FAQ
FAQ
Después de configurar tu base de datos, puede compartir hojas y registros con otros, como proveedores o clientes, según sus necesidades. La siguiente sección explica los diferentes tipos de usuarios y métodos para compartir. Elige la opción que mejor se adapte a tu organización.
En Ragic, los usuarios se clasifican en los siguientes tres tipos:
Son empleados o miembros de tu empresa u organización. Según sus derechos de acceso, pueden crear, editar y ver registros mediante hojas y funciones. El número de usuarios internos permitidos depende de tu plan de suscripción. Para obtener más información, consulta la página de precios.
Estos son los usuarios externos a tu organización que necesitan acceder frecuentemente a tus hojas, por ejemplo, clientes, distribuidores o socios. Los usuarios externos deben iniciar sesión con una cuenta de Ragic. No hay límite en el número de usuarios externos, pero su acceso está restringido de la siguiente manera:
1. Solo pueden ser "Usuario Normal" o "Espectador" en una hoja. Esto significa que solo pueden ver y editar los registros que ellos mismos crearon o que se les asignaron, o tener acceso de solo lectura a todos los registros de una hoja.
2. No tienen acceso a ciertas funciones dentro del botón Herramientas o Reportes.
3. No pueden iniciar aprobaciones. Sin embargo, pueden aprobar o rechazar si están incluidos en un flujo de aprobación.
Para obtener más información, consulta esta sección.
Por defecto, estos usuarios no pueden acceder a tu base de datos. Si deseas que vean una hoja o creen registros, puedes configurar los siguientes ajustes.
Al compartir una hoja, se deben usar diferentes métodos según el tipo de usuario. A continuación, se muestran las opciones de uso compartido para cada tipo de usuario.
1. Configuración de derechos de acceso
Primero, asigna los derechos de acceso adecuados a cada usuario o grupo según el uso de la hoja. Los usuarios podrán acceder a la hoja según sus permisos.
Ejemplos:
(1) Configura el grupo "Ventas" como Usuario Avanzado en la hoja "Pedidos de venta". Los miembros pueden crear y ver todos los pedidos de venta, pero no pueden editar los registros de otros.
(2) Agregue un proveedor como Usuario externo y configure el grupo "Usuarios externos" como Usuario de encuesta en la hoja "Confirmación de material". El proveedor puede agregar y ver sus propios envíos, pero no puede ver los registros de otros proveedores.
2. Usar de la función Asignar
Puede asignar un registro a un usuario específico, convirtiéndolo en el Administrador de registro de ese registro. Por ejemplo, un gerente de ventas crea un nuevo registro "Cliente" y lo asigna a otro vendedor para dar seguimiento.
Sin embargo, los permisos reales dependen del Nivel de Acceso del usuario para la hoja:
No puede ver ni editar el registro asignado debido a la falta de acceso a la hoja.
| Nivel de Acceso | Comportamiento Después de la Asignación |
|---|---|
| Sin Acceso | |
| Usuario Normal | Puede ver y editar los registros que se le han asignado, incluso si no los ha creado. |
| Espectador | Puede ver todos los registros, pero no puede editar ninguno, incluidos los que se le han asignado. |
| Usuario Avanzado | Puede ver todos los registros y editar los que se le han asignado. |
3. Usar Flujo de Aprobación
Cuando se inicia un proceso de aprobación y se asigna un usuario como aprobador, este se convierte automáticamente en el Administrador del registro.
Ejemplo: Si se agregas un cliente como Usuario Externo y se le otorga acceso de Usuario Normal en la hoja "Orden de Venta", podrá ver y editar la orden una vez que se le envíe para su aprobación.
Al igual que con los registros asignados, los permisos reales del usuario aún dependen de su Nivel de acceso. Los usuarios sin derechos no pueden ver ni aprobar el registro.
Nota: Si la opción Activar y notificar al delegado está habilitada, el delegado también se convierte en el Administrador del registro.
1. Configurar de Derechos de Acceso Para que la Hoja Sea Pública
Si deseas que los usuarios sin cuenta o sin sesión puedan ver o enviar datos a través de una hoja, configura el grupo EVERYONE con los derechos de acceso adecuados para esa hoja. Para obtener información detallada, consulta este artículo.
2. Usar la Función Compartir Este Registro
Esta función te permite otorgar acceso temporal a Usuarios sin cuenta o que no han iniciado sesión. Por ejemplo, permite que un cliente edite el pedido que realizó. Se admiten los modos Solo lectura y Puede escribir, y puedes establecer una fecha de vencimiento para el enlace compartido. Para más información, consulta esta sección. Además de compartir un enlace, también puede compartir registros a través de WhatsApp.
3. Acceso Temporal Sin Iniciar Sesión
Al habilitar la Validación de correo electrónico de usuario invitado en el campo Correo electrónico, los usuarios pueden ver y editar registros relacionados sin una cuenta Ragic. El enlace de inicio de sesión es válido por un mes. Consulta esta sección para obtener más información.
Nota: Cuando el acceso a la hoja se concede al grupo EVERYONE, los usuarios sin cuenta o que no han iniciado sesión pueden crear nuevos registros. Para que puedan volver a acceder a sus registros, editarlos o revisarlos más tarde, activa la Validación de correo electrónico de usuario invitado en el campo Correo electrónico.
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