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更新這張表單欄位值

關於更新這張表單欄位值

當你的工作流程中有些重複性的動作,像是要把結案專案的"狀態"欄位改成“結案”時,你可以藉由”更新這張表單欄位值”的動作按鈕來自動更新欄位值而省下每次都要手動輸入的麻煩。

接著將以”Tickets”這張表單作為範例。藉由設置更新這張表單欄位值動作按鈕,自動更新”Need Action?”這個欄位。

建立更新這張表單欄位值的動作按鈕

首先進入表單頁後,點選設計模式。接著點擊表單工具,從自訂按鈕中找到更新這張表單欄位值

你可以藉由設計動作按鈕一次更新一個以上的欄位值。當需要一次更新多個欄位值時按"+”會新增填入更改欄位值的空格。

欄位選定及設定值填寫完後,按"建立更新這張表單欄位值動作按鈕"。

接著會跳出動作按鈕的命名視窗。

在欄位值標頭的”表單設定”中的”動作按鈕”就可以看到先前設定好的內容。

注意:如果沒輸入任何內容在”設定為這些欄位值”中的話,會將欄位值更新為空值。在按下"建立更新這張表單欄位值的動作按鈕"後會彈出警示訊息,請再次確認是否要更新為空值。

儲存後回到檢視模式可以看到設定好的動作按鈕在表單頁的右下方,點選設定好的動作按鈕即可更新該欄位值。

透過動作按鈕更新的值也會被記錄在"i"中。

當你想要將同一個欄位更新為不同值時,可以設置多個”更新這張表單欄位值”動作按鈕。例如範例中的"Need Action?"欄位,你可以用不同按鈕將其更新為"Y"或"N"。

進階設定:新增一筆子表格資料

當你在子表格有常用的輸入動作時,你可以在進階設定中勾選:新增一筆子表格資料,來把這個過程變成一個動作按鈕加快使用者輸入資料的速度。

範例:

一個滑雪場每天都會有需要租借裝備的需求,而且通常每個客人需要借的東西都是固定且類似的。

此時就可以利用這個功能來設定,設定好各個要填的欄位以及值以後記得在進階設定勾選"新增一筆子表格資料"。

然後記得點選建立更新這張表單欄位值動作按鈕輸入動作按鈕名稱以及儲存

之後新增資料時就可以直接用按鈕快速新增子表格資料了。

如果有多個類似的流程的話,可以建立多個按鈕並且利用合併按鈕來快速一次執行子表格新增多筆資料。

用按鈕新增完後可以再根據不同狀況微調表單資料。

進階設定:修改所有的子表格資料

有時候我們會有需要一次修改子表格裡的多筆資料的需求,

例如:將出貨單裡所有品項出貨後,將所有品項的出貨狀態改成:出貨中。

你可以利用更新這張表單欄位值的功能來達到這個目的。

在設定更新這張表單欄位值的按鈕時先設定好要把子表格資料修改的值,

然後點選 "進階設定" -> "修改所有的子表格資料"。

然後記得點選建立更新這張表單欄位值動作按鈕,輸入動作按鈕名稱以及儲存。

之後點選"將全部品項出貨"按鈕後就可以一次將子表格所有品項的出貨狀態改成"出貨中"了。

進階設定:套用子表格篩選條件

如果我們只想修改子表格中符合條件的資料,而不是全部子表格資料,就可以透過這個功能。例如:報價單中客戶最終只想購買部分商品,因此只需要拋轉部分商品,並且希望只更新欲拋轉資料的狀態。

你可以在修改所有的子表格資料的設定中進一步勾選套用子表格篩選條件,並設定條件。

點選建立的按鈕就能夠只更新符合條件的子表格資料。

支援的更新值變數

以下是支援的更新值變數,在設定更新這張表單欄位值的動作按鈕時,除了填固定的欄位值以外,你也可以利用以下變數來當做更新的值,例如執行動作按鈕的使用者、執行動作按鈕的日期或現在時間。

變數 填入的資訊
{{USER}} 執行此動作按鈕的使用者信箱
{{USERNAME}} 執行此動作按鈕的使用者名稱
{{TODAY}} 更新的日期 (如果沒有在公司設定中自定時區的話,預設時區為 UTC+0 )
{{NOW}} 更新的時間 (如果沒有在公司設定中自定時區的話,預設時區為 UTC+0 )
{{$SEQ}} 搭配修改所有子表格的資料來重設子表格中的序號列,詳細作法請參考這篇
{{$SEQ_FILTERED}} 搭配修改所有子表格的資料套用子表格篩選條件來重設子表格中指定欄位值的序號。

動作按鈕的移除及附加設定

關於移除動作按鈕可以參考這篇

或是要針對動作按鈕做附加設定的話,例如限制使用使用動作按鈕的權限等,可以參考這篇說明

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