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合併列印 (以Word/Excel輸出)

合併列印是?

在Ragic中,你可以用合併列印,以特製的Excel或是Word格式下載報表中每一筆獨立的資料。

新增格式

在列表頁或表單頁的工具點選合併列印

你可以下載Ragic根據你表單的設計所建立的Excel範例格式,點選範例格式旁邊的下載即可。(Word檔案沒有提供範例格式,但你仍然可以上傳自己調整好格式的Word檔)

你可以任意修改合併列印的格式。想要的話可以在你的格式上刪除某些欄位,當然也可以重複欄位的值。要加上欄位值的時候只要記得加上

<<欄位名稱>>
即可。而要是欄位值是在子表格當中的話,你可以在某一列寫上
#欄位名稱#

在下方的範例中,我們用Excel來編輯格式,但基本上你可以用任何試算表軟體來編輯,只要他們可以存成.xls檔就可以。

要是你需要的是文字文件的話,你可以利用像是Word的文字編輯軟體來修改你的格式。編輯欄位值的方法就如同上面一樣,新增或刪除 <<欄位名稱>> ,但要注意的是 Word並不支援子表格,所以如果您要合併列印的資料是包含子表格的資料的話,請用Excel來做合併列印。

在你設計完格式之後,在表單中的合併列印點選新增格式來上傳這份格式。

你必須為上傳的格式命名,然後也別忘記點選上傳來儲存格式。

想上傳多少範例格式都沒有問題!

一頁中包含多筆資料

合併列印預設輸出時是一頁一筆資料,但有時候為了節省資源你可能希望將多筆資料印在同個頁面上,例如:製作通訊錄、標籤或名片等等,可以運用Word合併列印格式(Excel格式不支援一頁包含多筆資料)來做到。透過<<欄位名稱或ID~~1>><<欄位名稱或ID~~2>>以此類推,在格式中預先設定好一頁要有幾筆資料。

再根據該格式下載資料後,就能做到將多筆資料輸出在同一頁面上了。

但要注要上傳的合並列印範本僅限一頁,超過一頁的範本會無法正常執行。

根據上傳格式下載報表

點選你報表名稱旁邊的合併列印按鈕。

接著設定根據上傳的格式自訂下載資料的筆數及要分成多個檔案(壓縮成Zip檔)一份檔案(多個頁籤)

根據上述範例所建立的單張報表看起來就會像這樣:

自訂的Excel格式

自訂的Word格式

將簽核流程紀錄加入合併列印

在預設的範例格式Excel檔案中,合併列印主要包含文件本身的格式內容(即主表格與子表格的欄位),這份文件若設有簽核流程,右下方的簽核紀錄並不會自動附在範例檔案格式中。如果你希望將簽核流程紀錄也加入在合併列印中,可以在修改格式檔案時,在希望填入值的欄位中,加上變數符號,就可以將簽核記錄加在列印檔案中。接著一樣依照前述流程上傳格式檔案、下載報表即可。以下為簽核流程相關的格式變數與其對應的結果。

格式(變數) 顯示結果 備註說明
#{{APPROVAL_STATUS}}# 簽核的狀態 如果是代理人同意或拒絕的話會有(代理)字樣
#{{APPROVAL_DATE}}# 簽核的日期 只有簽核的狀態是同意時會被載入
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 簽核者的名稱
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 簽核者在個人設定中的簽名圖檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 簽核者的E-mail

範例:若要將一筆銷售訂單中的簽核紀錄加入合併列印格式中,原本的表單如下。

首先下載範例格式如下。

接著手動加入簽核流程的欄位(這裡選擇加入簽核狀態、簽核人、E-mail),然後將此檔案上傳。

最後可列印的Excel文件就會出現設定好的簽核欄位資料。

參數格式與其對應結果列表

目前合併列印可用的格式(參數)與對應的結果主要如下。

格式(參數) 對應結果
<<欄位編號>> 該欄位值,如果表單中有重複的欄位名稱請使用欄位編號
<<欄位名稱>> 該一般欄位值
#欄位名稱# 該子表格欄位值
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 簽核者的名稱
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 簽核者在個人設定中的簽名圖檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 簽核者的E-mail
#{{APPROVAL_STATUS}}# 簽核的狀態
#{{APPROVAL_DATE}}# 簽核的日期
<<RECORD_LINK>> 該筆資料的網址

教學影片!

快來跟著下方的影片一步一步學習!

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