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定期寄出報表

常常需要手動將資料匯出成Excel檔並E-mail給需要的使用者,例如每天將要出貨的資料匯出並寄給配合的物流廠商,或是要將每一季業務的銷售資料匯出並寄給主管嗎?

利用定期寄出報表的功能,系統幫您把這一切自動化!

在表單列表頁的工具的匯出選項中,可以看到定期寄出報表的功能選項。

在設定畫面中,你需要先選擇你想要針對這張表單新增定期報表還是更新現有的定期報表

接下來,你就可以設定匯出資料時,是否要套用表單上的共通篩選或是不套用篩選條件

以及資料的時間區間:

時間區間 寄出的資料及時間
所有的資料 每天寄出資料符合篩選條件的資料
昨天的資料 每天寄出建立日期為昨天,且符合篩選條件的資料
上週的資料 每週一寄出建立日期為上週,且符合篩選條件的資料
上個月的資料 每月1號寄出建立日期為上個月,且符合篩選條件的資料
上一季的資料 每季第一天寄出建立日期為上一季,且符合篩選條件的資料
去年的資料 每年一月1號寄出建立日期為去年,且符合篩選條件的資料

資料可以選擇以 Excel 檔的形式或是已經上傳的列表頁合併列印格式寄出。

設定匯出的報表檔案名稱以及要將此寄給哪(些)人(E-mail信箱 如有多組請利用","來區隔),並點擊下方儲存設定即可。如需回復至尚未變更時的設定狀態的話,可以點取消修改

寄出的報表只會套用前10000筆符合篩選條件的資料,請仔細選擇時間區間。例如你的表單上有15000筆資料,而你設定的定期寄出報表並沒有套用任何篩選條件,並且選擇時間區間為"所有的資料"的話,只有前面10000筆資料會被匯出成報表。

另外要注意的是,同樣的定期寄出報表的設定(同樣的共通篩選條件時間區間只能有一組設定。因此如果有不同使用者需要一樣的定期報表的話,請選擇更新現有的定期報表並增加收件人即可。

如果要看目前所有已經設定的定期報表,可以點選右上方的瀏覽現有的定期報表

(系統會把你帶到帳號設定中的排程管理來查看現有的定期報表)

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