Guía de Diseño
Guía de Diseño
A través del proceso de Aprobación, los usuarios pueden designar supervisores o personas específicas para revisar el registro enviado.
Por ejemplo, una solicitud de licencia puede ir al "Supervisor directo" para su aprobación, mientras que una orden de venta puede requerir la aprobación del "Gerente de ventas". Después de que un usuario agrega una nueva entrada y hace clic en Iniciar aprobación, se envía un correo al primer aprobador. Tras su aprobación, el sistema notifica al siguiente aprobador en secuencia, procediendo de arriba hacia abajo.
Para abrir la interfaz de configuración de aprobación, puedes hacer clic en el ícono inferior derecho en el Modo de Diseño o acceder a él desde el menú Herramientas.
Haz clic en Agregar paso de aprobación para agregar el proceso de aprobación.
Configura el Nombre del paso, que es obligatorio, para un paso de aprobación como "Gerente de compras" o "Gerente de proyecto".
En el campo Nombre, especica el Usuario para un aprobador fijo, o elige un grupo de usuarios desde donde se puedes seleccionar un aprobador al enviar un documento para su aprobación.
Puedes elegir aprobadores desde el menú Organizacional con las siguientes opciones:
1. Supervisor directo envía la solicitud al supervisor directo del usuario.
2. Supervisor de supervisor dirige la solicitud al supervisor del supervisor del usuario.
3. Supervisor de aprobador anterior dirige la solicitud al supervisor del aprobador anterior.
Nota: Para habilitar la función de aprobación para supervisores directos y sus supervisores, deberás utilizar el campo Supervisor directo en la hoja Usuario del sistema. Si este campo no está disponible en tu hoja, comunícate con el soporte técnico de Ragic para actualizarlo.
También puedes seleccionar aprobadores desde el campo Seleccionar usuario o Seleccionar grupo.
Por ejemplo, puedes enviar una solicitud de aprobación al "Revisor" (el aprobador designado a cargo) de este registro en lugar de seleccionar a alguien del "Grupo de adquisiciones" como aprobador.
Si deseas configurar a personas que no sean usuarios (como clientes y proveedores) como aprobadores de solicitudes, puede elegir el campo "Correo electrónico". La solicitud de aprobación se enviará a la dirección de correo designada y se podrá aprobar directamente desde el correo electrónico.
También puedes reorganizar el orden de aprobación mediante arrastrar y soltar.
No olvides “Guardar” antes de salir.
Al hacer clic en el ícono de configuraciones ubicado a la derecha del menú de selección de aprobadores, puedes agregar aprobadores en este paso. Al hacer esto, todos los aprobadores en este paso deben aprobar esta hoja para continuar con el siguiente paso de aprobación.
Si deseas que los usuarios determinen la cantidad de aprobadores en el mismo paso, puedes configurar un campo Seleccionar usuario y habilitar Selección múltiple. Luego, al configurar el proceso de aprobación, selecciona este campo dos veces. Esto garantiza que todos los usuarios elegidos en este campo deben completar el paso de aprobación para continuar con el siguiente.
Después de agregar los aprobadores de un paso, puedes fijar un umbral de aprobaciones requeridas para que el registro proceda al siguiente paso. Por ejemplo, si has agregado 3 aprobadores en el primer paso, puedes fijar el umbral de aprobación a 2, esto significa que el registro pasará al siguiente paso de aprobación una vez que 2 de los 3 aprobadores hayan aprobado este paso.
Si deseas que todos los miembros de uno o más grupos aprueben un registro, necesitas fijar al menos dos aprobadores en un paso de aprobación, el cual luego puedes fijar como umbral de aprobación.
Por ejemplo, si el grupo HR tiene cuatro usuarios y necesitas que los cuatro usuarios aprueben el paso antes de proceder al siguiente, puedes fijar el grupo HR o cualquier miembro del grupo HR en el paso de aprobación. Después de eso, el umbral de aprobación estará disponible y podrás fijarlo al número 4.
Puedes personalizar los dos siguientes tipos de correo de aprobación:
1. Correo de aprobación general: este correo se envía independientemente de los pasos de aprobación.
Ve a la configuración avanzada, marca la opción Aplicar correo de aprobación general personalizado. Luego, haz clic en el botón "Correo personalizado de aprobación general" para configurar el contenido del correo.
Nota: Si la opción está marcada pero el correo personalizado no está configurado ni guardado, el sistema utilizará el correo de aprobación predeterminado.
2. Correo de aprobación específico del paso: este correo se envía para un paso de aprobación designado.
Haz clic en el ícono de configuraciones junto al paso de aprobación y selecciona Correo de aprobación personalizado solo para este paso.
En la configuración de plantilla personalizada, puede introducir texto o aplicar variables compatibles para diseñar la plantilla. Para obtener información detallada sobre la configuración, consulta este artículo.
Nota: Las variables no se pueden aplicar a un solo campo de subtabla. Solo pueden mostrar todos los datos de los campos de la subtabla. Para más información, consulta aquí.
Recuerda guardar el diseño de la hoja para garantizar que se guarde la plantilla de correo de aprobación personalizada.
Después de guardar, aparecerá un ícono de "Correo" junto al Correo de aprobación personalizado solo para este paso.
Una vez que se inicia el proceso de aprobación, el aprobador recibirá el correo de aprobación personalizado.
Nota:
1. La prioridad para enviar correos es la siguiente:
Correo de aprobación específico del paso > Correo de aprobación general > Correo de aprobación predeterminado.
2. Agregar un nuevo paso antes o después de este paso: estas acciones crean nuevos pasos que originalmente no estaban en el proceso de aprobación. En este caso, el Correo de aprobación general se envía primero. Si no se configura ningún correo personalizado, se enviará el Correo de aprobación predeterminado.
1. Correo de aprobación general: en Configuración avanzada, desmarque la opción Aplicar correo de aprobación personalizado general . Una vez eliminado, el sistema cambiará a enviar el Correo de aprobación predeterminado.
2. Correo de Aprobación Específico del Paso: haz clic en la "X" en la esquina superior derecha del ícono "Correo" junto al "Correo de aprobación personalizado solo para este paso" para eliminar la configuración. Después de la eliminación, si se configuró el Correo de aprobación general, se enviará en su lugar. Si no se configuró ningún Correo de aprobación general, el sistema enviará el Correo de aprobación predeterminado para ese paso.
Aquí se muestran las variables para el proceso de aprobación:
{{CURRENT_APPROVAL_STEP_NAME}}: Muestra el nombre del nivel de aprobación actual.
{{APPROVAL_EMAIL_BUTTON}}: Muestra el botón de acción de aprobación.
{{APPROVAL_DETAIL_URL}}: Proporciona un hipervínculo al contenido detallado del registro.
{{MAIL_ENTRY_CONTENT}}: Muestra el contenido del registro.
Para más variables disponibles para el correo personalizado puedes ver aquí.
Puedes configurar reglas para cambiar los pasos de aprobación según los valores en el registro. Haz clic en Configurar Reglas bajo el ícono de configuraciones y haz clic en "Nuevo" para agregar una regla.
Por ejemplo, puedes crear una regla la cual requiera que sólo las órdenes con un total mayor a $1000 deban ser aprobadas por el jefe de ventas. Puedes agregar reglas adicionales usando el signo "+".
De lo contrario, el proceso de aprobación omitirá este paso.
Nota: Recuerda quitar las reglas que ya no necesitas haciendo clic en la "x". De lo contrario, continuarán activadas.
Nota: También puede utilizar el formato condicional para ocultar o mostrar el botón "Iniciar aprobación".
Después de agregar un flujo de aprobación en tu hoja, puedes usar el selector de campos en página de listado para agregar campos relacionados al flujo de aprobación en la página de listado.
Si agregas estos campos en la página de listado, serán automáticamente agregados en la parte inferior de la página de formulario configurados como ocultos por defecto.
Como alternativa, puedes manualmente crear campos y aplicar fórmulas de aprobación para rellenar valores relacionados a la aprobación. Por ejemplo, si deseas rellenar el estado del flujo de aprobación, puedes crear un campo de texto libre y aplicar la siguiente fórmula.
APPROVAL.STATUS()
Después de guardar, puedes obtener el estado de la aprobación del registro. Puedes usar el selector de campos de página de listado para agregar campos a la página de listado.
Nota:
Los valores del sistema correspondientes que se completan al aplicar la fórmula de estado de aprobación son los siguientes:
N: Nuevo, indica que el proceso de aprobación aún no ha iniciado o se ha cancelado.
P: Procesando, indica que el proceso de aprobación está en curso y a la espera de su finalización.
REJ: Rechazado, indica que ha sido rechazado por cualquiera de los aprobadores.
F: Finalizado, indica que se ha completado cuando todos los aprobadores están de acuerdo.
Si desea convertir estos valores del sistema a texto, como mostrar "No iniciado" cuando el valor devuelto es "N", puede usar la fórmula IF().
Suponiendo que el campo que aplica la fórmula de estado de aprobación es A1, puede crear un nuevo campo en A2 y aplicar la siguiente fórmula:
IF(A1.RAW="N","No iniciado",IF(A1.RAW="P","En proceso",IF(A1.RAW="F","Aprobado", IF(A1.RAW="REJ","Rechazado",""))))
Esto te permite identificar rápidamente el estado de aprobación en el campo.
Sólo los usuarios con suficientes derechos de acceso pueden iniciar la aprobación para el registro - El SYSAdmin o usuarios con derechos de acceso de administrador en la hoja, o usuarios que suarios con derechos de "Administrador de registro" (el creador, o usuarios que han sido asignados a ese registro) usando Asignar Registro) y configurados como Usuario Normal o Avanzado en esa hoja.
Puedes ver este documento para más información sobre cómo usar Flujo de Aprobación en Ragic.
Nota: Una vez iniciado el proceso de aprobación, el aprobador se convertirá automáticamente en el Administrador de Registro del registro. Si la opción Activar y notificar al suplente está habilitada, el suplente del aprobador también tendrá acceso de Administrador de Registro al registro.
Para cambiar aprobadores, los SYSAdmins pueden hacer clic en signo "+" y seleccionar cambiar los aprobadores.
Si un registro está en proceso de aprobación y el aprobador pendiente está suspendido, el sistema seguirá enviando notificaciones automáticas a ese aprobador. Esto incluye los dos escenarios siguientes:
1. Si el aprobador está suspendido durante el proceso de aprobación y la opción Notificar a los aprobadores nuevamente después de ? días está habilitada, se seguirán enviando notificaciones automáticas.
2. Si un usuario fue asignado como aprobador antes de ser suspendido y el proceso de aprobación comienza después, se seguirán enviando notificaciones al aprobador suspendido. Si la opción Notificar a los aprobadores nuevamente después de ? días está habilitada, también se seguirán enviando notificaciones automáticas.
Si no necesitas aprobaciones de los usuarios suspendidos, sigue estos pasos:
1. Cancela las aprobaciones pendientes de estos registros para evitar que se envíen notificaciones automáticas a los usuarios suspendidos.
2. Elimina a los usuarios suspendidos del proceso de aprobación.
Puede asignar un suplente a los usuarios en la Página de usuarios, lo que le permitirá aprobar o rechazar solicitudes de aprobación en ausencia del usuario. Para obtener información detallada, consulta este artículo.
Recuerda marcar las opciones Activar y notificar al delegado en la Página de usuario para habilitar la función de Aprobación del delegado para ese usuario y asegurarse de que el delegado reciba notificaciones y correos de aprobación.
Los usuarios pueden habilitar la función Activar y notificar al suplente en su configuración personal.
Si haces clic manualmente para reenviar el correo de notificación, tanto el aprobador como cualquier suplente actualmente configurado para recibir notificaciones se agregarán como administradores de registros.
Nota:
Si no puedes ver el campo Suplente en tu hoja, comuníquese con el soporte de Ragic para actualizarlo.
¡Gracias por sus valiosos comentarios!
