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新增內部使用者

管理帳號內的使用者

在Ragic上你可以從帳號設定來管理使用者。

將滑鼠移到頁面右上方的帳號首頁,然後點選帳號底下的使用者

或是點選開始頁籤的帳號設定進入管理使用者頁面

使用者查詢會列出在你帳戶內的所有使用者。

新增使用者

點選新增建立新的使用者,並且輸入使用者資訊。

當使用者的資訊儲存後,Ragic會自動送出邀請信給新使用者登入系統,使用者可以從收到的邀請信中的連結來設定密碼並進入資料庫。

重送邀請信

如果想要重新寄送邀請使用者加入資料庫的信件,可以按右下方的重送邀請信按鈕。

自訂認證信

除了Ragic的預設認證信內容外,你也可以透過自訂認證信的方式客製化你的認證信內容。

你可以在開始頁籤>帳號設定>使用者裡面找到如下圖的動作按鈕。

在彈出視窗中,你可以使用HTML語法或是我們提供的參數進行編輯。

自訂認證信的參數列表

變數 敘述
{{AP_NAME}} 您的Ragic帳號名稱
{{SHEET_NAME}} 表單名稱
{{TITLE_FIELD}} 標題欄位名稱
{{TITLE_VALUE}} 標題欄位的欄位值
{{USER_NAME}} 寄件者名稱
{{RECORD_ID}} 資料的編號,查看詳細說明
{{RECORD_LINK}} 資料的連結
{{RECORD_SUMMARY}} 資料的摘要
{{欄位 ID}} 指定欄位的欄位值。例如:想顯示「客戶名稱」欄位,而客戶名稱欄位編號為 1001001,則可設定參數為{{1001001}}。
{{欄位名稱}} 指定欄位的欄位值。例如:想顯示「客戶名稱」欄位,則可設定參數為{{客戶名稱}}。
{{USERNAME_FIELD ID}} 指定選擇使用者欄位的使用者名稱,不支援子表格欄位
{{USERNAME_FIELD NAME}} 指定選擇使用者欄位的使用者名稱,不支援子表格欄位
{{GROUPUSERS_FIELD ID}} 指定選擇群組欄位的使用者 email 列表,不支援子表格欄位
{{GROUPUSERS_FIELD NAME}} 指定選擇群組欄位的使用者 email 列表,不支援子表格欄位
{{COMPANY_NAME}} 公司設定中的公司名稱,私有主機版會顯示為「他們」,其他版本若有設定則顯示公司名稱,無則使用資料庫帳號名稱
{{COMPANY_NAME_SUFFIX}} 公司設定中的公司名稱所有格,若為私有主機版、未設定或是設為中文名稱則無效

備註:如果你有多個欄位使用同樣的欄位名稱,請使用{{FIELD ID}}進行參照。

編輯內容時可以用預覽按鈕確認編輯是否正確。如果想要從頭開始編輯或是使用Ragic的預設信件內容,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。而按下「重新寄送認證信」後,系統就會套用您所設定的模板再寄送一封信件給指定的使用者。

如你希望此模板可以套用到未來所有送出的新增外部使用者認證信,請點選「將這封信件儲存為範本」。請特別留意,目前Ragic寄給內部使用者以及外部使用者的認證信,都會使用這個認證信模板

使用者表單頁面

當你儲存一個使用者資訊後,使用者的資料將會顯示在系統內的使用者列表頁及表單頁面。如果你需要額外的資料欄位,你可以更改使用者頁面的表單設計,但千萬不要將預設欄位更改移動或是刪除

幫使用者重設密碼

當你必須幫使用者重新設置密碼時,請至此使用者的使用者頁面右下方有動作步驟欄, 點選"重新設置密碼"的選項

如果你已經設定公司預設密碼,使用者將需要用此組密碼登入,登入後將會有重置新密碼的頁面跳出。如果沒有預設的公司密碼,密碼將會是0000

幫使用者更改E-mail

當你必須幫使用者變更E-mail時,你可以進入該名使用者的使用者頁面,並點選更改E-mail的動作按鈕。

在彈出視窗中填寫欲變更的網址並儲存送出。當使用者的資訊儲存後,Ragic會自動送出包含暫時性密碼的認證信至e-mail給新使用者登入系統,使用者登入Ragic後便可以更改他們的密碼。

資料管理者權限轉移

當因為有使用者離職或是職務調動而需要將該使用者的資料管理權限(在表單是管理者、問卷式或佈告欄式權限的資料填寫者、被指派的資料)轉移給另一名使用者時,就可以透過資料管理者權限轉移的動作按鈕。

點擊按鈕後,再選擇要將該名使用者的權限轉移給哪位使用者(不可轉移給外部使用者)。

注意:轉移權限之後,原本的使用者就會喪失這些資料的管理權限。

使用者權限

當你在為新增的使用者選擇使用者群組時,可以考慮一下在你建立的每張表單中,設定你想要賦予這位使用者的使用權限。你也可以在每一張表單中為每個使用者群組設定不同的存取權限

藉由將使用者加入不同的使用者群組內,並在不同表單設定其存取權限,能確保每個使用者在不同表單內能有對應的存取權限。如果將同一個使用者加入不同的使用者群組,其權限將會以最廣的存取權限來做為目前權限。

使用者停權

狀態被改為中止的使用者,將無法登入及存取此資料庫中的所有資料。常用在有員工離職的例子上,我們推薦的作法是將離職員工的使用者帳戶停權,這樣一來,能夠繼續保留該使用者的資料。不建議直接刪除使用者,因為這樣將會失去使用者的資料。

狀態 -> SUSPENDED

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