできません	すべてのデータを閲覧可能	不可	不可

外部ユーザーにアカウントに関するより高度な権限を与えたい場合は、内部ユーザーとして追加することがおすすめです。

カスタム認証メール

Ragicのデフォルトの認証メール内容に加えて、カスタムメールを作成することでメール内容をカスタマイズすることができます。

備考： 無料プランおよび無料トライアルでは、カスタムメール機能は利用できません。

カスタムテンプレート設定では、テキストを入力したり、対応している変数を使用したりしてテンプレートを設計できます。詳細な設定については、こちらの記事をご参照ください。

「このメールをテンプレートとして保存」を忘れずにクリックしてください。保存後は、新しいユーザーを招待するとき、または招待を再送するときに、カスタム認証メールが送信されます。

今後のすべての招待でこのテンプレートを使用したい場合は、「このメールをテンプレートとして保存」をクリックしてください。

外部ユーザーが自らアクセス権を要求する

外部ユーザーからの申込み手順

外部ユーザーが承認された後、外部ユーザーを手動で追加したくない場合は、ホームページのURL

www.ragic.com/accountname

の下にあるアクセス申請リンクを使用して申請ページにアクセスし、外部ユーザー自身がアカウントへのアクセスを申請できます。 リンクをクリックすると、外部ユーザー候補はデータベースの応募フォームにアクセスし、いくつかの情報を入力するよう求められるので、あなたが代わりに入力する必要はありません。 相手がフォームに入力し保存すると、承認要求が届きます。

SystemAdminの承認手順

外部ユーザーの申請を承認または拒否することができます。アカウント設定に移動し、外部ユーザーをクリックすると、下に小さく承認を申請するが表示されます。クリックした後、データをクリックすると、右下に Approve(同意)とReject(拒否)のボタンが表示され、このボタンで外部ユーザーの申請を承認または拒否することができます。 外部ユーザーの申請が同意されると、外部ユーザーのデータが外部ユーザーのシートに入力されます。 外部ユーザーは、承認後、登録ボックスに通知メールが届くので、ログインすることができます。 承認後、彼らのユーザーグループ権限の変更を忘れないでください。

公開シートと一時ログイン

公開シートを利用し、アクセス権限設定を通じて、EVERYONE (未登録を含む全ユーザー) がデータベースをどのように閲覧できるかを制御することもできます。 また Ragic では、Ragic のアカウントを持っていないユーザーにも、一時ログインを付与できる便利な機能も提供しています。