Guía de diseño
Guía de diseño
A través del proceso de Aprobación, los usuarios pueden designar supervisores o personas específicas para revisar el registro enviado.
Por ejemplo, una solicitud de licencia puede ir al "Supervisor directo" para su aprobación, mientras que una orden de venta puede requerir la aprobación del "Gerente de ventas". Después de que un usuario agrega una nueva entrada y hace clic en Iniciar aprobación, se envía un correo al primer aprobador. Tras su aprobación, el sistema notifica al siguiente aprobador en secuencia, procediendo de arriba hacia abajo.
Para abrir la interfaz de configuración de aprobación, puedes hacer clic en el ícono inferior derecho en el Modo de Diseño o acceder a él desde el menú Herramientas.
Haz clic en Agregar paso de aprobación para agregar el proceso de aprobación.
Configura el Nombre del paso, que es obligatorio, para un paso de aprobación como "Gerente de compras" o "Gerente de proyecto".
En el campo Nombre, especica el Usuario para un aprobador fijo, o elige un grupo de usuarios desde donde se puedes seleccionar un aprobador al enviar un documento para su aprobación.
Puedes elegir aprobadores desde el menú Organizacional con las siguientes opciones:
1. Supervisor directo envía la solicitud al supervisor directo del usuario.
2. Supervisor de supervisor dirige la solicitud al supervisor del supervisor del usuario.
3. Supervisor del aprobador anterior dirige la solicitud al supervisor del aprobador anterior.
Nota: Para habilitar la función de aprobación para supervisores directos y sus supervisores, deberás utilizar el campo Supervisor directo en la hoja Usuario del sistema. Si este campo no está disponible en tu hoja, comunícate con el soporte técnico de Ragic para actualizarlo.
También puedes seleccionar aprobadores desde el campo Seleccionar usuario o Seleccionar grupo.
Por ejemplo, puedes enviar una solicitud de aprobación al "Revisor" (el aprobador designado a cargo) de este registro en lugar de seleccionar a alguien del "Grupo de adquisiciones" como aprobador.
Si deseas configurar a personas que no sean usuarios (como clientes y proveedores) como aprobadores de solicitudes, puedes elegir el campo "Correo electrónico". La solicitud de aprobación se enviará a la dirección de correo designada y se podrá aprobar directamente desde el correo electrónico.
También puedes reorganizar el orden de aprobación mediante arrastrar y soltar.
No olvides “Guardar” antes de salir.
Puedes asignar varios aprobadores al mismo paso de aprobación y configurar la opción Aprobación Conjunta o el Umbral de Aprobación según sus necesidades. Esto se puede hacer de dos maneras:
1. Selecciona un Grupo de Usuarios o elige un campo de selección múltiple como seleccionar usuario, seleccionar grupo o correo electrónico.
2. Haz clic en el ícono de configuraciones junto al paso de aprobación y selecciona Agregar aprobadores en este paso, luego selecciona los aprobadores.
Una vez configurado, aparecerá un icono de Aprobación conjunta o Aprobación individual junto al paso. Puedes hacer clic en el ícono para cambiar el Tipo de aprobación.
También puedes realizar la configuración desde el menú de configuración.
A continuación se explica cómo configurar tres escenarios diferentes:
Confirma que el paso muestra el ícono de Aprobación conjunta + Todos.
Todos los aprobadores en esta etapa deben completar su aprobación. Cuando se inicie el proceso de aprobación, se enviarán notificaciones a todos los aprobadores de esta etapa, y todos ellos deberán aprobar antes de pasar a la siguiente etapa.
Confirma que el paso muestre el ícono de Aprobación conjunta y, a continuación, haz clic en Todos junto al ícono para establecer un umbral de aprobación.
Cuando se inicie el proceso de aprobación, se enviarán notificaciones a todos los aprobadores en esta etapa, pero solo el número especificado de aprobadores deberá completar su aprobación para pasar a la siguiente etapa.
Nota: Si se borra el número, vuelve por defecto a todos (aprobación conjunta), lo que significa que todos los aprobadores en este paso deben aprobar.
Cambia el ícono del lado derecho del paso de aprobación a Aprobación individual.
Cuando se inicie el proceso de aprobación, seleccione un aprobador de entre los usuarios en este paso.
En algunos casos, es posible que desee que una aprobación se vuelva irrevocable una vez que alcance un determinado paso, de modo que los usuarios no puedan omitir una aprobación completada cancelándola y volviendo a editar el registro.
Haz clic en el ícono de configuraciones junto al paso de aprobación y, a continuación, en Impedir la cancelación después de la aprobación. Cambiará la opción a Permitir cancelación después de la aprobación, lo que le permitirá desactivar esta configuración.
Una vez configurado, tan pronto como este paso sea aprobado, el registro ya no podrá ser cancelado por nadie, incluido el SYSAdmin, en ningún paso posterior.
Nota: Si este paso se omite mediante una regla de aprobación y nunca se aprueba realmente, esta configuración no se aplicará y el registro aún se puede cancelar.
Puedes personalizar los correos electrónicos para Solicitud de aprobación, Rechazo de aprobación y Finalización de la aprobación. Los correos electrónicos de aprobación se pueden configurar de dos maneras: Correo electrónico de aprobación general y Correo electrónico de aprobación específico para cada paso. Ten en cuenta que las notificaciones de finalización de la aprobación solo admiten el correo de aprobación general. Las siguientes secciones explican cómo configurar cada tipo de correo electrónico de aprobación.
Este correo electrónico se envía independientemente de la etapa de aprobación. En Configuración avanzada, puedes elegir si deseas aplicar correos electrónicos de aprobación generales personalizados para solicitud de aprobación, rechazo de aprobación o finalización de la aprobación.
Haz clic en el botón Correo de aprobación personalizado para editar el contenido del correo electrónico. Puedes alternar entre diferentes tipos de correo electrónico usando las pestañas superiores e introducir texto o aplicar variables compatibles para diseñar la plantilla. Para obtener más detalles, consulta este artículo.
Recuerda guardar el diseño de la hoja para garantizar que se guarde la plantilla de correo electrónico de aprobación personalizada.
Nota: Si el tipo de correo electrónico correspondiente no está habilitado o el contenido personalizado no está guardado, el sistema utilizará automáticamente el correo electrónico de aprobación predeterminado.
Este correo electrónico se envía para un paso de aprobación específico. Haz clic en el icono de engranaje junto al paso de aprobación y selecciona Correo de aprobación personalizado solo para este paso o Correo personalizado solo para este paso para configurar el contenido del correo electrónico para ese paso.
El proceso de personalización para Correo de aprobación específico para cada paso es el mismo que para Correo de aprobación general, incluyendo la posibilidad de introducir texto y aplicar variables.
Recuerda guardar el diseño de la hoja para asegurarte de que se guarde la plantilla de correo electrónico de aprobación personalizada. Al guardar, aparecerá un ícono de "Correo electrónico" junto al paso donde se haya aplicado un correo electrónico personalizado.
Una vez enviada la solicitud de aprobación, el aprobador recibirá un correo electrónico de aprobación personalizado.
Notas:
1. Las variables no se pueden aplicar a un único campo de la subtabla. Solo pueden mostrar todos los datos de los campos de la subtabla. Para obtener más información, consulta este artículo.
2. El orden de prioridad para el envío de correos electrónicos es el siguiente:
Correo de aprobación específico para cada paso > Correo de aprobación general > Correo de aprobación predeterminado.
3. Agregar un nuevo paso antes o después de este paso: estas acciones crean nuevos pasos que no estaban incluidos originalmente en el proceso de aprobación. En este caso, se envía primero el Correo electrónico de aprobación general. Si no se ha configurado un correo electrónico personalizado, se enviará el Correo de aprobación predeterminado.
1. Correo electrónico de aprobación general: En Configuración avanzada, desmarca el tipo de correo correspondiente. Después de eliminarlo, el sistema enviará el Correo electrónico de aprobación predeterminado.
2. Correo de aprobación específico para cada paso: Haz clic en la "X" en la esquina superior derecha del icono de "Correo electrónico" junto al paso donde se haya aplicado un correo electrónico personalizado para eliminar la configuración. Después de eliminarla, si se ha configurado un Correo de aprobación general, el sistema enviará dicho correo. De lo contrario, se enviará el Correo electrónico de aprobación predeterminado para ese paso.
Aquí están las variables para el proceso de aprobación:
{{CURRENT_APPROVAL_STEP_NAME}}: Muestra el nombre del nivel de aprobación actual.
{{PRIOR_APPROVAL_STEP_NAME}}: Muestra el nombre del paso de aprobación anterior (muestra "Iniciador de la aprobación" para el primer paso).
{{APPROVAL_EMAIL_BUTTON}}: Muestra el botón de acción de aprobación.
{{APPROVAL_DETAIL_URL}}: Proporciona un enlace al contenido detallado del registro.
{{MAIL_ENTRY_CONTENT}}: Muestra el contenido del registro.
Para ver otras variables compatibles con plantillas de correo electrónico personalizadas, consulta aquí.
Una vez finalizado el proceso de aprobación, el sistema enviará notificaciones a los usuarios correspondientes según la tabla que se muestra a continuación:
| Rol en el flujo de aprobación | Notificación después de la aprobación |
|---|---|
| Iniciador de la aprobación | Sí |
| Aprobador de cualquier paso | No |
| Usuarios configurados para recibir notificaciones cuando se complete la aprobación | Sí (incluso si las notificaciones están desactivadas) |
| Administradores de registro | Sí |
El contenido del correo de notificación de aprobación es el mismo, y solo se enviará una notificación, incluso si se cumplen varias condiciones para el envío de una notificación.
Escenarios de notificación para usuarios con múltiples roles:
1. Si el usuario es tanto el iniciador de la aprobación como el configurado para recibir notificaciones cuando se complete la aprobación: el usuario recibirá la notificación. Ambos roles dan derecho a una notificación, pero solo se enviará una.
2. Si el usuario es tanto el iniciador de la aprobación como el aprobador final: el usuario recibirá la notificación porque se envía al iniciador de la aprobación.
3. Si el usuario está configurado para recibir una notificación cuando se complete la aprobación y es el aprobador final, el usuario no recibirá una notificación, ya que el aprobador final ya conoce el resultado de la aprobación.
Nota: Los usuarios configurados para recibir notificaciones cuando se complete la aprobación seguirán recibiendo notificaciones, incluso si han desactivado la configuración de notificaciones. En otros casos, los usuarios no recibirán correos electrónicos de aprobación si las notificaciones están desactivadas.
Puedes configurar reglas para cambiar los pasos de aprobación según los valores en el registro. Haz clic en Configurar Reglas bajo el ícono de configuraciones y haz clic en "Nuevo" para agregar una regla.
Por ejemplo, puedes crear una regla la cual requiera que sólo las órdenes con un total mayor a $1000 deban ser aprobadas por el jefe de ventas. Puedes agregar reglas adicionales usando el signo "+".
De lo contrario, el proceso de aprobación omitirá este paso.
Nota: Recuerda quitar las reglas que ya no necesitas haciendo clic en la "x". De lo contrario, continuarán activadas.
Nota: También puede utilizar el formato condicional para ocultar o mostrar el botón "Iniciar aprobación".
Después de agregar un flujo de aprobación en tu hoja, puedes usar el selector de campos en página de listado para agregar campos relacionados al flujo de aprobación en la página de listado.
Si agregas estos campos en la página de listado, serán automáticamente agregados en la parte inferior de la página de formulario configurados como ocultos por defecto.
Como alternativa, puedes manualmente crear campos y aplicar fórmulas de aprobación para rellenar valores relacionados a la aprobación. Por ejemplo, si deseas rellenar el estado del flujo de aprobación, puedes crear un campo de texto libre y aplicar la siguiente fórmula.
APPROVAL.STATUS()
Después de guardar, puedes obtener el estado de la aprobación del registro. Puedes usar el selector de campos de página de listado para agregar campos a la página de listado.
Nota:
Los valores del sistema correspondientes que se completan al aplicar la fórmula de estado de aprobación son los siguientes:
N: Nuevo, indica que el proceso de aprobación aún no ha iniciado o se ha cancelado.
P: Procesando, indica que el proceso de aprobación está en curso y a la espera de su finalización.
REJ: Rechazado, indica que ha sido rechazado por cualquiera de los aprobadores.
F: Finalizado, indica que se ha completado cuando todos los aprobadores están de acuerdo.
Si desea convertir estos valores del sistema a texto, como mostrar "No iniciado" cuando el valor devuelto es "N", puede usar la fórmula IF().
Suponiendo que el campo que aplica la fórmula de estado de aprobación es A1, puede crear un nuevo campo en A2 y aplicar la siguiente fórmula:
IF(A1.RAW="N","No iniciado",IF(A1.RAW="P","En proceso",IF(A1.RAW="F","Aprobado", IF(A1.RAW="REJ","Rechazado",""))))
Esto te permite identificar rápidamente el estado de aprobación en el campo.
Solo los usuarios con suficientes derechos de acceso pueden iniciar la aprobación para el registro - El SYSAdmin o usuarios con derechos de acceso de administrador en la hoja, o usuarios que suarios con derechos de "Administrador de registro" (el creador, o usuarios que han sido asignados a ese registro) usando Asignar Registro) y configurados como Usuario Normal o Avanzado en esa hoja.
Ten en cuenta que los usuarios externos no pueden iniciar el proceso de aprobación. Para obtener más información sobre el uso de esta función, consulta este documento.
Nota: Una vez iniciado el proceso de aprobación, el aprobador se convertirá automáticamente en el Administrador de Registro del registro. Si la opción Activar y notificar al suplente está habilitada, el suplente del aprobador también tendrá acceso de Administrador de Registro al registro.
Para cambiar aprobadores, los SYSAdmins pueden hacer clic en signo "+" y seleccionar cambiar los aprobadores.
Si un registro está en proceso de aprobación y el aprobador pendiente está suspendido, el sistema seguirá enviando notificaciones automáticas a ese aprobador. Esto incluye los dos escenarios siguientes:
1. Si el aprobador está suspendido durante el proceso de aprobación y la opción Notificar a los aprobadores nuevamente después de ? días está habilitada, se seguirán enviando notificaciones automáticas.
2. Si un usuario fue asignado como aprobador antes de ser suspendido y el proceso de aprobación comienza después, se seguirán enviando notificaciones al aprobador suspendido. Si la opción Notificar a los aprobadores nuevamente después de ? días está habilitada, también se seguirán enviando notificaciones automáticas.
Si no necesitas aprobaciones de los usuarios suspendidos, sigue estos pasos:
1. Cancela las aprobaciones pendientes de estos registros para evitar que se envíen notificaciones automáticas a los usuarios suspendidos.
2. Elimina a los usuarios suspendidos del proceso de aprobación.
Puede asignar un suplente a los usuarios en la Página de usuarios, lo que le permitirá aprobar o rechazar solicitudes de aprobación en ausencia del usuario. Para obtener información detallada, consulta este artículo.
Recuerda marcar las opciones Activar y notificar al delegado en la Página de usuario para habilitar la función de Aprobación del delegado para ese usuario y asegurarse de que el delegado reciba notificaciones y correos de aprobación.
Los usuarios pueden habilitar la función Activar y notificar al suplente en su configuración personal.
Si haces clic manualmente para reenviar el correo de notificación, tanto el aprobador como cualquier suplente actualmente configurado para recibir notificaciones se agregarán como administradores de registros.
Nota:
Si no puedes ver el campo Suplente en tu hoja, comunícate con el soporte de Ragic para actualizarlo.
¡Gracias por sus valiosos comentarios!
