資料建立者在資料創建後本來就可以閱覽、修改資料，但是有些使用者並沒有權限閱覽表單中他人建立的資料，要讓他們可以存取某些特定資料，只要在新增的選擇使用者欄位中勾選給予選取的使用者這筆資料管理權限。
並將資料指派給指定使用者後，他們就可以存取了。
如果已經把客戶加成外部使用者的話，也可以利用這個方法將一筆訂單資料指派給該客戶！(客戶在這張表單應該要是 問卷式使用者，有需要的話，還可以針對問卷式使用者做進階的權限設定，例如不可修改及不可新增)
你也可以指派一筆資料給使用者群組，在輸入型態的地方選擇選擇群組。這樣就可以在這個欄位選擇群組，如果勾選給予選取的群組這筆資料管理權限，則被選取的群組會與建立此筆資料的人一樣擁有管理此筆資料的權力。勾選通知被指派群組成員的話，群組成員就會收到指派通知信。
被指派的群組在 i會以@群組名稱顯示
使用者在表單的存取權限為問卷式使用者，當你將這筆資料指派給他時，他就可以看見並修改那筆資料。
使用者在表單的存取權限為佈告欄式使用者，當你將這筆資料指派給他時，他就可以修改那筆資料。
取消使用者或是使用者群組的指定，只要在指定的欄位刪除即可。
有需要的話，也可以透過 i 來編輯這筆資料的管理者。
要看所有的資料管理者的話，可以點開右下角的i圖示。
並且可以在這邊編輯這筆資料管理者的列表，按管理者Email旁的 x 即可移除該使用者/群組這筆資料管理者的權限。
資料的建立人在一開始就會被列為這筆資料的管理者，一旦被移除過後，這筆資料的管理者就只會剩下被指派的人或群組。
