よくある質問
よくある質問
データベースの設定が完了したら、必要に応じて仕入先や顧客などとシートやレコードを共有できます。以下では、ユーザーの種類と共有方法について説明します。組織に最適な方法を選択してください。
Ragic では、ユーザーは次の 3 種類に分類されます。
自社または組織の社員やメンバーです。アクセス権限に応じて、シートや各種機能を利用してレコードの作成・編集・閲覧が可能です。利用できる内部ユーザーの人数は、ご契約の料金プランによって異なります。
外部ユーザーとは、顧客、販売代理店、パートナーなど、組織外でシートへの頻繁なアクセスが必要なユーザーを指します。外部ユーザーは Ragic アカウントでサインインする必要があります。外部ユーザーの人数制限はありませんが、アクセス権は以下の通り制限されます。
1. シート上では「アンケートユーザー」または「閲覧のみ」になれます。つまり、自分が作成または割り当てられたレコードのみを閲覧・編集するか、またはシート上のすべてのレコードを閲覧のみ可能です。
2. 「ツール」や「レポート」ボタン内の一部機能にはアクセスできません。
3. 承認の開始はできませんが、承認フローに含まれている場合は承認または却下が可能です。
詳細についてはこちらをご参照ください。
これらのユーザーは、デフォルトではデータベースにアクセスできません。シートを閲覧させたり、レコードを作成させたい場合は、以下の設定を構成してください。
シートを共有する場合は、ユーザーの種類に応じて異なる方法を使用する必要があります。以下では、各ユーザータイプごとの共有設定について説明します。
1. アクセス権の設定
まず、シートの用途に応じて各ユーザーまたはグループに適切なアクセス権を割り当てます。ユーザーは付与された権限に基づいてシートへアクセスできます。
例：
(1) 「受注」シートで「営業」グループを掲示板式ユーザーに設定。メンバーはすべての受注を作成・閲覧できますが、他者のレコードは編集できません。
(2) 仕入先を外部ユーザーとして追加し、「外部ユーザー」グループを「資材確認」シートのアンケート式ユーザーに設定。仕入先は自分の提出内容を登録・閲覧できますが、他の仕入先のレコードは参照できません。
2. 割り当て機能の利用
割り当て機能を使用して、特定のレコードを特定ユーザーに割り当て、そのユーザーをそのレコードのエントリ管理者にすることができます。
例：営業マネージャーが新しい「顧客」レコードを作成し、別の営業担当者にフォローアップのために割り当てます。
ただし、実際の権限は、そのシートにおけるユーザーの アクセス権限 に依存します：
| アクセス権限 | 割り当て後の対応 |
|---|---|
| 権限なし | シートへのアクセス権がないため、割り当てられたレコードを表示・編集できません。 |
| アンケート式ユーザー | 作成者でなくても、割り当てられたレコードを表示・編集できます。 |
| 閲覧のみ | すべてのレコードを表示できますが、割り当てられたものを含め、編集はできません。 |
| 掲示板式ユーザー | すべてのレコードを表示でき、割り当てられたレコードは編集できます。 |
3. 承認フローの利用
承認プロセス が開始され、ユーザーが承認者に設定されると、そのユーザーは自動的にそのレコードの エントリ管理者 になります。
例：顧客を 外部ユーザー として追加し、「受注」シートに アンケート式ユーザー 権限を付与すると、承認依頼が送られた際に、その注文を 閲覧・編集 できるようになります。
割り当てられたレコード と同様に、実際の権限はユーザーの アクセスレベル に依存します。権限なし の場合、そのレコードを閲覧・承認することはできません。
注意： 代理の起動と通知 がオンになっている場合、代理人もそのレコードの エントリ管理者 になります。
1. シートを公開してアクセス権を設定する
アカウントを持たない／ログインしていないユーザー に、シートを通じてデータの閲覧や送信を許可する場合は、そのシートの EVERYONE グループに適切な アクセス権 を設定します。詳細な手順は、こちらの記事をご参照ください。
2. 「このレコードを共有」機能の利用
この機能を使うと、アカウントを持たない／ログインしていないユーザー に一時的なアクセス権を付与できます。
例えば、顧客に自身が提出した注文書を編集してもらうことが可能です。
閲覧のみ モードと 編集可能 モードの両方に対応しており、共有リンクの有効期限も設定できます。詳細は こちら をご参照ください。
リンク共有に加えて、WhatsApp を通じたレコード共有も可能です。
3. 会員登録不要の一時ログイン
メール フィールドで ゲストユーザーのメール認証 を有効にすると、ユーザーは Ragic アカウントを作成せずに関連レコードを閲覧・編集できます。
ログインリンクの有効期限は 1 か月です。詳細は こちら をご参照ください。
注意： シートのアクセスを EVERYONE グループに付与すると、アカウントを持たない／ログインしていないユーザー でも新規レコードを作成できます。
後でそのレコードを再訪して編集または閲覧できるようにするには、メールフィールドで ゲストユーザーのメール認証 を有効化してください。
