Guía de Diseño
Guía de Diseño
Puede configurar el Recordatorio de Envío de Formulario para que los usuarios completen una hoja regularmente o como una tarea puntual, como objetivos trimestrales, informes de trabajo semanales o formularios de registro a eventos. El sistema envía recordatorios automáticamente según las fechas de vencimiento y las reglas de recurrencia configuradas, y realiza un seguimiento del estado de envío de cada usuario.
Nota: Los usuarios con acceso de Administrador a la hoja pueden configurar esta función. Los usuarios con otros niveles de acceso solo recibirán recordatorios de envío y no podrán modificar la configuración.
Desde la página de listado o página de formulario, haz clic en Herramientas > Sincronizar y notificar > Recordatorio de envío de formulario.
A continuación, puede configurar los siguientes ajustes.
Nota: Actualmente no se admiten reglas de tiempo múltiples.
Regla de recurrencia: selecciona una regla de recurrencia para el recordatorio. Si ninguna de las opciones preestablecidas satisface sus necesidades, puede crear una regla personalizada. Una vez que se selecciona una regla de recurrencia, las fechas de vencimiento se generarán automáticamente en función de esa regla. Si se selecciona No repetir, deberá especificar la Fecha de vencimiento manualmente.
Al crear una regla personalizada, puede definir el ciclo de repetición, seleccionar días de la semana específicos y elegir cómo finaliza la recurrencia. Por ejemplo, puede configurar un recordatorio para enviar un "Reporte de trabajo semanal" todos los viernes.
Fecha de vencimiento: después de seleccionar una regla de recurrencia, el sistema muestra todas las fechas de vencimiento generadas. Puede hacer clic para eliminar las fechas que no necesite. Las fechas eliminadas aparecerán en el campo Excluir fechas de vencimiento recurrentes a continuación. Para restaurar una fecha eliminada, simplemente haga clic en ella de nuevo en la lista de excluidas.
Inicio desde: Establezca la fecha de inicio de la regla de recurrencia. Esta configuración no es necesaria si se selecciona No repetir.
Hora: Actualmente, solo el administrador del sistema puede ajustar esta configuración en Programaciones de trabajos. La hora configurada se aplica globalmente a todas las hojas y no se puede personalizar para hojas individuales.
Asignados: Selecciona los usuarios o grupos de usuarios que deben recibir el recordatorio de envío de formulario.
Puede configurar la hora y el mensaje del recordatorio de la siguiente manera:
Recordatorio de inicio de envío: Envía un recordatorio unos días antes de la fecha límite para notificar a los usuarios que pueden comenzar a enviar. El recordatorio no se enviará antes de la "Fecha de inicio de envío" configurada (si está configurada).
Recordatorio de fecha límite próxima: Envía un recordatorio unos días antes de la fecha límite para avisar a los usuarios que completen su envío.
Nota: El valor mínimo para "días antes" es 1.
Fecha de inicio del envío: Para permitir envíos dentro de un período específico antes de la fecha límite, ingrese el número de días para el envío anticipado. Los envíos realizados dentro de este período se contabilizarán para esa fecha límite.
Si varias fechas límite se superponen, el envío se contabilizará para todas las fechas límite aplicables.
Ejemplo: Con fechas límite el 5/8 y el 8/8, y un período de envío anticipado de 7 días, una entrada el 4/8 cuenta para ambas fechas límite. Sin esta configuración, la entrada del 4/8 solo contaría para el 5/8.
Pausar o Iniciar
Después de guardar el recordatorio, abra Avanzado para pausarlo o iniciar el Recordatorio de Envío de Formulario.
Después de completar la configuración, haga clic en Guardar. Si hay una fecha de vencimiento cuyo periodo de recordatorio ya ha comenzado, el sistema enviará notificaciones inmediatamente.
Posteriormente se enviarán recordatorios según el cronograma configurado vía Email y notificaciones Web (los métodos de notificación no se pueden deshabilitar).
Para eliminar un recordatorio de envío de formulario guardado, haz clic en Eliminar recordatorio de envío de formulario junto al botón Guardar. Esto eliminará la configuración del recordatorio, el historial de envíos y los horarios relacionados.
Una vez configurado el recordatorio, puede hacer clic en el icono en la esquina inferior derecha de la página de listado para ver el estado de envío de cada usuario. El sistema muestra hasta cinco usuarios por defecto, con la opción de expandir la lista para verlos todos. Al hacer clic en el nombre de un usuario, se abre el registro de envío correspondiente. Si un usuario tiene varios envíos, se etiquetan como (1, 2...) para indicar que hay varios registros.
1. Las fechas de vencimiento recurrentes se generan según la zona horaria de la empresa.
2. Ajustar la hora de las programaciones de trabajo por sí solo no activará las notificaciones. Debe guardar la configuración del recordatorio de envío de formulario para reactivar la programación.
3. Si se elimina de la configuración una fecha de vencimiento ya iniciada, también se borrará el estado de envío de ese período.
¡Gracias por sus valiosos comentarios!
