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傳閱在Ragic的資料

什麼是資料傳閱?

如果你希望將某筆資料傳給特定的使用者檢閱的話,你就可以利用"傳閱"這個欄位種類來指定資料的檢閱人。

新增資料時你可以從整個資料庫裡的使用者名單,或是從特定的使用者群組中來選擇使用者作為這筆資料的檢閱人。

此功能是用來將資料傳閱給本身就有權限存取這筆資料的人,若檢閱人該筆資料的存取權限不足,則會無法檢視該筆資料。

若要給予使用者管理資料的權限,則應該改用指派資料的功能。

當被指定的人檢閱了這筆資料後,Ragic會自動將這個欄位標記為已檢閱,以綠色勾勾顯示。

設定傳閱功能

在表單設計模式下,新增欄位後選擇"傳閱"這個欄位種類

或是在"選擇使用者"這個欄位種類下設定邀請該使用者檢視這筆資料

接下來可以選擇是否有指定的群組,例如選擇檢閱人的時候,只能選擇"Management"群組裡的人。

沒有另外設定的話,預設就是"所有使用者",代表可以從資料庫中所有使用者來選擇指定檢閱人。

你甚至可以指定傳閱給多個使用者,在欄位設定下勾選多選即可。

邀請使用者檢閱資料

當你在新增一筆資料時,在傳閱這個欄位選擇一位使用者作為這筆資料的檢閱人(或是選擇多位)。

儲存這筆新增的資料後,Ragic會寄信給這些被指定的使用者人來檢閱這筆資料。被指定的使用者除了收到通知信外,也會一併收到工作項目的通知。

如果你希望客製化傳閱信的內容,請參考此篇教學

在傳閱這個欄位你會看到有一個灰色的勾勾在選擇的使用者名稱旁,把游標滑到這個欄位就可以看到系統何時通知這個位使用者檢閱這筆資料以及是否檢閱了。

檢閱資料

被邀請檢閱資料時,使用者無論是在收到的通知信中檢閱這筆資料,或是進到Ragic來檢閱,系統都會偵測這筆資料已被檢閱,而使用者工作項目中的任務也會自動被勾選為完成。

當你指定的使用者簡用這筆資料後,Ragic就會在這個傳閱欄位中的使用者名稱旁顯示綠色的勾勾,代表已讀。把游標移到這個欄位就能看到詳細的資訊,例如使用者被通知的時間,以及已讀的時間。

自訂傳閱信內容

你也可以客製化你的提醒內容。

在彈出視窗中,你可以使用HTML語法或是我們提供的參數編輯主旨及內文,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

編輯內容時可以點選確認編輯是否正確。如果想要從頭開始編輯或是使用Ragic的預設信件內容,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。需特別注意的是,如果要附上連到這筆資料的連結,請務必記得確認收件人對於該表單是否有權限。如果收件人對這張表單沒有權限的話,可能會有點進連結但表單呈現空白的情形。

當你完成傳閱信內容的編輯,請記得儲存後再退出彈出型視窗。

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