Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Si tu hoja tiene un Flujo de Aprobación, puedes aplicar las siguientes fórmulas para devolver ciertos valores relacionados al proceso de aprobación.
Actualmente, hay dos tipos de fórmulas disponibles:
| Fórmula | Descripción |
|---|---|
| APPROVAL.COUNT() | Devuelve el número de pasos de aprobación |
| APPROVAL.STATUS() | Devuelve el estado de aprobación.
N: Nuevo P: En Proceso REJ: Rechazado F: Finalizado |
| APPROVAL.SUBMITDATE(true) | Devuelve la fecha y hora de inicio del proceso de aprobación. Disponible para Campos de Fecha. El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa) |
| APPROVAL.SUBMITTER() | Devuelve la dirección de correo del usuario quien inicia el proceso de aprobación. Disponible para campos de tipo Seleccionar Usuario. |
| APPROVAL.SUBMITTERNAME() | Devuelve el nombre del usuario quien inicia el proceso de aprobación. |
| APPROVAL.FINISHDATE(true) | Devuelve la fecha y hora de finalización del proceso de aprobación. Una aprobación finaliza cuando todos los aprobadores aprueban o cuando uno de ellos lo rechaza. Disponible en Campos de Fecha. El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa) |
| Fórmula | Description |
|---|---|
| APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX | Devuelve el valor del índice representando el siguiente paso en el proceso de aprobación.
Índice 0 significa que el proceso de aprobación aún no ha iniciado. Índice 1 significa que el proceso de aprobación ha iniciado pero ningún aprobador lo ha aprobado aún. Cuando un aprobador aprueba, se agregará 1 al índice. Cuando el proceso de aprobación finaliza (todos aprueban/ 1 rechaza / cancelado), el índice vuelve a 0. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]) | Usa el valor del índice para indicar un paso determinado en el proceso de aprobación. El argumento [stepIndex] es opcional, con el argumento predeterminado APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX.
APPROVAL.STEP(-1) : Último paso APPROVAL.STEP() : Siguiente paso. Equivalente a APPROVAL.STEP(APPROVAL.CURRENTSTEPINDEX)) APPROVAL.STEP(0) : Uso incorrecto APPROVAL.STEP(1) : Primer Paso APPROVAL.STEP(2) : Segundo Paso |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).NAME() | Devuelve el nombre de este paso. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).STATUS() | Devuelve el estado de este paso.
N: Nuevo F: Finalizado |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).ISMULTI() | Devuelve True si este paso tiene múltiples aprobadores. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).THRESHOLD() | Devuelve el número de umbral de este paso, ó 1 si este paso sólo tiene un único aprobador o no se ha fijado un umbral. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).USERS() | Devuelve todos los aprobadores.
Ej: Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Disponible en campos de Selección de Múltiples Usuarios. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true])) |
Devuelve la hora de aprobación o rechazo de un paso de aprobación específico. El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa). Esta fórmula debe ser aplicada en un campo de fecha. Similar a las fórmulas NOWTZ() y TODAYTZ(), el sistema usará la zona horaria del explorador al recalcular en el front end (al ingresar al modo edición del registro) y usará la zona horaria fijada en configuración de la empresa al recalcular en el back end (las recalculaciones ejecutadas en el modo diseño, desde hojas relacionadas o por botones de acción) [email] es un argumento opcional. Puede ser una cadena de correo o un campo de tipo Seleccionar Usuario. Este argumento te permite obtener la hora de aprobación o rechazo de un usuario específico en un paso de aprobación con múltiples usuarios. Un aprobador en un paso de aprobación (el argumento [email] no es necesario) Devuelve la fecha y hora de aprobación o rechazo del aprobador. Múltiples aprobadores en un paso de aprobación: Si el argumento [email] no está aplicado, el sistema devolverá la fecha y hora de cuando un aprobador rechaza esta aprobación o cuando este paso está completamente aprobado (el número de aprobadores cumple el umbral de aprobación configurado). Si el argumento [email] está aplicado, el sistema devolverá la hora de aprobación o rechazo del usuario respectivo. (Nota: el argumento [email] en la fórmula sólo está disponible para pasos de aprobación creados después de 2021/07/13) |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).UNSIGNEDUSERS() | Devuelve los aprobadores que no han aprobado este paso. Disponible en campos de Seleccionar Usuarios múltiples. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDUSERS() | Devuelve los aprobadores que han aprobado en este paso.
Ej: Jessica Jones|Nick Fury|Steve Rogers Disponible en campos de Seleccionar Usuarios múltiples. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGNEDCOUNT() | Devuelve el número de aprobadores que han aprobado este paso. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIG([email]) | Devuelve la firma digital del aprobador en este paso. Por favor tenga en cuenta que el parámetro [email] de esta fórmula puede estar entre " ".
Ej: base64 image url. Disponible en Campos de Imagen Adjunta. El argumento [email] puede ser una dirección de correo o Campo Seleccionar Usuario. Aprobador único El argumento [email] es opcional. Devuelve la firma digital del aprobador en este paso. Por favor tenga en cuenta que el parámetro [email] de esta fórmula debe estar entre " ". Aprobadores Múltiples: El argumento [email] es requerido. Devuelve la firma digital de un determinado aprobador. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).SIGIMG([email], [width], [height]) | Devuelve la firma digital del aprobador en este paso en el tamaño de imagen predeterminado. Los argumentos [width] y [height] son opcionales , con los valores predeterminados siento 300px x 150px. Esta fórmula puede ser aplicada a un campo de descripción con BBCode [formula]. Por favor tenga en cuenta que el parámetro [email] de esta fórmula debe estar entre " ". |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENT([email]) | Devuelve comentarios del aprobador(es) o null si no hay comentarios.
Aprobador único: El argumento [email] es opcional. Devuelve el comentario del aprobador. Múltiples aprobadores: El argumento [email] es requerido. Devuelve el comentario de un aprobador determinado. |
| APPROVAL.STEP([stepIndex]).COMMENTDATE([email],[true]) | Devuelve la fecha y hora en que los aprobadores dejaron los comentarios. El argumento [true] es opcional, el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria UTC+0 al ser aplicado, de lo contrario el valor de tiempo se mostrará usando la zona horaria de la cuenta. (La recalculación de front end se ejecutará según la zona horaria del explorador, la recalculación back end será según la zona horaria de la empresa).
Aprobador único El argumento [email] es opcional. Devuelve la fecha y hora en que el comentario fue agregado por el aprobador. Aprobadores Múltiples: El argumento [email] es requerido. Devuelve la fecha y hora en que el comentario fue agregado por un determinado aprobador. |
Las calculaciones serán realizadas al ingresar los datos por primera vez. El valor será guardado una vez que se guarden los cambios en el registro.
Por defecto, los valores que ya están guardados en su base de datos no serán modificados al cambiar la fórmula en la hoja. Esto es debido a que en la mayoría de los casos, las calculaciones previas aún son válidas para los registros antiguos y no deben ser sobreescritos por los nuevos cambios en la fórmula. Un ejemplo práctico sería la calculación de impuestos, si el impuesto sube, todos los registros anteriores aún deben reflejar la calculación usando el antiguo porcentaje de impuesto.
En algunos casos deberá recalcular la fórmula en todos los registros anteriores. Para esto, deberá escoger “Aplicar fórmula a todos los registros guardados” o, si ha modificado más de una fórmula, “Aplicar todas las fórmulas en esta hoja a todos los registros guardados”.
Si haces cambios frecuentes a una fórmula o una variable usada en una fórmula, también agregar un script para recalcular las fórmulas de manera automática diariamente.
Por favor tenga en cuenta que si tu formulario ya iniciado o completado el proceso de aprobación, y subsecuentemente agregas un campo usando una fórmula de aprobación relacionada a la hora de devolución en un formulario que ya contiene valores de fecha seguido de seleccionar la opción "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", esto puede llevar a que hora mostrada sea ajustada según la hora del explorador. Ejemplos notables sobre fórmulas sobre tiempo incluyen APPROVAL.SUBMITDATE([true]) or APPROVAL.STEP([stepIndex]).ACTIONDATE([email],[true]).
Consideremos una situación donde ya has aprobado un formulario el 1 de agosto 2023, a las 12:00 PM. A ese punto, el campo de aprobación de tiempo no estaba configurado como "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador" y la hora se registró según la zona horaria de la empresa. Ahora, si subsecuentemente agregas un nuevo "campo de hora de aprobación" y habilitas "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", la fórmula de aprobación podría inicialmente devolver el valor según la "zona horaria de la empresa" y luego agregas el límite definido en el campo "nueva hora de aprobación" mostrando una hora que está 8 horas adelantadas, tal como 8:00 el 1 de agosto del 2023.
Además, si encuentras discrepancias en la hora de aprobación, como hemos explicado anteriormente, por favor deseleccionada la opción "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador" para ese campo. Esta acción asegurará que el formulario calcula la hora según la zona horaria de la empresa.
Por favor recuerde que al seleccionar o deseleccionar la opción "Mostrar Usando la Zona Horaria del Explorador", el sistema mostrará una advertencia indicando que la fecha del campo será convertida. Por lo tanto, recomendamos prestar atención especial a esta configuración y evitar activarla para campos que ya contienen valores de fecha.
