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預約系統

在實務中,常會有需要管理預約會議室或設備租借的情況發生,這時候你就可以運用預約系統

一個設計好的預約系統,操作方式大概像這樣:先選擇要預約的日期,就可以看到預約物(會議室)的可預約時間。

選定預約物後,可以再點選要預約的時間,並在右側視窗輸入備註(選填)及預約。

其他使用者也要預約時,能夠看到先前的預約狀況並且無法選取已經被預約的時段。

設計預約系統

要使用預約系統,可以直接安裝應用商店行政類別的會議室管理會議室管理(開放大眾使用)範本並進一步修改成你需要的設計;或是自行建立表單。而設定預約系統報表時,表單必須至少要有以下五種欄位:

1、預約物:要預約的標的,支援選項與連結欄位,常見的像是:會議室、租借設備、課程、人員(預約會議)、按摩、看診等等都適用。

2、開始時間:預約開始的時間,僅支援日期欄位,格式必須包含日期與時間,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss。

3、結束時間:預約結束的時間,僅支援日期欄位,格式必須包含日期與時間,例如 yyyy/MM/dd HH:mm:ss。

4、預約人:預約的人,支援 4 種欄位,根據適用的情境擇一即可:

(1) 使用者欄位:希望限定只有內/外部使用者可以預約,可以搭配預設為該使用者設定,這樣在預約的時候就會預設是自己預約的。 當預約人欄位種類是選擇使用者欄位時,自己預約的時段是紅色,別人的是藍色。

(2) Email 欄位:可以讓沒有帳號的使用者也可以預約。

(3) 自由輸入欄位:可以讓沒有帳號的使用者也可以預約。

(4) 連結欄位、選項欄位:限定只有存在於連結來源表單或選項列表中的使用者可以預約。

5、備註:僅支援自由輸入欄位,可以用於填寫借用原因或任何備註事項。

對應完五個欄位後,可以進一步設定:

6、時間的間隔長度:一個時段的長度,例如:15分鐘、30分鐘、60分鐘等等。

7、開放或關閉預約的時間:開放周幾以及每日開放預約的時間。選擇彈性設定的話,可以做更細部的時間設定,例如:周一只開放下午、周三只開放上午,或是指定日期並設定開放或關閉的時間。

以上設定介面是只有系統管理者SYSAdmin頁籤管理者才看得到,一般使用者不會看到設定的介面。

使用預約系統

一般使用者可以至報表頁籤下使用系統管理者設計好的預約系統,預約系統的來源表單及功能權限設定中的產生及存取報表都需要開放權限給使用者所屬群組,使用者才能夠使用。

進入預約系統後,先在左側選擇日期,接著在右側上方選取想要查看的預約物(如果重新選擇預約物,要點擊查看當日時間表來刷新),接下來在右側下方點選要預約的時段。

選擇預約時段後,可以右側輸入備註,最後按下預約才會真正送出資料。

再次進入預約系統,也可以修改先前的預約紀錄。

補充說明

以下是預約系統的特性:

1、以下資料不會顯示在預約系統上:

(1) 開始時間大於結束時間的資料

(2) 過去時間的資料

(3) 兩個有衝突時段的資料,只會顯示最先抓到的那一筆(這情況不太會發生,因為要用預約系統的話通常都不會直接手動去表單新增資料)

2、跟其他報表不同的是,設定區塊只有系統管理者頁籤管理員能看到。

3、資料的時間都是根據公司設定的公司時區

4、要給訪客(沒有帳號)使用者預約,要將 EVERYONE 群組權限設成佈告欄使用者或問卷使用者。訪客只能在第一次修改預約資料,關閉瀏覽器視窗後,就無法修改先前新增的資料,如果要再次修改,需要透過系統管理者

5、此系統的存取權限與表單權限一樣,當沒有權限查看別人的資料時,會顯示為灰色時段區塊且看不到預約人身份。

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