Reglas para asignar administradores de registros en una nueva hoja desde una subtabla

Cada registro tiene un Administrador de Registro. Un usuario se convierte en Administrador de Registro cuando:

1. Crea el registro.

2. Se le asigna el registro.

3. Se le incluye en el Flujo de Aprobación.

Al crear una nueva hoja a partir de una subtabla, cada fila de la subtabla se considera un registro independiente en la nueva hoja.

El siguiente ejemplo explica cómo se asigna un administrador de registro bajo diferentes condiciones.

Ejemplo de escenario:

1. Hay una hoja "Proyecto" (Hoja Madre).

2. La hoja contiene una subtabla que enumera varias tareas del proyecto.

3. Se genera una nueva hoja llamada "Lista de Tareas" a partir de la subtabla (la Hoja Nueva).

1. El Creador del Registro

(1) Cuando el registro se crea en la hoja madre: Si se genera una Nueva Hoja Desde Subtabla, el usuario que creó el registro en la Hoja Madre se asigna automáticamente como el Administrador del registro correspondiente en la nueva hoja creada, ya que el registro es creado esencialmente por el mismo usuario.

(2) Cuando el registro se crea directamente en la la nueva hoja: El usuario que crea el registro se convierte en su Administrador de Registro. Esto no afecta al Administrador de Registro relacionado en la Hoja Madre.

2. El Usuario Asignado

Solo las asignaciones en campos independientes otorgan a los usuarios derechos de Gestor de entradas. Asignar a un usuario en un campo de subtabla no lo convierte en el administrador del registro correspondiente.

Después de crear nueva hoja desde subtabla, el efecto de la asignación depende de dónde se encuentra el campo asignado. A continuación, se presentan tres situaciones comunes:

Notas Adicionales:

(1) Si deseas que los usuarios con acceso a la hoja madre se conviertan automáticamente en Administradores de registros al crear registros en la nueva hoja, agrega el campo de asignación de la hoja madre ("Líder del proyecto") a la nueva hoja mediante Enalzar Campos Desde Hojas Madre. Esto garantizará que el usuario asignado de la hoja madre se transfiera y se configure como Administrador de registro en la nueva hoja.

(2) Para los registros creados directamente en la nueva hoja, los Administradores de Registro no serán los usuarios asignados en la hoja madre. Sin embargo, si actualiza o vuelve a aplicar la asignación en el campo independiente ("Líder del proyecto") en la hoja madre, los Administradores de Registro de esos nuevos registros se actualizarán en consecuencia.

3. El Aprobador de Registro

(1) Si el proceso de aprobación se inicia desde la hoja madre: El aprobador se convierte en el Administrador de Registro tanto del registro de la hoja madre como de sus registros correspondientes en la nueva hoja.

(2) Si el proceso de aprobación se inicia desde la Nueva Hoja: El aprobador se convierte en el Administrador de Registro únicamente de ese registro en la nueva hoja.