Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Los Derechos de Acceso a tu hoja determinan lo que el grupo de usuarios puede ver, modificar y agregar a la hoja de tu base de datos.
La siguiente tabla comparativa muestra cada nivel y sus derechos de acceso:
| Configuración | Ver | Crear | Modificar | Descripción | Nivel |
|---|---|---|---|---|---|
| Sin Acceso | No | No | No | No podrá ver la hoja en la base de datos. | |
| Usuario Normal | Registros creados por ti o asignados a ti | Sí | Registros creados por ti o asignados a ti | Podrá crear, ver y editar sus propios registros. No podrá ver los registros de otros usuarios. Opción adicional: puedes configurar las opciones “No Crear” o “No Editar”. | ** |
| Espectador | Todos los registros | No | No | Podrá ver todos los registros y sus detalles. No podrá editar o crear registros. | *** |
| Usuario Avanzado | Todos los registros | Sí | Registros creados por ti o asignados a ti | Podrá crear y editar sus propios registros. Podrá ver todos los demás registros en la hoja. No podrá editar registros que no le pertenezcan.
Opción adicional: puedes configurar “No Crear” o “No Editar”. |
**** |
| Administrador | Todos los registros | Sí | Todos los registros | Podrá crear, editar y ver todos los registros en la hoja. | ***** |
Tener diferentes derechos de acceso es muy útil para que diferentes grupos vean versiones diferentes de la misma hoja. Puedes crear versiones múltiples de la misma hoja y asignar diferentes derechos de acceso a cada versión.
Puedes crear tus propios grupos si es necesario.
Por defecto, el propietario de la cuenta es otorgado derechos de acceso de SYSAdmin, el cual es diferente a los derechos de acceso en la tabla anterior, ya que como administrador de sistema, puede cambiar el diseño de todos los formularios. Para dar este privilegio a otros usuarios, debes agregarlos al grupo SYSAdmin en sus respectivas páginas de usuario bajo grupos Ragic. También puedes configurar usuarios como SYSAdmin en ciertas pestañas.
Puedes configurar los derechos de acceso en todas las hojas para cada grupo de usuarios haciendo clic en el ícono hamburguesa en la esquina superior izquierda de la página y selecciona Derechos de Acceso bajo Acceso de Usuarios.
Si un usuario es agregado a múltiples grupos, su acceso a la base de datos será determinado por el grupo que le otorgue el mayor nivel de acceso.
Caso excepcional: Si un Usuario Interno está en múltiples grupos con el acceso de Usuario Normal (puede crear y editar sus propios registros, no puede ver otros registros) y en otro grupo ha sido configurado con derechos de acceso Espectador (no puede crear registros, pero puede ver todos los registros en la hoja), el sistema automáticamente otorgará al usuario los derechos de acceso Usuario Avanzado (puede crear y ver todos los registros, pero sólo puede modificar los suyos).
Si un usuario no puede ver los datos después de otorgarle los derechos de acceso, solicítele salir de la sesión e ingresar al sistema nuevamente para actualizar la configuración de derechos de acceso.
Puedes cambiar la configuración de derechos de acceso a su hoja desde el Modo Diseño. Encontrarás los Derechos de Acceso bajo la pestaña Formulario.
Todos los grupos de usuarios de tu cuenta estarán enlistados aquí, también un grupo adicional llamado EVERYONE (TODOS), el cual representa todos los usuarios incluyendo aquellos que no han iniciado sesión o usuarios invitados que no están registrados en tu cuenta.
Puedes configurar los derechos de acceso para cada grupo mostrado en esta sección. Los privilegios de acceso configurados están especificados en la interfaz de configuración. Si un usuario está en múltiples grupos, su acceso a la base de datos será determinado por el grupo que le otorgue el mayor nivel de acceso.
Recuerde guardar el diseño de formulario después de realizar cambios en la configuración de derechos de acceso. No necesitas realizar esta configuración en el formulario y la página de listado, los derechos de acceso son aplicados a ambas secciones de la hoja.
Si un usuario no puede ver los datos después de otorgarle los derechos de acceso, solicítele salir de la sesión e ingresar al sistema nuevamente para actualizar a configuración de derechos de acceso.
Puedes configurar Derechos de acceso adicionales para los grupos de usuarios configurados como “Usuario Normal” y “Usuario Avanzado” para tener un control más preciso desde la pestaña Derechos de acceso en tu Modo Diseño.
Las casillas “No Crear” y “No Editar” se mostrarán al configurar un grupo de usuarios como “Usuario Normal” y “Usuario Avanzado”.
Puedes configurarlo en el panel global de derechos de acceso.
También puedes ajustar acceso adicional en el modo diseño.
En la siguiente tabla se muestra la configuración editada si estas opciones son seleccionadas:
| Configuración | Configuración Adicional | Ver | Crear | Modificar | Descripción |
|---|---|---|---|---|---|
| Usuario Normal | No crear | Sus Propios Registros | No | Sus Propios Registros | Podrá editar sus propios registros, no podrá ver los registros de otros usuarios ni crear nuevos registros. |
| Usuario Normal | No editar | Sus Propios Registros | Sí | No | Podrá crear nuevos registros, no podrá editar los registros ya creados, ni ver registros de otros usuarios. |
| Usuario Normal | No crear, No editar | Sus Propios Registros | No | No | Podrá ver los registros creados previamente y los registros que le han sido asignados, pero no podrá editarlos ni crear nuevos. |
| Usuario Avanzado | No crear | Todos los registros | No | Sus Propios Registros | Podrá editar sus propios registros y ver todos los registros en la hoja. No podrá editar registros que no le pertenezcan, ni crear nuevos registros. |
| Usuario Avanzado | No editar | Todos los registros | Sí | No | Podrá crear registros y ver los demás registros en la hoja. No podrá editar registros. |
| Usuario Avanzado | No crear, No editar | Todos los registros | No | No | Podrá ver todos los registros. No podrá editar, ni crear nuevos registros. |
En Ragic, puedes crear una hoja de base de datos pública al configurar los derechos de acceso apropiados. Navega hasta la hoja que deseas hacer pública.
Haz clic en el “Cambiar Diseño” para ir al Modo Diseño.
Navega hacia Formulario y luego Derechos de Acceso.
Configura el grupo predeterminado “Everyone” (Todos) como “Espectador”.
Este método permitirá que cualquiera pueda ver los registros de tu base de datos. La mejor manera de mostrar tu base de datos públicamente es a través de la opción incrustar hoja en la cual puedes incrustar tu hoja como un listado de registros, una base de datos de búsqueda, o un formulario que puede ser rellenado en tu sitio web.
Puedes crear un formulario de base de datos público para que cualquiera pueda guardar registros en Ragic.
Navega hasta la hoja que deseas hacer pública.
Haz clic en el “Cambiar Diseño” para ir al Modo Diseño.
Ve la pestaña Formulario y luego Derechos de Acceso.
Configura el grupo de usuarios “Everyone”(Todos) como “Usuario Normal”.
Este método permitirá que cualquiera pueda crear registros en tu base de datos. Para permitir que otros rellenen este formulario, puedes incrustarlo con la opción Incrustar esta hoja para que al guardar, sea automáticamente agregado a tu base de datos.
También puedes compartir el URL de tu formulario en lugar de incrustarlo.
