特定のフィールドの値が自動的に上書き・削除されてしまうのはなぜですか？

フィールドの値が意図せず「消えてしまう」または「勝手に変更される」場合、 数式、デフォルト値、リンクと読み込み、定期インポート など、 設定されている自動処理同士が想定外の形で影響し合っている可能性があります。

原因を特定するために、レコード編集履歴 を確認し、どの操作や処理がその更新をトリガーしたのかを特定したうえで、設定内容を見直すことをおすすめします。

よくあるケースと具体例

以下は、実際によく発生する代表的な例です。参考としてご確認ください。

1. 同一フィールドが複数のバージョンで異なる数式を使用している場合

例：

マルチバージョン を利用して、通貨別に見積書を作成しているケースを想定します。

• USD バージョンでは、「請求金額」フィールドに米国の税制を基にした数式が設定されています。
• EUR バージョンでは、同じフィールド（同一の フィールド ID）に、ヨーロッパの VAT 税率を基にした数式が設定されています。

USD バージョンで作成した見積書を、後から EUR バージョンで編集すると、数式が再計算され、米国税制に基づいて計算された値が、ヨーロッパの数式による計算結果で上書きされてしまいます。

2. 自動入力と手動入力が同じフィールドに設定されている場合

フィールドに 数式 や リンクと読み込み などの自動入力設定があり、

同時に手動で値を入力している場合、自動処理が実行されるタイミングで手入力の値が上書きされることがあります。

自動処理が実行される主なタイミングには、

数式の再計算 やリンクと読み込みフィールドを最新データに同期 があります。

例：

「給与計算」シートで、「時給」フィールドが数式によって自動計算されているとします。

特定のケースに対応するため、手動で値を修正した場合でも、後から数式が再計算されると、その手入力の値は数式の結果で上書きされてしまいます。

3. 「空の値」が意図せず読み込み・インポートされた場合

例：

「給与計算」シートの「時給」フィールドが、「給与基準表」などの別シートからリンクと読み込みで値を取得する設定になっているケースを想定します。

この設定を忘れたまま手動で値を入力し、後から「リンクと読み込みフィールドを最新データに同期」を有効にすると、参照元シートの該当フィールドが 空欄 の場合、その空の値が同期され、手動で入力した値が上書きされてしまいます。

これらの問題を防ぐ方法

フィールドの値がシート設定によって更新されている場合は、データを修正するとともに、設計ロジックを見直す必要があります。以下の点を参考にしてください。

1. マルチバージョンで同一フィールドに異なる数式を適用しない

バージョンを切り替えた際や、意図せず数式が再実行された際にデータが上書きされるのを防ぐため、固定フィルターを設定する、またはバージョンごとに別フィールドを使用することを推奨します。

2. 手動入力と自動入力の競合を管理する

ある場合は手動入力、別の場合は自動入力されるフィールドには、共通の数式を直接適用しないようにしてください。

代わりに、特定の条件が満たされた場合のみ値を更新する UPDATEIF 数式の使用をおすすめします。

3. 空の値による問題を防ぐ

「空」のまま読み込まれたフィールドやインポートされたフィールドを放置すると、既存のデータが上書きされる原因になります。不要な読み込みフィールドは リンクマネージャー で無効化し、インポート時には不要なフィールドを「無視」に設定してください。

4. フィールドタイプの不適切な変更を避ける

例えば、元の値が「12345」であったフィールドの フィールドタイプ を 日付 に変更すると、形式が一致しないため空欄として表示されます。

同様に、フィールドタイプを 他のシートから選択 に変更した場合、リンク先のシートに「12345」という値が存在しなければ、プルダウンに存在しない選択肢を選んだのと同じ状態となり、空欄になります。他に変更を加えていない場合は、フィールドタイプを元の設定に戻すことで、値は正常に表示されます。

詳細については、こちらの記事 をご参照ください。

上書きされたフィールド値を復元する

数式 や リンクと読み込み の同期によって意図せず値が更新された場合は、元のデータを復元する手順について こちらの記事 をご参照ください。