Guía de Diseño
Guía de Diseño
Nota: Esta función no se aplica a los campos de subtabla. Si asigna un usuario/grupo a un campo de subtabla, el usuario no puede configurarse como administrador de registro para ese registro. Por favor configure esta función en campos independientes.
Los creadores de registros pueden ver y modificar sus registros de forma predeterminada. Si necesita asignar registros a usuarios que no tienen derechos de acceso para ver los registros creadas por otros, puedes agregar un campo “Seleccionar Usuario” y marcar Fijar usuario como administrador de registro, otorgándoles acceso a ese registro.
Después de asignar los usuarios, estos tendrán acceso a ellos.
Si ya has agregado clientes como usuarios externos, puedes utilizar este método para asignarles registros. Los clientes deben ser Usuarios Normales en esta hoja. Si es necesario, puede establecer derechos de acceso adicionales para ellos, como No editar o No crear.
Puedes asignar un registro a un grupo de usuarios usando el campo Seleccionar Grupo. Selecciona Fijar grupo como administrador de registro para otorgar a todos los usuarios del grupo seleccionado el mismo derecho de acceso que el creador del registro. También marca Notificar a los usuarios en el grupo asignado para asegurarse de que los miembros del grupo reciban correos electrónicos de notificación de asignación.
El grupo asignado será mostrado como "@nombre de grupo" bajo el ícono "i".
1. Si el acceso del usuario en la hoja está configurado como Usuario Normal, seleccionar usuarios o grupos de usuarios como propietarios de un registro les permite ver el registro y editarlo.
2. Si el acceso del usuario en la hoja está configurado como Usuario Avanzado, seleccionar usuarios o grupos de usuarios como propietarios de un registro les permite editarlo.
Nota: Si el acceso del usuario en la hoja está configurado como Sin Acceso o Espectador, no podrás otorgar derechos de acceso a usuarios o grupos de usuarios.
Dentro de una misma hoja, solo las asignaciones en campos independientes otorgan a los usuarios o grupos acceso de gestión a la entrada. Las asignaciones en campos de subtabla no designan a los usuarios como administradores de la entrada.
Para anular la asignación del usuario o grupo de usuarios, elimina el valor en el campo que fija al usuario como propietario de registro. Si es necesario, también puedes manualmente quitar los administradores de registro en "i".
Al ejecutar Reaplicar se eliminarán todos los administradores de registros actuales (usuarios y grupos) y se reasignarán según los campos Seleccionar usuario y Seleccionar grupo que habilitan la configuración "Fijar usuario seleccionado como administrador de registro" y el Creador de entradas.
Nota:
1. Esto reasignará a los administradores de registros según los campos de asignación (usuarios y grupos) en la hoja, eliminando aquellos agregados a través del flujo de aprobación.
2. Si otras Versiones Múltiples de la hoja contienen campos de asignación que no existen en la hoja donde se ejecuta Reapply, se eliminarán los gestores de entradas relacionados.
Ejemplo: La "Hoja A" tiene un campo de asignación para "Ventas", mientras que su hoja de Versión Múltiple, la "Hoja B", tiene campos tanto para "Ventas" como para "Contabilidad". Si se ejecuta Reapply en la "Hoja A", ambas hojas conservarán el gestor de entradas para "Ventas" y se eliminará el gestor de entradas para "Contabilidad".
3. El sistema normalmente aplica las asignaciones automáticamente. Evite ejecutar Reapply a menos que sea necesario y úselo solo si se requiere una reasignación manual debido a un problema inesperado.
Para ver todos los administradores del registro, haz clic en el ícono "i" en la esquina inferior derecha.
El creador del registro aparece como administrador por defecto. En casos especiales, puedes eliminar los derechos de administración de un usuario o grupo haciendo clic en la x junto a su nombre. Una vez eliminados, solo los usuarios o grupos asignados permanecerán como administradores. Evite eliminar manualmente los derechos de administración a menos que sea necesario, ya que esto podría causar discrepancias entre los administradores reales y el historial del registro.
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