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連結與載入

透過建立連結欄位載入欄位,來連結兩張表單的資料,例如在敲「銷售訂單」時可以自動跳出來自另一張「顧客清單」的資料,來節省打基本資料的時間。在這個範例中,「銷售訂單」中的「客戶名稱」就是連結欄位,這個欄位在填入值時是設定從另一張「顧客清單」中的「姓名」選取過來;選擇顧客姓名之後,會自動帶出該顧客對應的其他資訊,像是:聯絡電話、地址及 E-mail 等,這些對應帶入的欄位就是載入欄位。透過連結載入,可以大幅減少資料輸入的時間及避免人工輸入錯誤!

連結管理

連結及載入欄位都可以在連結管理中設定。設計模式下,點選表單工具選擇連結與載入即可進入開啟管理。

頁面右下方可以選擇要連結的資料來源頁籤及表單,也可以選擇同張表單中的不同欄位互相連結。

首先選擇頁面右邊的一個欄位標頭,將其設定為連結欄位,連結欄位會顯示為藍色。連結欄位一定要是獨特值,系統才能夠正確辨識每筆資料。

設定完連結欄位之後,用連連看對應的方式將左右頁面的欄位設定為載入欄位載入欄位會顯示為灰色且可以有多個。你可以將載入欄位拉到既存的欄位;也可以直接選取頁面左方的空格,系統便會自動新增此對應的欄位。

如果有已經設定好的連結與載入欄位,你也可以直接點該欄位後從左側工具列快速打開連結管理視窗

連結欄位右上方會顯示藍色的 L 圖示;載入欄位右上方會顯示灰色的 L 圖示。

點擊該圖示的話,會將所有該組連結載入的欄位框選出來,以便快速查找。

備註:載入欄位右上方若顯示淺灰色的 L 圖示,則是代表新增原始表單欄位,詳細請參考此篇章節說明

連結與載入到子表格

你也能將其他表單的資料連結與載入到子表格中。常見的情境是輸入子表格資料時,希望在選擇某一欄位後,就會自動載入後面欄位的對應資料,像是選擇產品編號之後就自動帶出名稱、單價等。

關於子表格的其他連結方式,可以參考從子表格產生新表單新增原始表單欄位

子表格連結欄位設定連選

當連結欄位建立在子表格時,可以勾選子表格連選。但同一個連結欄位,子表格連選多選只能擇一設定。

就可以一次選擇多筆資料,並依序填入子表格中,結束後需要手動關閉選擇的視窗。(非連選狀態下則是選取一筆資料後,視窗會自動關閉)

從同一張來源表單設定多組連結

如果需要多次從同一張表單連結載入不同資料,像是「訂單」中的「訂購人」及「收件人」不一樣,但資料來源都是「客戶名單」,這種情況不適合連結與載入到子表格,此時就可以利用在同一張來源表單設定多組連結與載入。

以「訂單」為例:

開啟連結與載入,會看到「訂單」上第一組從「客戶資料」的連結與載入。而在右上方的選單中可以選擇建立一組新的連結

就能從同一張表單做第二組連結與載入。

相同欄位名稱可以稍作修改,避免混淆。像是「訂單」上,兩組同樣來源的連結與載入,分別為「訂購客戶」與「收件客戶」。

儲存後,就可以連結與載入客戶資料兩次了。

取消連結欄位

想要移除設定好的連結,只要在 連結管理中,點一下該連結旁的紅色取消符號即可取消該連結或載入欄位,而如果你移除連結欄位的話,該組對應的所有載入欄位也會被移除

變更連結欄位

如果你需要更改連結欄位,可以直接拖曳至要更改的欄位,不需將該連結刪除再重新建立。

舉例來說,產品名稱連接至產品表單的「產品編號」。但對於員工而言,產品編號也許並不是那麼容易辨別產品,因此我們想要將它改成與「產品名稱」欄位做連結。

想要更改連結欄位,只要在產品編號欄位上按著左鍵不放,並向下拖移至產品名稱欄位並放開左鍵,即可完成變更。

當變更完成後,你在訂單部分實際操作連結與載入時,所載入的資料也會是產品名稱

常見錯誤

1. 連結非獨特值欄位 (例如選項欄位連結欄位數字欄位)

連結欄位也是一種選項欄位(從其他表單選擇),在設定連結欄位時,就像是在定義選項,因此連結欄位應該要從一個可以判斷每個選項都是獨特值的欄位來當做連結的依據。

也就是說,設定連結與載入時,在右邊的表單中,連結欄位的來源一定要是該表單的獨特值欄位(例如:編號、編碼)。如果在設定連結欄位時,右邊來源表單上有些欄位呈現灰色的話,多數因為那些是選項欄位、連結欄位或數字欄位,而這兩種欄位通常不會是獨特值的欄位種類,因此無法作為連結。

2. 獨立欄位與子表格欄位的不合理連結與載入

(1) 在連結表單選擇子表格

因為子表格可能會包含多筆資料,但一般欄位只會有一個值,因此沒辦法將多個值存進單一欄位,會受到系統阻擋無法選擇,子表格欄位會在連結管理中的來源表單中顯示為灰色。

(2) 同時連結獨立欄位和子表格欄位

一組連結與載入只能針對同樣性質的欄位設定,例如設定連結欄位為一般欄位,載入欄位也要是一般欄位。連結一般欄位後,想要連結子表格欄位也會受到系統阻擋。

若連結欄位為子表格欄位,那麼載入欄位也要是子表格欄位。

(3) 同時連結不同子表格

不能同時連結載入到不同的子表格,因為每個子表格都是分開儲存資料的,沒有辦法在 A 子表格選擇資料後帶到 B 子表格。因此連結至一組子表格後,其他子表格都會呈現灰色無法被選取。

3. 連結與載入的欄位排列問題

(1) 在同一列連結不同的子表格

不會產生技術上的問題,但使用上可能造成使用者混淆。

建議還是連結到另一列的子表格。

(2) 載入欄位包含連動選項時,在目的表單將母選項排在子選項的下方或同列右方

系統執行連結載入將資料填入時,有固定的順序,系統會依照「目的表單」載入欄位排列的順序,「由上往下、由左往右」填入。當載入欄位被排在不同列時,上方列的欄位會先被填入資料;當載入欄位被排在同一列時,左方的欄位會先被填入資料。

而由於連動選項需要先有母選項欄位值,才會有子選項欄位值,當設計的連結載入關係中,載入欄位包含連動選項時,如果你在目的表單中,把母選項欄位放在子選項欄位的下方或同列的右方,這組連結載入觸發時,按順序應該先填資料的子選項還沒有值可以填入,就會造成子選項的載入欄位無法正確運作。

例如載入欄位包含連動選項 :「汽車品牌」(母選項)、「汽車車型」(子選項)兩個欄位,在目的表單中,你把「汽車車型」欄位放在「汽車品牌」的左邊,這就會導致「汽車車型」欄位載不到對應的值。因此,正確做法是將「汽車車型」欄位放在「汽車品牌」的右邊或下方列。如下圖所示:

4. 重複載入在多版本表單已經載入的欄位

系統中不能重複載入在多版本表單已經載入過的欄位,假設有一張「出貨單(業務用)」跟一張它的多版本表單「出貨單(物流用)」,如果在「出貨單(業務用)」已經載入「客戶名稱」欄位。

在多版本表單「出貨單(物流用)」就算將「客戶名稱」欄位刪除,也不能再次載入該欄位(顯示為灰色)。如果要將該多版本表單欄位加回來請參考這篇說明

將連結與載入欄位同步為最新資料

如果 A 表單上有欄位的值是從 B 表單連結載入的資料,B 表單上資料做修改並不會反映在A表單先前存的資料中。

假設有張表單是「訂單」,另一張表單為「客戶資料」,當敲定一張王先生的訂單時,他的地址資訊是藉由客戶資料表單上的資訊連結載入的。假設王先生後來搬家了所以在客戶資訊上必須更改他的地址,但先前既有的訂單上確實還是要顯示當初的地址而非後來搬家的新地址。

有些情況下,修改了 B 表單的資料後,會希望 A 表單上的連結與載入欄位可以同步更新。這時候可以在表單頁的 設計模式點選連結工作表來看有連結與載入的表單,並點選想要同步的資料表單旁的齒輪

在視窗中你可以選擇,是要針對所有資料,將這組或是將所有連結與載入的欄位同步為最新資料,套用之後左下角會有進度顯示。如果你希望某張表單的連結與載入欄位可以隨時保持最新的資料,你可以勾選「隨時同步載入欄位值」。

注意:目前可以一組連結與載入可以一次同步的資料上限為 500筆

注意:利用匯入來更新來源資料時,無法隨時同步載入欄位值!匯入後,需要手動點選連結與載入的欄位同步為最新資料。

連結與載入使用者表單

可以透過選擇使用者欄位將系統的使用者表單中的欄位資料連結與載入到表單中,設定方式請參考這篇文章

選擇使用者欄位同步為最新資料

由於選擇使用者欄位其實連結與載入自系統的使用者表單,因此也可以透過欄位設定中的齒輪開啟動態篩選及同步視窗。

教學影片

透過影片教學,實際告訴該如何應用連結與載入的功能!

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