マルチシート

同じレコード内でユーザーごとに表示内容を切り替えたい場合は、マルチバージョンシートを使用することができます。

たとえば、「人事情報シート」と「社員名簿」は、氏名、役職、連絡先など、一部の情報を共有しており、これらは社内全体で閲覧可能にすべき情報です。一方で、「人事情報シート」には住所や年齢、職歴といった機密情報も含まれており、これらはすべての従業員に公開すべきではありません。

このような場合、レコードを別々のシートに複製するのではなく、同じレコードを共有しながら、ユーザーグループごとに表示するフィールドを切り替える異なるバージョンのシートを作成することが可能です。

マルチバージョンシートを作成

同じシートのマルチバージョンを作成するには、シート名を右クリックするか、シート名にカーソルを合わせたときに表示される「矢印」アイコンをクリックし、マルチバージョンを作成を選択します。

または、デザインモードでフォームツールをクリックし、ワークシートにリンクのマルチシートを選択します。

新しいシート名を入力して「OK」をクリックすると、同じフィールドとレコードを持つマルチバージョンシートが作成されます。

マルチバージョンのシートはフィールドとデータを共有しているため、新規作成・編集・削除はすべてのバージョンに反映されます。また、同一フィールドのフィールドタイプやリンクの変更も、すべてのバージョンで同期されます。

ただし、各シートで行ったレイアウト、計算式、デフォルト値、フィールドの詳細設定などのデザイン変更は、他のバージョンには反映されません。この機能により、あるシートでは機密情報のフィールドを削除して非表示にしつつ、別のシートでは保持する、といった運用が可能です。また、この目的のために固定フィルターを活用することもできます。固定フィルターの作成方法については、こちらのドキュメントをご覧ください。

バージョンごとの設定が完了したら、左サイドバーのデザインモードからアクセス権限を設定してください。たとえば、業務グループのみが「受注書」にアクセスできるようにし、顧客は承認又は他の社内情報が未表示される「受注書（顧客用）」バージョンを閲覧できるようにする、といった使い分けが可能です。

マルチバージョン間でのフィールド名の同期

マルチバージョンのあるシートで、あるバージョンのフィールド名を変更すると、システムは他のバージョンにある同じフィールドにもその変更を同期するかどうかを確認します。どのバージョンに変更を適用するかは選択できます。

同じフィールド名の変更について今後この確認を表示したくない場合は、フィールド横の矢印アイコンをクリックし、「今後は確認しない」を選択してください。シート内のすべてのフィールドに対して確認を無効にしたい場合は、「すべてに対して今後確認しない」を選択します。

マルチバージョンシートにフィールドや子テーブルを追加する

マルチバージョンを持つシートのいずれか 1 つのバージョンで新しいフィールドを作成すると、システムはそのフィールドを他のバージョンにも追加するかどうかを確認します。新しいフィールドは、同じセルまたはその近くに配置されます。

シートの他のマルチバージョンに新しいフィールドまたは子テーブルを手動で追加したい場合は、まず、そのフィールドまたは子テーブルを追加したいシートのデザインモードに入ってください。次に、フォームツールメニューをクリックし、シートリンクカテゴリ内のマルチシートへ進みます。ここに、同じシートの他のバージョンが表示されます。すでにそのフィールドまたは子テーブルを追加済みのシートを選択してください。