Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Enlazar dos campos en diferentes formularios consiste en crear un Campo Enlazado y los Campos Cargados correspondientes.
Supongamos que deseamos crear un formulario para ingresar órdenes de ventas, en el cual queremos incluir la información relacionada al cliente, enlazada desde otro formulario que contiene toda la información del cliente.
El Campo Enlazado será el campo en el cual el usuario podrá seleccionar un ID de cliente para su orden de venta.
Un valor enlazado es configurado como el campo enlazado al Campo Título de Selección del otro formulario. El campo título de selección es básicamente el nombre para identificar un registro en una casilla de selección. El campo “ID de cliente” en las órdenes de ventas en este ejemplo conecta al campo ID de cliente en el formulario del cliente. Por lo tanto, es muy buena práctica el escoger un campo en el cual se pueda identificar clara y únicamente un registro como el Campo Título de Selección.
Cuando el usuario elija ID de cliente ya sea al hacer clic en el campo, o al escribir la orden de venta en el formulario, Ragic automáticamente cargará la información del cliente, como número de teléfono y dirección en la orden de ventas. Esto puede reducir considerablemente el trabajo al ingresar datos y también hace que los usuarios perciban tu aplicación de manera más receptiva. Estos tipos de campos son llamados Campos Cargados.
El campo enlazado y los campos cargados son fáciles de configurar en el Administrador de Enlaces. En el formulario, navega al Modo Diseño al hacer clic en el botón “Cambiar Diseño” en la esquina superior derecha. En el modo diseño, haz clic en Herramientas y elije Enlazar y Cargar bajo las opciones Enlazar Hojas.
En el Administrador de Enlaces, verás dos hojas. La hoja de la izquierda es en que estás actualmente, la hoja de la derecha es la hoja de la cual cargarás datos. Para crear enlaces, primero debes crear el Campo Enlazado, al hacer clic uno de los campos clave de las hojas (ej. ID del cliente, ID del producto o cualquier otro campo con valor único). Esto permite al sistema identificar y mapear cada registro correctamente en la hoja fuente y la hoja destino, respectivamente.
Nótese que este campo será automáticamente enlazado al Campo Título de Selección del formulario que está siendo enlazado, como se ha descrito anteriormente. Los Campos Enlazados serán mostrados enlazados con una línea azul.
Después de crear el Campo Enlazado, puedes enlazar los Campos Cargados a las celdas correspondientes. Estos campos cargarán los valores correspondientes cuando el usuario seleccione un valor en el campo enlazado. Puedes crear los Campos Cargados de la misma manera que el Campo Enlazado. Los Campos Enlazados se muestran enlazados por una línea gris.
No siempre tienes crear con anticipación los campos correspondientes en ambos formularios. Al hacer clic en el campo clave de la hoja derecha y arrastrarlo a una celda vacía de la hoja izquierda, también se crearán campos enlazados.
Si la hoja tiene un enlace existente y campos cargados, puedes seleccionar el campo enlazado luego Ir al Administrador de Enlaces a través del panel izquierdo.
Se mostrará un ícono con una L azul en el campo enlazado, una L gris en los campos cargados.
Al hacer clic en el ícono, el sistema automáticamente resaltará todos los campos del mismo set de enlace de Enlazar y Cargar.
Puedes enlazar y cargar datos de otros formularios como subtabla. Esto funciona mejor si deseas seleccionar manualmente (o escribir texto para ver opciones) en un campo de datos y cargar la información correspondiente en otros campos en una fila de la subtabla, como el tener múltiples líneas de elementos para enlistar los productos de una orden de venta.
Por favor vea este documento para generar nueva hoja desde subtabla y agregar subtabla de referencia para más opciones de enlaces relacionadas con subtablas.
Si hay un Campo Seleccionar desde otra hoja (campo enlazado) en la subtabla, puedes aplicar la configuración Múltiples filas de subtabla a la vez para seleccionar registros y rellenar múltiples filas simultáneamente.
Nota: sólo puedes seleccionar una configuración, ya sea Múltiples filas de subtabla a la vez o Selección Múltiple para el Campo Enlazado.
Debes cerrar la ventana manualmente después de ingresar los datos.
(Si no elijes la configuración Múltiples filas de subtabla a la vez, la ventana se cerrará después de seleccionar un registro).
Cuando enlazar y cargar en subtabla no resulta muy adecuado, puedes enlazar y cargar datos de un formulario en múltiples sets a tu hoja. Esto es muy útil cuando deseas cargar varios ejemplos de datos con información similar, tales como múltiples tutores legales asignados a un estudiante como en el siguiente ejemplo.
Primero enlazamos el primer tutor legal desde la hoja “Tutores”. En parte superior derecha, verás un menú desplegable que permite crear nuevos enlaces desde la hoja de la cual estás enlazando datos.
El crear un nuevo set de enlaces te permitirá usar enlazar y cargar desde la misma fuente de datos nuevamente.
Se recomienda editar los nombres de tus campos en la hoja hacia la que has enlazado para asegurarte de que la información pueda ser claramente identificada cuando un usuario esté navegando por tu hoja.
Al terminar y guardar tu diseño, podrás enlazar y cargar desde la misma hoja fuente.
Esta función es útil cuando deseas enlazar datos desde la hoja a la que estás enlazando.
Si deseas quitar un enlace existente, puedes hacerlo desde el administrador de enlaces, y hacer clic en el enlace que deseas remover. Este mostrará un ícono rojo en la hoja desde de la cual se genera el enlace. Haz clic en este ícono para remover el enlace entre estos dos Campos Cargados.
Si remueves el enlace hacia el Campo Enlazado con la línea azul, los enlaces creados para todos los Campos Cargados también serán removidos.
Este tipo de enlace no puede ejecutarse en el administrador de enlaces, ya que no puedes enlazar desde una subtabla a un campo regular (desde una subtabla en la derecha hacia campos regulares en la izquierda). Esto se debe a que una subtabla puede tener diferentes valores ingresados en un registro, pero un campo regular solo puede tener uno.
En Ragic, no puedes enlazar y cargar campos independientes y campos de subtablas en el mismo set, tampoco puedes aplicarlo a diferentes subtablas.
A continuación, se muestran ejemplos de enlaces incorrectos:
No puedes enlazar a un campo de subtabla y cargar un campo independiente.
Tampoco puedes enlazar a un campo independiente y cargar campos de subtabla.
Ni enlazar y cargar un set de datos de diferentes subtablas.
Esto no presentará ningún problema técnico en Ragic, pero si hay más usuarios en la misma cuenta, el tener diferentes subtablas en la misma fila podría generar confusión.
El campo enlazado debe ser un campo de selección único (seleccionar desde otra hoja ), para que pueda identificar cada selección como única, el campo enlazado debe estar enlazado desde un valor clave que pueda identificar cada registro en la página fuente como registro único, el cual es usualmente un campo con un número de ID único, o un número en serie. Por lo tanto, no puedes enlazar desde un campo enlazado o un campo numérico como el campo enlazado.
Al usar la función enlazar y cargar, Ragic cargará tus datos en secuencia de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha en la hoja destino. Quiere decir que el sistema cargará los valores de campo de arriba hacia abajo cuando los campos cargados sean colocados en diferentes filas, y de izquierda a derecha si los campos cargados están en la misma fila.
Cuando entre los campos cargados se incluya campos de selección en cascada, el campo dependiente no cargará hasta que el campo madre sea cargado. Por lo tanto, si colocas el campo madre debajo o en la derecha de la misma fila que el campo dependiente en la hoja destino, el campo dependiente no cargará el valor correspondiente.
Por ejemplo, has cargado campos los cuales son de selección en cascada, donde “Marca de Auto” es el campo madre y “Modelo de Auto” es el campo dependiente. Si colocas el campo “Modelo de Auto” sobre o en el lado izquierdo del campo “Marca de Auto”, el campo “Modelo de Auto” no podrá cargar los valores correctamente debido a la ubicación incorrecta de ambos campos. En este caso, como campo madre “Marca de Auto” debe ser colocado ya sea sobre o en el lado izquierdo de campo “Modelo de Auto” (campo dependiente).
No puedes cargar el campo otra vez si ya ha sido cargado en otra versión de la hoja.
Por ejemplo, tu base de datos tiene la hoja Nota de Entrega (para ventas) y su versión múltiple llamada Nota de Entrega (para logística). En Nota de Entrega (para ventas), ya has cargado el valor del campo “Nombre”.
En la versión múltiple Nota de Entrega (para logística), incluso si remueves el campo “Nombre” no puedes seleccionarlo para cargarlo otra vez (se mostrará en gris). Si deseas agregar el campo nuevamente, por favor use este método.
Si cargamos datos en la hoja A desde la hoja B usando el método enlazar y cargar, los cambios realizados en la hoja B no se verán reflejados en los valores previamente cargados en los registros de la hoja A.
La razón de esto la podemos explicar con un ejemplo. Supongamos que la hoja A es Órdenes de Ventas y la hoja B es Clientes. Cuando una orden de venta es ingresada por el usuario Martha Stewart, su dirección es rellenada con Enlazar y Cargar en la hoja Órdenes de Venta. Si Martha cambia su dirección, su orden de venta anterior aún tendrá su antigua dirección, pero sus nuevas órdenes serán guardadas con su nueva dirección.
Sabemos que esta no es la forma en la que uses enlazar y cargar, y que necesitarás rellenar los campos cargados en todos los registros previous en hoja A.
Para ello, desde el formulario, navega hacia el Modo Diseño, haz clic en Herramientas para ver la lista de hojas que están enlazadas bajo la sección Enlazar y Cargar. Haz clic el ícono gear junto a la hoja correspondiente.
En la ventana emergente puedes elegir sincronizar un set individual de campos enlazados con el valor actualizado desde la fuente de valores para todos los registros, o todos tus campos enlazados en este formulario. Para mantener los valores cargados actualizados puedes seleccionar la opción “Mantener los valores sincronizados con la fuente”. Cada vez que los datos de la hoja fuente sean editados, Ragic revisará los registros que estén cargando valores de ella y ejecutará la sincronización de Enlazar y Cargar para todos los registros que carguen valores del registro específico que ha sido editado.
Por favor tenga en cuenta que el límite máximo para sincronización de datos en un set individual de campos enlazados es de 500 registros.
Debe tener en cuenta que la opción de mantener los valores sincronizados con la fuente no funcionará al hacer una importación. Los usuarios deberán realizar la sincronización manualmente después de importar datos.
Sincronizar Enlazar y Cargar puede ser aplicado al campo Seleccionar Usuario el cual está enlazado a la hoja de usuarios del sistema. Puedes hacer clic en el ícono de configuraciones junto a la configuración de campo para abrir la interfaz.
Como regla general, el campo enlazado se crea a partir de un campo clave, el cual puede identificar cada registro como único en las hojas fuente (en el lado derecho del administrador de enlaces). Si desea cambiar el campo enlazado que ya está configurado, simplemente arrastre el campo enlazado indicado en azul sin desenlazar todos sus campos restablezca enlazar y cargar.
Ejemplo:
En la hoja “Órdenes de venta”, hay un set de enlazar y cargar desde la hoja “Clientes”, la cual usa el campo “Nombre” como campo enlazado. Este no es el campo más ideal para configurar como el campo enlazado, ya que podría haber diferentes clientes con el mismo nombre. En el manejo de datos, es una práctica común el usar un identificador único para eliminar cualquier error de usuario. Cambiaremos el campo enlazado a “ID de Cliente”, para que podamos identificar clientes de mejor manera.
Para cambiar el campo enlazado a “ID de Cliente” (lado derecho), primero puedes desenlazar este campo para remover la línea gris que indica que este campo como campo cargado.
Cambiamos el campo enlazado desde “Nombre” a “ID de Cliente” al arrastrar el campo enlazado azul del lado derecho en el administrador de enlaces.
El campo enlazado ahora está enlazado desde “ID de Cliente” en el lado derecho.
Puedes ajustar los nombres de los campos en la hoja que estás diseñando. Los nombres de los campos no afectarán los enlaces. Ahora los usuarios seleccionarán el valor desde la hoja “Clientes” según el “ID de Cliente”. Los registros guardados previamente también tendrán el ID de Cliente como valor de campo enlazado.
