Guía de diseño
Guía de diseño
Puedes configurar el Recordatorio de Envío de Formulario para que los usuarios completen una hoja regularmente o como una tarea puntual, como objetivos trimestrales, informes de trabajo semanales o formularios de registro a eventos. El sistema envía recordatorios automáticamente según las fechas de vencimiento y las frecuencias de recurrencia configuradas, y realiza un seguimiento del estado de envío de cada usuario.
Nota: Los usuarios con acceso de Administrador a la hoja pueden configurar esta función. Los usuarios con otros niveles de acceso solo recibirán recordatorios de envío y no podrán modificar la configuración.
Desde la página de listado o página de formulario, haz clic en Herramientas > Sincronizar y notificar > Recordatorio de envío de formulario.
A continuación, puedes configurar los siguientes ajustes.
Nota: Actualmente no se admiten frecuencias de múltiples períodos de tiempo.
Frecuencias de repetición: selecciona una frecuencia de repetición para el recordatorio. Si ninguna de las opciones preestablecidas satisface sus necesidades, puede crear una regla personalizada. Una vez que se selecciona una frecuencia de repetición, las fechas de vencimiento se generarán automáticamente en función de esa frecuencia. Si seleccionas No repetir, deberás especificar el Recordatorio de Fecha de límite manualmente.
Al crear una frecuencia personalizada, puedes configurar el ciclo de repetición (por ejemplo, cada cierto número de semanas, meses o años), especificar en qué momento de dicho ciclo se envía el recordatorio y determinar cómo finaliza este. Por ejemplo, en un ciclo semanal, puedes elegir qué día de la semana enviar el recordatorio y establecer una fecha de finalización. Así, podrías programar el envío de un recordatorio todos los viernes para presentar el «Informe semanal de trabajo», con una fecha de finalización fijada para el mismo día del año siguiente.
Fecha de vencimiento: Después de seleccionar una frecuencia de repetición, el sistema muestra todas las fechas de vencimiento generadas. Puedes hacer clic para eliminar las fechas que no necesites. Las fechas eliminadas aparecerán en el campo Excluir fechas de vencimiento recurrentes a continuación. Para restaurar una fecha eliminada, simplemente haz clic en ella de nuevo en la lista de excluidas.
Inicio desde: Establezca la fecha de inicio de la frecuencia de repetición. Esta configuración no es necesaria si se selecciona No repetir.
Hora: Establece cuándo se envía el recordatorio y se puede configurar de forma independiente para cada hoja. El SYSAdmin también puede configurarlo para cada hoja desde la sección de ejecución de trabajos.
Participantes: Selecciona los usuarios o grupos de usuarios que deben recibir el recordatorio de envío de formulario.
Puedes configurar la hora y el mensaje del recordatorio de la siguiente manera:
Iniciar recordatorio: Envía un recordatorio unos días antes de la fecha límite para notificar a los usuarios que pueden comenzar a completar el formulario. El recordatorio no se enviará antes de la "Fecha de inicio del envío" configurada (si está configurada).
Recordatorio de fecha límite: Envía un recordatorio unos días antes de la fecha límite para avisar a los usuarios de que completen su envío.
Nota: El valor mínimo para "días antes" es 1.
Fecha de inicio del envío: Para permitir envíos dentro de un período específico antes de la fecha límite, ingrese el número de días para el envío anticipado. Los envíos realizados dentro de este período se contabilizarán para esa fecha límite. Si varias fechas límite se superponen, el envío se contabilizará para todas las fechas límite aplicables. Ejemplo: Con fechas límite el 5/8 y el 8/8, y un período de envío anticipado de 7 días, una entrada el 4/8 cuenta para ambas fechas límite. Sin esta configuración, la entrada del 4/8 solo contaría para el 5/8.
Pausar o Iniciar: Después de guardar el recordatorio, abre Avanzado para pausarlo o iniciar el Recordatorio de Envío de Formulario.
Completar registros existentes: Al ejecutar esta acción, se actualiza el estado de envío de los registros existentes creados dentro del intervalo de fechas especificado, tomando como base la configuración actual de recordatorios. No se procesarán los registros cuyas fechas límite ya hayan vencido.
Después de completar la configuración, haga clic en Guardar. Si hay una fecha de vencimiento cuyo periodo de recordatorio ya ha comenzado, el sistema enviará notificaciones inmediatamente.
Posteriormente se enviarán recordatorios según el cronograma configurado por correo y notificaciones Web (los métodos de notificación no se pueden deshabilitar).
Para eliminar un recordatorio de envío de formulario guardado, haz clic en Eliminar recordatorio de envío de formulario junto al botón Guardar. Esto eliminará la configuración del recordatorio, el historial de envíos y los horarios relacionados.
Una vez configurado el recordatorio, puede hacer clic en el icono en la esquina inferior derecha de la página de listado para ver el estado de envío de cada usuario. El sistema muestra hasta cinco usuarios por defecto, con la opción de expandir la lista para verlos todos. Al hacer clic en el nombre de un usuario, se abre el registro de envío correspondiente. Si un usuario tiene varios envíos, se etiquetan como (1, 2...) para indicar que hay varios registros.
1. Las fechas de vencimiento recurrentes se generan según la zona horaria de la empresa.
2. Ajustar la hora de las programaciones de trabajo por sí solo no activará las notificaciones. Debe guardar la configuración del recordatorio de envío de formulario para reactivar la programación.
3. Si se elimina de la configuración una fecha de vencimiento ya iniciada, también se borrará el estado de envío de ese período.
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