マルチシート

同じレコード内でユーザーごとに表示内容を切り替えたい場合は、マルチバージョンシートを使用することができます。

たとえば、「人事情報シート」と「社員名簿」は、氏名、役職、連絡先など、一部の情報を共有しており、これらは社内全体で閲覧可能にすべき情報です。一方で、「人事情報シート」には住所や年齢、職歴といった機密情報も含まれており、これらはすべての従業員に公開すべきではありません。

このような場合、レコードを別々のシートに複製するのではなく、同じレコードを共有しながら、ユーザーグループごとに表示するフィールドを切り替える異なるバージョンのシートを作成することが可能です。

シートをコピーする

同じシートの複数バージョンを作成するには、シート名を右クリックするか、シート名にカーソルを合わせたときに表示される「矢印」アイコンをクリックし、マルチバージョンを作成を選択します。

または、デザインモードでフォームツールをクリックし、ワークシートにリンクのマルチシートを選択します。

新しいシート名を入力して「OK」をクリックすると、同じフィールドとレコードを持つマルチバージョンシートが作成されます。

マルチバージョンのシートはフィールドとデータを共有しているため、新規作成・編集・削除はすべてのバージョンに反映されます。また、同一フィールドのフィールドタイプやリンクの変更も、すべてのバージョンで同期されます。

ただし、各シートで行ったレイアウト、計算式、デフォルト値、フィールドの詳細設定などのデザイン変更は、他のバージョンには反映されません。この機能により、あるシートでは機密情報のフィールドを削除して非表示にしつつ、別のシートでは保持する、といった運用が可能です。

また、この目的のために固定フィルターを活用することもできます。固定フィルターの作成方法については、こちらのドキュメントをご覧ください。

バージョンごとの設定が完了したら、左サイドバーのデザインモードからアクセス権限を設定してください。たとえば、HRグループのみが「人事情報シート」にアクセスできるようにし、その他のユーザーは基本情報のみが表示される「社員名簿」バージョンを閲覧できるようにする、といった使い分けが可能です。

マルチバージョン間でのフィールド名の同期

マルチバージョンのあるシートで、あるバージョンのフィールド名を変更すると、システムから他のバージョンでも同じフィールド名を変更するか確認のメッセージが表示されます。どのバージョンに変更を反映させるか選択できます。

今後このフィールド名を変更する際に確認メッセージを表示させたくない場合は、フィールド名右側の矢印アイコンをクリックし、「[フィールド名]の名称が将来変更されても、今後は確認しない」を選択してください。

シート全体のすべてのフィールドに対して確認メッセージを無効にしたい場合は、「すべてに対して今後確認しない」を選択します。

ワークシートの各バージョンにフィールドや子テーブルを追加する

マルチバージョンのシートのいずれかにフィールドを追加して保存すると、システムはそのフィールドを別のバージョンのフォームに自動的に同期させるかどうかを確認します。

別バージョンのフォームページに新しいフィールドや子テーブルを手動で追加する場合、フィールドや子テーブルを追加したいバージョンのフォームページのデザインモードに直接入り、 フォームツール をクリックして、 ワークシートリンク の下からフォームへの既存のリンクを表示することができます。マルチシートの下に、他のバージョンのシートの名前が表示されます。新しいフィールドまたは子テーブルが追加されているシートの名前をクリックします。