設計手冊
遇到問題了嗎?不用擔心,答案都在這。

設定簽核

設定簽核流程

你可以在Ragic表單內設定簽核流程,使用者新增完一筆資料後,點選開始簽核,系統就會自動寄信給第一位簽核人員,第一位人員同意後,才會再寄信給下一位簽核人員。 (簽核順序是由上到下)

設計模式下設定簽核流程,你會看到在右下角有一個打勾的圖示。

點開此勾勾就可以開始設定你的簽核流程

點選新增簽核的流程來設定簽核人:

簽核人職銜是必填的,旁邊你可以選擇一位使用者,他就會是固定的簽核人員。或是選擇其中一個使用者群組,使用者在提交簽核時,就能從這個使用者群組中選一位使用者來當簽核人員。

選擇直屬主管的話,系統就會將送出簽核之使用者的直屬主管作為簽核對象;選擇直屬主管的主管,簽核對象就會是該名使用者主管的主管;選擇前一簽核人的主管,簽核對象就會是前一名簽核者的主管。

你也可以設定以表單中的選擇使用者選擇群組欄位值作為簽核對象,例如:直接送簽給該筆請購單資料的「覆核人員」,而非從採購群組中任選一人。

要讓系統使用者以外的人如廠商或客戶簽核也沒有問題,你可以設定E-mail欄位作為簽核對象,如此一來在簽核的時候系統就會寄簽核信到欄位中的E-mail,該E-mail的擁有者就可以直接在E-mail中做簽核。

設定完成後,可以透過滑鼠點擊想要移動的階層並拖曳來移動順序。

(直屬主管及直屬主管的主管簽核功能,會需要搭配系統使用者表單的直屬主管欄位。若您的表單中沒有此欄位,請聯絡Ragic support 進行協助系統表單更新。)

加入同階簽核人

你也可以點簽核階層旁的齒輪來加入同階簽核人,同階簽核人需要全部都同意後才會進到下一階簽核。

如果要讓使用者自行決定同階簽核的人數的話,可以先設定一個選擇使用者欄位,並將"多選"打勾,然後於設定簽

核時選擇兩次該欄位即可,如此一來在該欄位選擇的使用者們都需要在該階簽核才會進到下一階簽核。

設定擇辦人數

當你加入同階簽核人後,也可以點該階層的第一個齒輪來設定擇辦人數。假設同階簽核人有2位,擇辦人數設定為1,代表2位簽核人只要有1位簽過即可。

如果你想要給指定單一或多個群組的所有人簽核的話,你會需要設定至少兩個同階簽核人,再依據這一個/多個群組的人數來設定你的擇辦人數。

例如HR群組有4個人,你希望這一階簽核要給HR群組的4個人都簽核的話,你可以設定同階層裡有"HR群組"及"HR群組或此群組內的任一人",此時就會出現可以設定擇辦人數的選項,就能夠填寫擇辦人數為4。

簽核進階設定

點開進階設定後,你可以看到以下項目:

嚴格身分驗證:簽核時會需要再次輸入密碼

允許拒絕簽核:提供拒絕簽核的選項

開始簽核後上鎖資料:資料上鎖避免使用者修改資料

新建資料後自動開始簽核:新增一筆資料並儲存後自動開始簽核。只有當資料符合以下條件時才會自動開始簽核:

(1) 不是利用列表頁快速新增所建立的資料。

(2) 簽核流程中的每一階都無須自行選擇時。

手寫簽名:同意簽核時會跳出手寫簽名的視窗

簽核完通知以下使用者:設定簽核完成後的通知名單

簽核完執行以下動作按鈕:設定簽核完成後自動執行的按鈕。支援的按鈕種類:所有設計模式自訂按鈕、公式重算、資料上鎖、資料解鎖、連結 & 載入同步。無論最後一位簽核人是否有執行按鈕的權限,系統都會一律執行。另外,簽核流程跑完後就沒辦法取消簽核。

設定完成簽核流程後,別忘記按儲存你已改變的設計。

藉由規則調整簽核項目

設計模式下,透過規則你可以動態調整簽核流程,點擊簽核項目旁的齒輪符號設定規則

設定規則,例如:訂單總金額十萬以上的訂單才需要經過經理簽核,有需要也能夠透過"+"來新增多個規則。

不滿十萬則不會顯示該簽核項目。

在欄位中顯示簽核資訊

想在列表頁看到簽核資訊的話,在欄位選擇器將系統產生的簽核公式欄位(只有在該表單有簽核流程時才會出現)加入列表頁即可。

加入這些欄位後,他們會同步建立在表單頁並預設隱藏。

如果需要其他簽核資訊,也可以在表單頁新增欄位並套用簽核公式

下方範例為取得簽核狀態的公式。

觸發公式後,就可以取得這筆資料的簽核狀態。

事後也可以用欄位選擇器將新增的欄位加入列表頁。

補充說明

以下為傳回簽核狀態所代表的意義:

N: New,尚未開始簽核或取消簽核

P: Processing,開始簽核後等待簽核完成

REJ: Rejected,有任何一階拒絕簽核

F: Finish,全部簽核人都同意時,代表完成

如果你想將傳回結果轉換成中文,像是當傳回"N"時,欄位值能夠顯示"未簽核",就可以運用IF條件公式

假設套用簽核狀態公式的欄位為A1,你可以在A2建立一個新欄位並套用公式 IF(A1.RAW="N","未簽核",IF(A1.RAW="P","簽核中",IF(A1.RAW="F","簽核完成",IF(A1.RAW="REJ","簽核拒絕","")))),如此一來就能夠在欄位中快速判別資料的簽核狀態。

使用簽核

擁有足夠權限的使用者,例如系統管理者SYSAdmin,該張表單的管理者存取權限,或是在佈告欄式或問卷式使用者存取權限下,是該筆資料的資料管理者(資料的建立人或是被指派),就能夠針對該筆資料按"開始簽核"。

可以參考這篇文件來了解如何使用簽核功能。

更換簽核人

如果有特殊狀況需要更換簽核人,系統管理者可以點擊旁邊的+並選擇更換簽核人

代理人簽核

你可以在系統的使用者表單中,為使用者設定他的代理人,如此一來,使用者不在工作崗位的期間需要簽核的資料也可以由代理人來完成。有關代理人如何代理簽核的介紹請參考這篇說明

另外,請假或不在工作崗位時要記得將自動通知代理人打勾,代理人才會收到相關簽核及信件。關於使用者個人設定請看這篇說明

(直屬主管及直屬主管的主管簽核功能,會需要搭配系統使用者表單的直屬主管欄位。若您的表單中沒有此欄位,請聯絡Ragic support 進行協助系統表單更新。)

教學影片

快來跟著下方的影片一步一步學習!

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