Planification des rapports

La fonctionnalité Planifier un rapport est un outil précieux pour l'envoi automatique par e-mail de rapports contenant les enregistrements d'une feuille spécifique à intervalles réguliers. Cette option est particulièrement utile pour, par exemple, suivre les ventes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles de votre entreprise.

Pour planifier un rapport, allez dans Outils dans la page liste de votre feuille et sélectionnez Planifier un rapport dans la section Rapports.

Une fenêtre pop up s'affichera. Vous pouvez choisir de planifier un nouveau rapport ou modifier un rapport planifié.

Ensuite, configurez les éléments suivants :

Fréquence d’exportation des rapports

Vous pouvez définir une fréquence fixe pour l’exportation des rapports et choisir un "intervalle de temps" pour les enregistrements à exporter.

Les fréquences disponibles sont les suivantes :

Exportation des enregistrements filtrés

Vous pouvez exporter les enregistrements en utilisant une vue partagée, ou exporter tous les enregistrements sans appliquer de vue partagée.

Fichiers exportés

Vous pouvez télécharger le rapport au format .xlsx, ou l’exporter dans un modèle existant de publipostage de page liste, puis nommer le fichier.

Remarque : si vous exportez au format ".xlsx", le fichier exporté inclura tous les champs affichés sur la page de liste (à l’exception des champs masqués) et ne sera pas soumis aux droits d’accès au niveau des champs. Les champs exportés ne peuvent pas être personnalisés séparément. Si vous avez besoin de personnaliser les champs exportés, veuillez utiliser le format Publipostage de page liste à la place.

Définir les adresses email des destinataires

Saisissez la ou les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer le rapport, en utilisant une virgule [ , ] pour séparer plusieurs adresses. Si vous souhaitez inclure tous les utilisateurs d’un groupe spécifique, vous pouvez utiliser la variable {{GROUPUSERS_NomDuGroupe}}. Par exemple, pour envoyer le rapport à tous les utilisateurs du groupe RH, saisissez : {{GROUPUSERS_RH}}. Vous pouvez combiner des adresses e-mail et des variables de groupe, par exemple : Simple@gmail.com,{{GROUPUSERS_Commercial}}.

Remarque : chaque envoi peut avoir au maximum 50 destinataires.

Modifier un rapport planifié

Si un rapport planifié existe déjà, vous pouvez choisir de le modifier ou de le supprimer.

Vous pouvez également suspendre (ou activer) l’envoi du rapport, ou déclencher un envoi immédiat.

Cliquez ensuite sur Enregistrement du rapport ou Annuler les modifications si vous souhaitez encore ajuster les paramètres.

Vous pouvez planifier des rapports comportant jusqu’à 5 000 enregistrements par feuille. Veuillez noter que si la feuille contient plus de 5 000 enregistrements et que vous choisissez d’envoyer "tous les enregistrements", tle système n’enverra que les 5 000 premiers. Il est donc essentiel de bien sélectionner l’intervalle de temps approprié.

Il ne peut y avoir qu’un seul rapport planifié pour les mêmes critères. Ainsi, si plusieurs utilisateurs ont besoin du même rapport, il faut modifier le rapport existant et y ajouter d’autres destinataires.

Pour consulter tous les rapports planifiés de la feuille, cliquez sur Voir les rapports planifiés en haut à droite de la fenêtre pop-up. Vous serez alors redirigé vers la page Planification de tâches.

Heure d'exécution

Le système exécutera le rapport plannifié en fonction du paramètre Heure d'exécution par défaut des tâches planifiées dans vos paramètres d'organisation.

Pour modifier l'heure d'exécution, vous pouvez la modifier dans la plannification des tâches.

Veuillez noter que si vous configurez un rapport plannifié puis modifiez l'Heure d'exécution par défaut des tâches plannifiées dans les paramètres d'organisation, le rapport plannifié précédemment enregistré ne sera pas mis à jour. Vous devrez l'ajuster directement dans Plannification de tâches.