Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
La fonctionnalité Planifier un rapport est un outil précieux pour l'envoi automatique par e-mail de rapports contenant les enregistrements d'une feuille spécifique à intervalles réguliers. Cette option est particulièrement utile pour, par exemple, suivre les ventes hebdomadaires, mensuelles ou annuelles de votre entreprise.
Pour planifier un rapport, allez dans Outils dans la page liste de votre feuille et sélectionnez Planifier un rapport dans la section Rapports.
Une fenêtre pop up s'affichera. Vous pouvez choisir de planifier un nouveau rapport ou modifier un rapport planifié.
Ensuite, configurez les éléments suivants :
Vous pouvez définir une fréquence fixe pour l’exportation des rapports et choisir un "intervalle de temps" pour les enregistrements à exporter.
Les fréquences disponibles sont les suivantes :
| Fréquence | Enregistrements exportés et moment d’envoi |
|---|---|
| Chaque jour | Configurez sur "Chaque jour" pour envoyer "tous les enregistrements", "les enregistrements d'aujourd'hui" ou "les enregistrements d'hier". |
| Chaque semaine | Configurez sur "Chaque semaine" pour envoyer "tous les enregistrements", "les enregistrements de cette semaine", ou les "enregistrements de la semaine dernière" tout en choisissant le jour de début de la semaine. |
| Chaque mois | Configurez sur "Chaque mois" pour envoyer "tous les enregistrements","les enregistrements de ce mois" ou "les enregistrements du mois dernier, à une date précise ou au dernier jour du mois. |
| Chaque trimestre | Configurez sur "Chaque trimestre" pour envoyer "tous les enregistrements", "les enregistrements de ce trimestre" ou "les enregistrements du trimestre dernier", à une date spécifique du trimestre. |
| Chaque année | Configurez sur "Chaque année" pour envoyer "tous les enregistrements", "les enregistrements de cette année" ou "les enregistrements de l'année dernière", à une date précise de l’année. |
Vous pouvez exporter les enregistrements en utilisant une vue partagée, ou exporter tous les enregistrements sans appliquer de vue partagée.
Vous pouvez télécharger le rapport au format .xlsx, ou l’exporter dans un modèle existant de publipostage de page liste, puis nommer le fichier.
Saisissez les adresses e-mail auxquelles envoyer le rapport, en les séparant par des virgules “,” . Chaque envoi peut avoir au maximum 50 destinataires.
Si un rapport planifié existe déjà, vous pouvez choisir de le modifier ou de le supprimer.
Vous pouvez également suspendre (ou activer) l’envoi du rapport, ou déclencher un envoi immédiat.
Cliquez ensuite sur Enregistrement du rapport ou Annuler les modifications si vous souhaitez encore ajuster les paramètres.
Vous pouvez planifier des rapports comportant jusqu’à 5 000 enregistrements par feuille. Veuillez noter que si la feuille contient plus de 5 000 enregistrements et que vous choisissez d’envoyer "tous les enregistrements", tle système n’enverra que les 5 000 premiers. Il est donc essentiel de bien sélectionner l’intervalle de temps approprié.
Il ne peut y avoir qu’un seul rapport planifié pour les mêmes critères. Ainsi, si plusieurs utilisateurs ont besoin du même rapport, il faut modifier le rapport existant et y ajouter d’autres destinataires.
Pour consulter tous les rapports planifiés de la feuille, cliquez sur Voir les rapports planifiés en haut à droite de la fenêtre pop-up. Vous serez alors redirigé vers la page Planification de tâches.
