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合併列印 (以Word/Excel輸出)

合併列印是?

在Ragic中,你可以用合併列印,以特製的Excel或是Word格式下載報表中每一筆獨立的資料。

新增格式

在列表頁或表單頁的工具點選合併列印

你可以下載Ragic根據你表單的設計所建立的Excel範例格式,點選範例格式旁邊的下載即可。(Word檔案沒有提供範例格式,但你仍然可以上傳自己調整好格式的Word檔)

你可以任意修改合併列印的格式。想要的話可以在你的格式上刪除某些欄位,當然也可以重複欄位的值。要加上欄位值的時候只要記得加上

<<欄位名稱>>
即可。而要是欄位值是在子表格當中的話,你可以在某一列寫上
#欄位名稱#

在下方的範例中,我們用Excel來編輯格式,但基本上你可以用任何試算表軟體來編輯,只要他們可以存成.xls檔就可以。

要是你需要的是文字文件的話,你可以利用像是Word的文字編輯軟體來修改你的格式。編輯欄位值的方法就如同上面一樣,新增或刪除 <<欄位名稱>> ,但要注意的是 Word並不支援子表格,所以如果您要合併列印的資料是包含子表格的資料的話,請用Excel來做合併列印。

在你設計完格式之後,在表單中的合併列印點選新增格式來上傳這份格式。

你必須為上傳的格式命名,然後也別忘記點選上傳來儲存格式。

想上傳多少範例格式都沒有問題!

一頁中包含多筆資料

合併列印預設輸出時是一頁一筆資料,但有時候為了節省資源你可能希望將多筆資料印在同個頁面上,例如:製作通訊錄、標籤或名片等等,可以運用Word合併列印格式(Excel格式不支援一頁包含多筆資料)來做到。透過<<欄位名稱或ID~~1>><<欄位名稱或ID~~2>>以此類推,在格式中預先設定好一頁要有幾筆資料。

再根據該格式下載資料後,就能做到將多筆資料輸出在同一頁面上了。

但要注要上傳的合併列印範本僅限一頁而且需上傳於列表頁,超過一頁的範本會無法正常執行。

根據上傳格式下載報表

點選你報表名稱旁邊的合併列印按鈕。

接著設定根據上傳的格式自訂下載資料的筆數及要分成多個檔案(壓縮成Zip檔)一份檔案(多個頁籤)

根據上述範例所建立的單張報表看起來就會像這樣:

自訂的Excel格式

自訂的Word格式

指定欄位值做為檔案名稱

點擊已儲存的範本格式旁邊的齒輪,可以進一步設定下載的檔案名稱要參考什麼欄位值。

將檔案儲存至表單的欄位

若您的表單內有檔案上傳欄位,您可以在列表頁上操作合併列印時於這個視窗選擇儲存合併列印的檔案至該欄位。

接著您合併列印的檔案就會上傳至該欄位。

將簽核流程紀錄加入合併列印

這筆資料若有簽核流程,右下方的簽核紀錄並不會自動附在範例檔案格式中。

如果要將簽核流程紀錄加入在合併列印中,可以在Excel、Word合併列印範本中加入簽核相關變數符號,就可以將簽核記錄加在輸出的檔案中。接著一樣依照前述流程上傳格式檔案、下載報表即可。以下為簽核流程相關的格式變數與其對應的結果。

格式(變數) 顯示結果 備註說明
#{{APPROVAL_STATUS}}# 簽核的狀態 如果是代理人同意或拒絕的話會有(代理)字樣
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# 簽核階層的名稱
#{{APPROVAL_DATE}}# 簽核的日期 只有簽核的狀態是同意時會被載入
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 簽核者的名稱
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 簽核者在個人設定中的簽名圖檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 簽核者的E-mail
#{{APPROVAL_COMMENT}}# 同意/拒絕簽核的理由

範例:若要將一筆銷售訂單中的簽核紀錄加入合併列印格式中,原本的表單如下。

首先下載範例格式如下。

接著手動加入簽核流程的欄位(這裡選擇加入簽核狀態、簽核人、E-mail),然後將此檔案上傳。

最後可列印的Excel文件就會出現設定好的簽核欄位資料。

參數列表

目前合併列印可用的格式(參數)與對應的結果主要如下。

格式(參數) 對應結果
<<欄位編號>> 該欄位值,如果表單中有重複的欄位名稱請使用欄位編號
<<欄位名稱>> 該一般欄位值
#欄位名稱# 該子表格欄位值
<<$USERNAME>> 執行的使用者名稱
<<$USERID>> 執行的使用者信箱
<<$DATE>> 執行的日期
<<$DATETIME>> 執行的日期及時間
<<RECORD_LINK>> 該筆資料的網址

針對勾選資料合併列印

選取要執行合併列印的資料範圍時,您也可以直接在列表頁勾選,並點擊大量修改

在合併列印的分頁,選擇要匯出的格式。

檔案名稱參考欄位

選取要將欄位值套用至檔名的參考欄位

於編輯格式右方的齒輪中,在檔案名稱參考欄位下拉選單中選取:

此功能僅適用於表單頁合併列印格式,下載方式中一份檔案(多個頁籤)多個檔案(壓縮成一個 Zip 檔)

選擇一份檔案(多個頁籤)會將所選欄位值套用至頁籤:

選擇多個檔案(壓縮成一個 Zip 檔)會將所選欄位值套用至檔名:

*列表頁合併列印格式不支援此功能

列表頁合併列印

您也可以在列表頁上以同樣的動作進行合併列印。只要在列表頁頁面上上傳的格式對應正確的欄位名稱或是編號,列表頁上的資料就會合併列印至您所選擇的Excel或是Word文件。若您在列表頁上進行了篩選或是排序,系統也會依據您所做的設定在文件中產生資料。不過要注意的是在列表頁上傳的格式無法在表單頁進行合併列印

以「台灣職業棒球場」的表單為例:

假設您要把這個列表頁的資料以合併列印的方式輸出至Excel,您得先在Excel依照在Ragic的列表頁的欄位來設定格式並且在列表頁頁面上傳。

接著用這個格式進行合併列印後,您的列表頁的資料就會依據格式產生一份Excel檔案。

公式使用

在列表頁進行合併列印的同時,您也可以在上傳格式上設定公式來計算表單頁上的資料。公式的設定格式如下:

<<FORMULA:(在這邊輸入你的公式)>>

你也可以在公式內使用動態式參數來自動選取你所要計算的儲存格。目前支援的兩種動態式參數如下:

{{r}}:自動更換成目前儲存的行。

{{l}}:自動更換成此列的儲存的最後一行。

承接上面的例子,如果你想要知道這些球場的觀眾容納人數是否多於8000人,你可以在你的上傳格式設定這個公式:

<<FORMULA:IF(C{{r}}>=8000, "是","否")>>

當你的格式設定完成後,

就可以合併列印出以下資料。

另外,如果你要計算所有球場的加總容納人數,你可以設定這個公式:

<<FORMULA:SUM(C2:C{{l}})>>

註:在合併列印格式上設定加總公式時,需要將要計算的第一筆資料所在的儲存格加入在公式內。以這個例子來說,就是C2。

當你的格式設定完成後,

就可以合併列印出以下資料。

合併列印權限設定

點擊合併列印格式右側的齒輪就可以設定此格式的使用權限。

教學影片!

快來跟著下方的影片一步一步學習!

補充說明

合併列印設定的版面大小是固定的,不會因為子表格資料而自動改變列高,但你可以參考 Excel 教學,在合併列印後,手動一次調整列高。

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