フォームに独特値（キー値）フィールドを作成する

顧客名がよくある名前の場合、受注入力時に顧客詳細へリンクしても、誰が注文したのか特定しづらくなることがあります。これを避けるために、シート設計に 「独特値（キー値）」 フィールド（例：「顧客ID」）を追加しましょう。これにより、同姓同名の顧客でも簡単に区別できます。

「独特値（キー値）」とは？

「独特値」とは、特定の範囲内で重複しない値のことを指します。 Ragic のシートで「一意値」を設計するとは、特定の フィールド値 が必ず異なり、重複しないようにすることを意味します。最も一般的な例は連番で、自動生成 に設定できます。また、手動入力であっても一意であれば問題ありません。フィールドに「重複不可」属性を設定すれば、重複値を登録できなくなります。

独特値（キー値）の重要性

「独特値」フィールドは、通常 シート 内の各レコードを識別するために使用されます。この識別子は 「キー値」 とも呼ばれます。 例えば、100件の商品がある「商品リスト」で、「在庫数」（例：5個、10個）や「色」（例：白、赤）だけでは、どの商品かを特定できません。「商品ID」や「商品名」といったフィールドであれば、正確に商品を特定できます。

例えば、小さな文具店が商品データを管理しており、最初は「Aタイプ」の鉛筆だけを仕入れた場合、「商品リスト」シートの「商品名」フィールドに「鉛筆」と記録するかもしれません。

その後、「Bタイプ」の鉛筆を仕入れた際、誤って同じ名前「鉛筆」で別レコードを作成してしまうことがあります。こうなると、スタッフが 「商品名」 で「Aタイプ」の鉛筆を検索・絞り込みしても、同じ名前の2件が表示され、どちらが該当商品か判別できなくなります。

同様に、「Bタイプ」の鉛筆を販売した際、在庫数を更新すべきレコードが分からず、誤操作が発生する恐れがあります。

したがって、データの識別や照合に使う「独特値（キー値）」は、必ず重複しない値でなければなりません。

上記の例では、設定を改善する方法として以下が考えられます。

1. 商品名を変更する方法

「Aタイプ鉛筆」「Bタイプ鉛筆」のように商品名を区別し、商品名自体を「一意値」として利用する。

2. 「商品ID」を利用する方法（推奨）

連番で生成される「商品ID」フィールドを「一意値」とし、検索や在庫更新はこのIDを基準に行うことで、人為的なミスを大幅に減らす。

「独特値」はユーザーがレコードを識別するだけでなく、システムが自動処理を行う際にも不可欠です。

例えば、特定レコードの呼び出し、レコード内の特定フィールドの特定、条件に応じたデータ更新など、正確にデータを一致させるために必要となります。

「独特値（キー値）」が必要となる場面

リンクと読み込み

リンクと読み込みの関係を設計する際、「リンク元フィールド」を選択するのは、メニューから「選択肢」を選ぶようなものです（このメニュー = リンク元シート）。 もしこのメニューに重複する選択肢（非独特値）が含まれていると、ユーザーは正しい選択をするのが難しくなります。 そのため、リンク元フィールドには「独特値」を使用することを推奨します。（詳しくはこちらをご参照ください。）

注意: リンクと読み込みの設定を「非独特値」フィールドで行ってしまった場合でも、この方法でリンク元フィールドを変更できます。既存設定を削除・再作成する必要はありません。削除すると、リンク先フィールドのデータが失われる恐れがあります。

インポート

Excel や CSV ファイルから Ragic へデータをインポートする際、通常は最初の列に 「独特値」 フィールドを指定する必要があります。

インポート方法は、すべてのデータを「新規レコード」として登録する方法と、既存レコードと照合して「新規データのみをインポート」し、重複をスキップする方法のいずれかを選択できます。

後者の場合、システムは「独特値」を基準に対応するレコードを特定・照合します。

レコードの識別子が必要となるあらゆる場面

例えば「他のフォーム内のフィールド値を更新」する場合、システムは更新対象となるレコードを照合する必要があります。 原則として、シートには常に「独特値」フィールドを含めることを推奨します。必要ない場合は特に影響はありませんが、必要な場面で存在しない場合、重大な問題につながる恐れがあります。

「独特値（キー値）」フィールドの見つけ方

シートで「独特値」となるフィールドを決める際は、「シート全体で重複する値が存在しない」ことが条件です。

どのフィールドが「独特値」として利用できるかわからない場合は、対象フィールドでリストページの合計と集計機能を使って確認しましょう。各値の件数がすべて 1 であれば、そのフィールドは「独特値」であることを意味します。この方法は重複チェックにも有効です。

ただし、レコードは時間とともに追加・更新されます。現在は「独特値」として機能しているフィールドでも、将来的に重複が発生する可能性があります。

そのため、合計と集計機能で候補を特定したら、必ず「重複不可」属性を設定するなど、適切な検証を行い精度を確保することをおすすめします。