Révision d'entrée

Qu'est ce que la révision d'entrée?

Vous pouvez utiliser le type de champ Relecteur pour désigner des utilisateurs chargés de revoir certaines entrées.

Les utilisateurs concernés recevront une notification.

Une notification apparaîtra également dans leurs tâches.

Après avoir ouvert l’entrée, une coche verte et l’heure de lecture s’affichent automatiquement.

Remarque :

Cette fonctionnalité envoie une notification uniquement la première fois, lorsque des utilisateurs sont sélectionnés dans le champ Relecteur et que l'entrée est enregistrée. Si l'entrée est ensuite modifiée, le système n’enverra pas automatiquement de nouvelles notifications aux réviseurs. De plus, cette fonctionnalité est destinée aux utilisateurs qui ont déjà accès à l'entrée. Si un réviseur ne dispose pas de droits d’accès suffisants, il recevra tout de même une notification et une tâche de révision, mais ne pourra pas accéder à l'entrée. Si vous souhaitez que les utilisateurs continuent de recevoir des notifications de mise à jour ou que vous souhaitiez leur accorder des droits de gestion sur l'entrée, utilisez plutôt Attribuer et assurez-vous qu’ils ont activé les paramètres de notification correspondants dans la feuille.

Définir une entrée comme étant à réviser

Configurez un champ de type relecteur dans votre feuille, ou créez un champ de sélection d'utilisateur et cochez l’option Inviter un utilisateur à examiner cet enregistrement.

Remarque : lorsque vous utilisez un champ Réviseur dans une sous-table, le système envoie la notification de révision pour l'ensemble de l'entrée aux utilisateurs indiqués dans la sous-table. Si l'option "Définir l'utilisateur sélectionné comme gestionnaire de l'entrée" (identique à Attribuer) est sélectionnée, les utilisateurs ne seront pas désignés comme gestionnaires de l'entrée au sein de la sous-table. Pour plus de détails, veuillez consulter cette page.

Par défaut, tous les utilisateurs qui ont accès à une feuille peuvent être désignés comme relecteurs de cette même feuille. Si nécessaire, vous pouvez définir un groupe spécifique, comme le groupe "Ventes" pour limiter la sélection aux membres de ce groupe.

Vous pouvez également désigner plusieurs relecteurs en cochant l’option Sélection multiple.

Modèle d'e-mail personnalisé

Vous pouvez personnaliser le sujet et le contenu de votre e-mail de notification.

Dans les paramètres de Modèle d'e-mail personnalisé, ous pouvez saisir du texte ou utiliser les variables prises en charge pour concevoir le modèle. Pour plus de détails sur les paramètres, veuillez consulter cet article.

Remarque : les variables ne peuvent pas être appliquées à un seul champ de sous-table. Elles peuvent uniquement afficher les données de tous les champs de la sous-table. Pour plus de détails, veuillez consulter cette page.

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