なぜ「リンクと読み込み」でデータが正しく反映されなかったのですか？

リンクと読み込み は、数式や初期値と同様に、設定されたフィールドに値が入力されたときにのみ実行されます。

例えば、「注文」シートで「顧客 ID」フィールドを「顧客」シートの「顧客 ID」フィールドとリンクと読み込みで設定した場合、「注文」シート内の「顧客名」「顧客電話番号」「顧客住所」などのフィールドは、「顧客」シートの対応するフィールドから自動的にデータを読み込みます。

デザインを保存すると、「注文」シートと「顧客」シートの間にリンクと読み込みの関係が確立されます。ただし、注文レコードを新規作成しただけでは、顧客データは自動的に表示されません。どの顧客が注文しているのかをシステムが判断できないためです。

そのため、「顧客 ID」を手動で選択または入力する必要があります。この操作を行うことでトリガーが発生し、対応する顧客名・電話番号・住所が自動的に読み込まれます。

この「顧客 ID を手動で選択または入力する」操作こそが、「リンクと読み込み」が実行されるトリガーとなります。

リンクと読み込みの元データが変更されても、既存の読み込み先シートには自動的に同期されません

リンクと読み込みは データ入力時にのみトリガーされる 仕組みです。

そのため、一度データが入力された後は、リンク元のシートの内容が変更されても、読み込み先のフィールドには自動的に反映されません。

ここでは「注文」シートと「顧客」シートを例に説明します。

例えば、2019/09/08 に「顧客 ID：001(佐藤 美咲)」として注文が作成され、当時の住所が 「東京都新宿区新宿 3-1-1」だったとします。 その後、注文は正常に出荷・配達されました。

そして 2020 年に 佐藤 美咲 が引っ越し、「顧客」シート上の住所を「埼玉県さいたま市大宮区仲町 1-1-1」へ更新したとします。

この場合、2019 年に作成された注文の住所は、当時正しかった住所 「東京都新宿区新宿 3-1-1」のままであるべきです。 そのため、リンクと読み込みによって過去の注文データが自動的に書き換えられることはありません。

このように、リンクと読み込みが設定されているにもかかわらず、 読み込み先フィールド（例：住所）がリンク元シートの現在の値と一致しない場合は、 リンクと読み込みがトリガーされた時点の値 を確認する必要があります。

その確認には レコード編集履歴 を参照してください。

上記の例を整理すると：

1. 注文シートに表示されている顧客住所は「東京都新宿区新宿 3-1-1」

2. 一方、現在の「顧客」シートでは住所が「埼玉県さいたま市大宮区仲町 1-1-1」になっている

3. エントリー情報を確認すると、 注文は 2019/09/08 10:00 に作成され、その時点で自動的に読み込まれた住所が「東京都新宿区新宿 3-1-1」だった

4. 「顧客」シートの住所が更新されたのは 2020/09/08

このことから、リンクと読み込みが実行された当時の住所が正しく反映されていることが確認できます。

よくある誤解

最も多い誤解の一つが 「空白の値」 に関するものです。

例えば、2019/09/08 10:00 に注文が作成された時点で、 「顧客」シートの「住所」フィールドが空白だった場合、 「注文」シートの住所フィールドも空白のまま読み込まれます。

その後、2020 年になってから「顧客」シートに住所が入力された場合：

1. 「顧客」シートの住所フィールドには値が入っている

2. しかし「注文」シートの住所フィールドは空白のまま

この状態を見ると、「データが正しく読み込まれていない」と誤解されがちですが、実際には前述の例と同じ仕組みです。

リンクと読み込みがトリガーされた時点で、元データが空白だった ため、 その空白の状態が正しく保持されているだけなのです。

リンクと読み込みをトリガー／再トリガーする方法

シート A に変更があった際に、リンクされているシート B に自動的に変更を同期したい 場合は、以下の手順に従ってください。

1. デザインモード ＞ フォームツール ＞ リンクと読み込み に移動し、歯車アイコンをクリックします。

2. 読み込まれた値を元データと同期する にチェックを入れると、元データが変更された際に自動更新が有効になります。

または、「全てのレコードに、この（またはすべての）セットのリンク＆読み込みフィールドを最新データに同期する」をクリックすることで、手動で同期を再トリガーすることもできます。

注意：

「同期したフィールドの値を常に読み込む」にチェックを入れると、元シートのデータが変更された際に、対応する読み込みフィールドも更新されます。ただし、これは 読み込みフィールドの値が常に元データと完全に一致する ことを意味するわけではありません。この仕組みは、元シート（例：「顧客」シート）が更新されたタイミングでリンクと読み込みがトリガーされ、 読み込み先シート（例：「注文」シート）の読み込みフィールドが同期される、という動作になります。

そのため、「注文」シート（読み込み先シート）側で顧客住所を直接編集した場合でも、 その変更が「顧客」シート（元シート）へ逆方向に反映されることはありません。リンクと読み込みは、元シートから読み込み先シートへ一方向に同期する仕組みであり、逆方向の同期は行われません。