Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Puedes configurar el proceso de aprobación en las hojas de tu base de datos para todos los usuarios en tu cuenta.
Puedes configurar el flujo de aprobación de un formulario al ingresar al Modo Diseño. En la esquina inferior derecha.
Al hacer ubicar el cursor sobre este ícono se mostrará un cuadro de diálogo en el cual puedes configurar el flujo de aprobación para el formulario.
También puedes iniciar el proceso desde el menú Herramientas.
Desde este cuadro, puedes agregar cuantos pasos de aprobación necesites.
Puedes fijar el Nombre de este paso para cada paso de aprobación tales como “Jefe de Compras” o “Jefe de Proyecto” o simplemente el nombre que deseas asignar a ese paso. En el campo Nombre deberás asignar el usuario o grupo de usuarios que deberá aprobar ese paso de aprobación.
Puedes seleccionar el nombre del aprobador eligiendo Usuarios de tu cuenta.
Si un aprobador puede ser cualquier usuario de un determinado grupo en tu cuenta, puedes seleccionar el grupo completo.
Si el aprobador debe ser el supervisor inmediato de un usuario, puedes elegir la opción Supervisor Inmediato bajo Árbol Organizacional de la Empresa.
Para fijar que el aprobador sea el Supervisor de Supervisor, puedes elegir la opción Supervisor de Supervisor. Para incluir el supervisor de un usuario específico en el paso anterior de un flujo de aprobación, puedes elegir la opción Supervisor del Aprobador Previo.
También puedes seleccionar aprobadores desde los tipos de campos Seleccionar Usuario or Seleccionar Grupo. Ver imagen de referencia. Por ejemplo, puedes enviar solicitudes de aprobación al Oficial de Revisión (el aprobador designado a cargo) de este registro como una alternativa para seleccionar del grupo Departamento Procurador como aprobador.
Si deseas que tus aprobadores sean usuarios no registrados (clientes y proveedores), puedes elegir un campo tipo “Correo Electrónico” en el flujo de configuración. La solicitud de aprobación será enviada al correo electrónico indicado en el campo de correo electrónico del formulario.
También puedes ajustar el orden de las aprobaciones usando arrastrar y soltar.
Debe tener en cuenta que para que el sistema identifique correctamente los supervisores de usuarios, primero debe completar la información en la página de Usuario del sistema. Si no puedes ver el campo Supervisor Inmediato en la página de Usuario, por favor contáctenos a support@ragic.com para más información sobre cómo actualizar las hojas predeterminadas del sistema.
Después de configurar los pasos de aprobación, no olvides Guardar los cambios en el Modo Diseño.
A la derecha del menú selección de aprobadores, se encuentra el ícono configuraciones en el cual puedes agregar aprobadores a este paso. Al hacer esto, todos los aprobadores en este paso deberán aprobar el formulario para proceder al siguiente paso.
Después de agregar los aprobadores de un paso, puedes fijar un mínimo de aprobaciones requeridas para que el registro proceda al siguiente paso. Por ejemplo, si has agregado 3 aprobadores en el primer paso, puedes fijar el umbral de aprobación a 2, esto significa que el registro pasará al siguiente paso de aprobación una vez que 2 de los 3 aprobadores hayan aprobado este paso.
Si deseas que todos los miembros de uno o más grupos aprueben un registro, necesitas fijar al menos dos aprobadores en un paso de aprobación, el cual luego puedes fijar como umbral de aprobación.
Por ejemplo, si el grupo HR tiene cuatro usuarios y necesitas que los cuatro usuarios aprueben el paso antes de proceder al siguiente, puedes fijar el grupo HR o cualquier miembro del grupo HR en el paso de aprobación. Después de eso, el umbral de aprobación estará disponible y podrás fijarlo al número 4.
A continuación, vea algunos de los ajustes adicionales que puede configurar en el proceso de aprobación:
Verificación estricta de identidad: verifica la identidad del usuario cuando la aprobación está pendiente. En algunos casos se debe configurar esta opción para cumplir con leyes locales, por ejemplo FDA 21 CFR Parte 11.
Permitir al usuario rechazar la aprobación: Los usuarios podrán rechazar la aprobación.
Permitir volver al paso de aprobación anterior después de rechazar: Para permitir volver al paso anterior después de rechazar. Si no se habilita, rechazar cancelará todo el proceso de aprobación.
Bloquear registro al iniciar aprobación: El registro será bloqueado una vez se inicie el proceso de aprobación.
Iniciar el proceso de aprobación al guardar un nuevo registro: El proceso de aprobación sólo iniciará si el registro cumple con los siguientes criterios:
1. No se requiere selección manual de aprobadores en ningún paso de aprobación.
2. Creado por usuarios internos.
Aprobar con firma escrita a mano: Los usuarios verán una ventana con una firma escrita a mano al aprobar.
Solo notificar al iniciador de la aprobación cuando la aprobación sea completada: Esta configuración no afectará los usuarios seleccionados en "Notificar estos usuarios cuando la aprobación esté completada".
Deshabilitar cancelación de aprobaciones: Al configurarse, la opción "Cancelar Aprobación" ya no estará disponible cuando la aprobación sea completada, y el sistema usará la autoridad del último aprobador para ejecutar el botón de acción asique por favor asegúrate de que el usuario del último paso tenga acceso para ejecutar este botón de acción para asegurarse de que sea autoejecutado.
No permitir que el iniciador de la aprobación cancele una aprobación en proceso: Por defecto, solo el iniciador de aprobación, SYSAdmins pueden cancelar una aprobación en proceso. Si no deseas permitir que el iniciador de la aprobación cancele una aprobación en proceso, por favor activa esta configuración. Nota: Al habilitar esta configuración se ignora la configuración de derechos de acceso, incluyendo la Configuración de Ajustes de Funciones. El iniciador de la aprobación no puede cancelar la aprobación en esta hoja, ya sea SYSAdmin o parte del grupo con el permiso "Cancelar Aprobación".
Comentarios no son necesarios
Permitir que la aprobación inicie cuando ningún paso de aprobación cumple con sus reglas respectivas: Permitir que inicie la aprobación cuando ningún paso cumple con las reglas respectivas y permite que los usuarios decidan considerarlo como aprobado.
Notificar a los aprobadores nuevamente si no hay acciones: Cuando ningún aprobador ha completado un paso de aprobación después de un número especificado de días, el sistema automáticamente notificará a todos los aprobadores en este paso nuevamente.
Notificar a estos usuarios cuando la aprobación sea completada: Puedes notificar a cualquier usuario o grupo de usuarios.
Ejecutar estos botones de acción después de completar la aprobación: Los botones de acción disponibles incluyen botones de acción personalizados, aplicar todas las fórmulas a este registro, bloquear registro, desbloquear registro, y sincronizar enlazar y cargar. El sistema ejecutará automáticamente estos botones de acción sin importar que el último aprobador tenga o no los derechos de acceso para ejecutarlos. Si los botones de acción están configurados para ser ejecutados después de completar un flujo de aprobación, entonces el flujo de aprobación no podrá ser cancelado después de haber finalizado.
Puedes crear reglas para omitir un paso de aprobación según los valores en el registro. Haz clic en Configurar reglas bajo el ícono de configuraciones.
Por ejemplo, puedes crear una regla la cual requiera que sólo las órdenes con un total mayor a $1000 deban ser aprobadas por el jefe de ventas.
De lo contrario, el proceso de aprobación omitirá este paso.
Después de agregar un flujo de aprobación en tu hoja, puedes usar el selector de campos en página de listado para agregar campos relacionados al flujo de aprobación en la página de listado.
Si agregas estos campos en la página de listado, serán automáticamente agregados en la parte inferior de la página de formulario configurados como ocultos por defecto.
Como alternativa, puedes manualmente crear campos y aplicar fórmulas de aprobación para rellenar valores relacionados a la aprobación. Por ejemplo, si deseas rellenar el estado del flujo de aprobación, puedes crear un campo de texto libre y aplicar la siguiente fórmula.
APPROVAL.STATUS()
Después de guardar el diseño de hoja, debes ejecutar la recalculación de fórmula para rellenar el estado de aprobación de tus registros existentes.
Nota: Si usas esta fórmula para rellenar el estado de tu flujo de aprobación, el sistema rellenará los valores del sistema respectivos, tales como “F” que significa aprobado y “REJ” que significa rechazado. Si deseas convertir estos valores del sistema a texto, puedes ver este documento.
Los pasos de aprobación que haya configurado en el formulario se mostrarán en todos los registros. Una vez que el registro sea guardado, al hacer clic en Iniciar Aprobación se iniciará la aprobación. Sólo los usuarios con suficientes derechos de acceso pueden iniciar la aprobación para el registro - El SYSAdmin o usuarios con derechos de acceso de administrador en la hoja, o usuarios que suarios con derechos de "Administrador de registro" (el creador, o usuarios que han sido asignados a ese registro) usando Asignar Registro) y configurados como Usuario Normal o Avanzado en esa hoja.
Puedes ver esta guía para más información sobre cómo usar Flujo de Aprobación en Ragic.
Para cambiar aprobadores, los SYSAdmins pueden hacer clic en signo "+" y seleccionar cambiar los aprobadores.
Puedes asignar un suplente en la hoja de sistema Usuario, para otorgar el permiso de aprobar o rechazar una solicitud de aprobación durante la ausencia de algún usuario. Para más detalles, vea este artículo.
Para mantener el flujo de aprobación durante sus ausencias, asegúrese de seleccionar la opción Notificar a Suplente para que el suplente pueda recibir solicitudes de aprobación y correos electrónicos para brindar asistencia en su representación. Para ver más sobre Configuración Personal, por favor vea esta página.
Por favor nótese que deberá completar la información en la hoja de sistema Usuario para que el sistema pueda identificar los suplentes para cada usuario. Si no puede ver el campo Suplente en la hoja de Usuario, por favor contacte a support@ragic.com para más información acerca de cómo actualizar las páginas del sistema.
