古いレコードをアーカイブするには？

年度ごとにレコードを整理・アーカイブする場合、同じ構造のシートを毎年新しく作成する方法は推奨されません。年度別にシートを分けてしまうと、年をまたいだレポート作成が難しくなるためです。 古いレコードをアーカイブしたい場合は、以下のいずれかの方法をご利用ください。

1. 既存のフィールドで絞り込み、デフォルトフィルタまたは固定フィルターを保存する

たとえば、「受注一覧」シートで今年の注文のみを表示し、過去のレコードをアーカイブしたい場合、左サイドバーの「受注日」フィールドのギアアイコンをクリックして「今年」を選択し、デフォルトフィルタまたは固定フィルターとして保存することができます。

この設定を保存すると、シートにアクセスした際に今年の注文のみが表示されるようになります。

2.「アーカイブ」フィールドを作成し、手動でレコードをアーカイブする

左サイドバーでは絞り込めないレコードをアーカイブしたい場合、新たに「アーカイブ済み」の選択フィールドを作成し、「Y」や「N」といった選択肢を設定します。 そのうえで、「アーカイブ済み」フィールドの値が「N」のレコードのみを表示するデフォルトフィルターまたは固定フィルターを保存してください。

今後、特定のレコードをアーカイブしたい場合は、そのフィールドの値を「Y」に変更することで、リストページ上から除外されるようになります。

3. 自動アーカイブを使用する

自動アーカイブ機能を使用すると、指定したシートのレコードを定期的に自動アーカイブできます。 ただし、アーカイブされたレコードは、アンアーカイブされるまで API やレポートからは取得できない点にご注意ください。