設計手冊
設計手冊
完成 Ragic 註冊後，就可以開始建立屬於你的資料庫了。本文將說明建立資料庫的步驟、各功能的導覽，以及資料庫建立後的實際應用。
整個流程分為三個階段：資料庫建置 → 優化與維護 → 資料應用。
第一階段：資料庫建置：是整個流程的起點，涵蓋建立表單、設定欄位、連結多張表單，到新增使用者、設定權限、設定自動化流程，最後透過匯入資料正式啟用系統。
第二階段：優化與維護：是資料庫上線後的持續工作。Ragic 支援隨時調整表單設計，這個階段將說明如何優化操作流程、改善使用體驗，以及系統管理者需要掌握的各項管理工具。
第三階段：資料應用：則是讓資料庫發揮更大價值的階段，包含報表分析、資料分享、多種格式的資料輸出，以及與外部系統的整合串接。
以上為建議的參考流程，各階段之間並非嚴格區隔，實際操作時可依據需求彈性調整，例如在建置階段即可同步進行優化設定。
1. 基本概念
在確認需求並決定要建立哪些表單後，建議先了解以下基本概念：
2. 建立表單
了解基本概念後，就可以開始設計表單。建立方式可以參考建立新的 Ragic 表單章節。
3. 欄位設定
Ragic 提供多種欄位種類，協助更有條理地整理資料，例如：上傳圖片或檔案、自動產生欄位編碼。
除了基本欄位外，也可使用子表格，在同一筆記錄中管理多筆明細資料。
4. 表單版面調整
完成欄位設定後，可進一步調整表單版面，或新增敘述欄位、插入圖片，以美化表單並使整體畫面更清楚易讀。
也可以加入表單說明，協助使用者更快速理解表單的填寫方式。
5. 公式應用
欄位支援套用公式，應用範圍包含：數值運算、日期與時間公式、字串公式、條件公式等等。
6. 進階欄位設定
還可以在欄位進行其他設定，以提升資料填寫的效率與正確性，包括：
7. 還原設計
若在設計過程中需要還原設定：
在建立多個表單後，可以透過連結不同表單讓資料在表單間保持同步，使資料庫運作更加完整、提升資料一致性與管理效率，實現紙本表單與 Excel 無法做到的管理方式。
1. 連結與載入
在 Ragic 中，主要透過連結欄位與載入欄位來連結表單。當使用者在一個表單選擇另一個表單的資料時，系統會自動帶入相關資訊，例如名稱或聯絡方式，減少重複輸入並降低錯誤。此外，也可以設定動態篩選條件，依據目前表單的欄位值過濾可選資料，例如依會員等級只顯示對應的會員資料，讓選擇更精準。
2. 多版本表單
透過多版本表單，可以讓不同使用者看到不同的欄位內容。例如對外通訊錄與內部人事資料共用同一份資料來源，但依照權限呈現不同資訊，兼顧資料共用與存取控管。
3. 子表格產生新表單
子表格適用於一對多的資料結構，但在需要進行報表分析或跨表單應用時，可以將子表格轉換為獨立表單，方便後續管理與使用。
4. 參照子表格
透過參照子表格，可以將其他表單的資料嵌入目前表單中，例如在客戶資料中直接查看相關的訂單紀錄，快速整合相關資訊。
資料庫建立後，需要先將使用者加入系統，才能開始協作並使用表單進行資料輸入與管理。在 Ragic 中，使用者主要可分為以下兩種類型：
1. 內部使用者
指公司或組織內部的員工或成員，可依權限設定使用表單與相關功能，進行資料的新增、修改與檢視。內部使用者的數量限制依訂閱方案而定，詳情請參考價目表。
2. 外部使用者
指不屬於公司或組織，但需要使用系統進行資料操作的對象，例如客戶、經銷商或合作夥伴。外部使用者需登入 Ragic 帳號使用，通常不受人數限制，但在權限上會有部分限制。
新增使用者後，需要進一步設定使用者群組，將使用者分類管理，以便後續統一設定與控管相關權限。
新增表單與使用者後，即可針對不同表單與使用者設定存取權限，以確保工作分工清楚，並避免跨部門誤用或誤編資料。
1. 存取權限
Ragic 提供三種層級的存取權限設定，可依據不同使用者的角色與需求，靈活控管資料庫的存取範圍。
(1) 資料庫層級權限：決定由哪些使用者負責管理整體系統的使用與維護，包含兩種角色：
(2) 表單層級權限：可針對不同使用者設定各表單的存取權限，例如僅可檢視、可修改或可新增資料等，讓不同使用者在各表單中擁有不同的操作權限。
(3) 欄位層級權限：可針對單一欄位設定存取權限，控制不同使用者是否能檢視或編輯特定欄位內容。
2. 資料權限
在新增資料時，可透過指派功能指定資料管理者，或透過傳閱功能讓相關使用者取得該筆資料的檢視權限。
3. 功能權限
透過功能權限設定，可針對系統功能進行控管，限制不同使用者僅能使用被授權的功能範圍。
完成表單與權限設定後，就可以依據實際工作流程，設定相關功能，提升作業效率並簡化操作。
1. 簽核設定
可建立簽核流程，讓資料依照設定交由相關使用者進行簽核。
2. 自訂按鈕
可透過自訂按鈕快速執行常用操作，提升作業效率，常見功能包括：
3. 通知設定
可透過通知設定，在特定條件下自動發送通知，例如資料新增、修改或完成簽核時，透過 Email、SMS 或 LINE 通知相關人員，讓流程更即時。
4. 資料輸入規則設定
除了流程設定外，也可透過相關功能提升資料填寫的正確性與使用體驗：
完成表單、使用者、權限與流程設定後，即可開始輸入資料，正式啟用資料庫。建議同時提供其他使用者參考使用手冊，協助快速上手。
1. 資料匯入
若已有既有資料，可透過匯入功能將資料匯入表單，或上傳檔案由 Ragic AI 協助建立資料；也可設定定期從網址匯入，讓資料自動保持更新。
2. 工作項目與行事曆
除了資料輸入外，也可使用工作項目與行事曆功能管理日常工作與時間安排。工作項目用於追蹤待辦事項，行事曆則協助掌握重要排程與事件，讓資料庫同時兼顧資料管理與工作管理。
Ragic 的一大特點是可以依據實際使用情境與流程變化，隨時調整表單設計。當資料庫使用一段時間後，若發現操作不順或流程需要調整，都可以直接修改表單，持續改善整體使用體驗。
1. 表單結構調整
可在使用過程中持續調整表單結構。若原始表單新增了欄位，可透過新增原始表單欄位功能將欄位同步加入相關的延伸表單（由子表格產生的新表單）或參照子表格中，確保資料結構一致。
2. 流程優化
3. 資料輸入與操作優化
4. 資料瀏覽與搜尋優化
隨著表單欄位與資料量增加，可透過以下方式改善瀏覽與搜尋體驗：
完成資料庫建置與日常使用後，可透過以下功能進行系統層級的設定與維護。
1. 公司設定與客製化
2. 資料庫管理功能
隨著表單與資料增加，管理者可透過以下功能檢視與調整資料庫運作狀態（依不同方案，部分功能可能無法使用）：
資料累積後，可以透過 Ragic 提供的多種分析工具，協助掌握整體營運狀況與趨勢。
1. 報表功能
Ragic 提供多種類型的報表，可依不同需求選擇合適的方式來統計與分析表單資料，並可將報表設定儲存下來，方便後續直接使用。
2. 表單內嵌圖表
可在表單中直接插入小圖表，呈現即時的圖表分析結果，例如在訂單資料旁顯示各業務接單及銷售額的圓餅圖、訂單金額的成長趨勢圖或分店營業額比例等，讓資料分析更直覺。
3. 其他分析方式
詳細說明可參考報表在 Ragic 中可能的形式文章。
在資料建立與管理完成後，可透過以下方式進行資料分享與應用：
1. 分享資料
2. 分享表單
可依需求將資料匯出或轉換為不同格式，方便進一步使用或分享：
1. 行事曆同步
支援行事曆同步，可將 Ragic 中的資料與外部行事曆連動，方便統一管理排程與重要事件。
2. 串接外部服務
可透過 Zapier、Make、IFTTT、n8n 等工具串接外部服務，並可與 SQL 資料庫、Google Looker Studio 及 SurveyCake 等系統整合使用。
3. 客製化程式串接
若有更進階的整合需求，可透過 Javascript 工作引擎 或 HTTP API 與外部系統進行客製化整合。
感謝您的寶貴意見！
