表單填寫提醒

可以在表單設定表單填寫提醒，提醒使用者進行循環或單次的表單填寫，例如每季填寫季度目標、每週填寫工作紀錄表，或單次填寫活動報名表等。系統會依據設定的到期日與循環規則，自動發送提醒，並可以追蹤使用者的填寫狀態。

備註：此功能除了系統管理者（SYSAdmin），群組管理員以及對該表單擁有管理者權限的使用者也可進行設定；其他權限的使用者僅會收到填寫提醒，無法進行相關設定。

設定表單填寫提醒

進入表單的列表頁或表單頁，點擊工具 > 同步與通知 > 表單填寫提醒。

接下來可以設定以下項目：

注意：目前不支援設定多組時間。

到期日循環規則：選擇提醒的循環規則。若提供的選項不符合需求，也可以自訂規則。選擇循環規則後，系統會自動產生對應的到期日；若選擇不循環，則需手動指定到期日。

在自訂規則中，可設定重複週期、指定星期幾，以及結束方式，例如設定每週五提醒填寫「每週工作紀錄表」。

到期日：選擇循環規則後，系統會顯示所有產生的到期日。你可以點擊移除不需要的日期，被移除的日期會列在下方的排除循環到期日。若要恢復該日期，只要在排除循環到期日中再次點擊即可。

循環開始：設定循環規則開始生效的日期。當循環規則選擇不循環時則不用設定。

時間：目前僅開放系統管理者（SYSAdmin）於排程管理中調整提醒時間。此時間為全系統共用，無法針對個別表單單獨設定。

填寫人員或群組：設定需要收到填寫提醒的使用者或使用者群組。

提醒訊息

你可以設定提醒開始填寫與提醒即將到期的時間與提醒訊息。

提醒開始填寫：設定在到期日前幾天發送提醒，提醒使用者可以開始填寫表單。提醒時間不會早於「提前開放填寫」所設定的起始日。

提醒即將到期：設定到期日前幾天發送提醒，提示使用者盡快完成填寫。

備註：「前幾天」的最小值為 1。

進階設定

提前開放填寫天數：若希望在到期日前的一段期間內開放填寫，請設定提前開放的天數，在此期間填寫的資料，才會被視為該期的填寫紀錄。若多個到期日期間重疊，資料會同時計入所有符合的到期日。例如：到期日為 8/5 和 8/8，提前 7 天開放，8/4 填寫的資料會同時計入兩個到期日的紀錄。若未設定，8/4 的填寫資料則只會計入 8/5 的紀錄。

暫停與開始執行：儲存提醒後，點開進階設定，就可以暫停此提醒或開始執行此表單填寫提醒。

儲存與通知

完成設定後，點擊下方的儲存。如果有已開始的到期日，且在提醒天數內，則會當下發出通知。

後續系統會依照設定的提醒時間，定期透過 Email 與網頁通知提醒使用者填寫表單（通知方式不可關閉）。

若要刪除已儲存的表單填寫提醒，可點擊儲存旁的刪除表單填寫提醒。刪除後，將一併移除表單填寫設定、歷史填寫紀錄及相關排程。

填寫狀態

完成設定後，可在列表頁點擊右下角的圖示查看各使用者的填寫狀態。系統預設顯示最多 5 位人員，並可展開顯示全部，點擊人名即可直接開啟對應的填寫資料，若同一人有多筆資料，則會以 (1、2...) 標示。

補充說明

1. 循環到期日以公司設定的時區為準。

2. 僅調整排程時間並不會立即觸發通知，必須重新儲存表單填寫提醒設定，才會重新觸發排程。

3. 若將某個已開始的到期日從設定中移除，該期的填寫狀態也會一併清除。