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多版本工作表

複製工作表

如果同一筆資料,不同部門的人可以看到的內容(欄位)不太一樣的話,你就可以利用多版本表單來設計。

透過建立不同版本的表單但共享資料,來讓不同使用者群組看到不同版本的工作表。

若要建立兩個版本的工作表,首先將滑鼠移到表單上,再點選小箭頭標示後會有一個小選單,選擇複製工作表

或是在設計模式下,點選表單工具,並選擇連結工作表下的多版本工作表

新表單的資料與原始表單連結打勾後(預設是打勾的),點選複製工作表按鈕。

請注意 如果沒有打勾,就只是複製表單框架,複製的表單會有根源表單設計相同、但不不含、共享原表單資料的工作表,之後這兩個工作表資料也不會連動。 除了單張表單複製設計框架以外,如果是要複製整個頁籤之下所有表單的設計,可以參考這篇說明

Ragic會建立有完全相同名稱、欄位、資料的第二個工作表。這兩個工作表會在資料庫同步資料,因此當你在其中一個工作表輸入一個新的資料時,會在另一個工作表中顯示。由於多版本表單是共享欄位(有相同的欄位id),所以他是共享資料的狀態,所有的資料編輯還有刪除都會反應在兩個工作表中。

如果針對相同的欄位,調整欄位的種類設定或是連結的話,也會同步設計到其他多版本工作表,因為他們是同一個欄位(相同的欄位id)。

但是從另一方面來說,你在其中一個工作表所做的設計改變,例如修改欄位名稱、樣式設計、排版設計或是一些屬性設計像是必填、隱藏等,將不會反應在另一個工作表。這個特色非常的實用,因為你可以在其中一個工作表刪除某個欄位來保持資料隱密性,但是還是會在另一個工作表格保有資料。你也可以為此建立一個固定的篩選工具,更多資訊在自訂搜尋與固定篩選

設定好工作表必要的內容以後,接下來你可以在左上方的設計模式下設定存取權限。你也可以將兩個表單設定不同的存取權限給不同使用者群組。

讓不同使用者以不同的方式看到資料庫,這樣一來管理起來會非常便利。下列範例是兩個版本的員工清單,一份是HR部門使用,另一份是給IT部門使用。

點選此處放大

點選此處放大

多版本工作表在這個情況下也是相當方便的,當你有著龐大的資料內容在單一的表單中時,也可以只顯示特定欄位在另一個列表頁。

新增欄位或子表格到各版本工作表

如果你在其中一張多版本表單新增欄位或子表格,同時也想要將新的欄位或子表格加到其他多版本表單的話,可以直接進入要新增此欄位或子表格的其他版本表單設計模式,點選 表單工具 並從 連結工作表 下可以查看表單現有的連結。在多版本工作表下會看到其他版本的表單名稱,點一下已經新增欄位或子表格的那張表單名稱。

以拖拉的方式新增欄位或子表格至這張表單。

要記得,依據表單的權限設定,只要是有權限的使用者都會看到你所新增的欄位。

轉換畫面到資料的另一個版本

在多版本表單中,可以藉由新增動作按鈕來幫助你簡單地轉換到另一個版本的同一筆資料畫面中。

你可以在表單頁的設計模式下,點選 表單工具連結工作表下查看你製作了哪些多版本表單,點選你想要轉換畫面的表單旁的小齒輪,這樣就可以建立連到其他版本表單的同一筆資料按鈕了!

點擊小齒輪後將會跳出訊息讓你命名動作按鈕。

新增的動作按鈕將會帶你到另一個版本的同一筆資料畫面中。

如果要建立"回到剛剛表單"的按鈕,你可以依據同樣步驟建立。

備註:如果要移除動作按鈕可以參考這篇

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