Guide de design
Guide de design
Vous pouvez configurer un rappel de soumission de formulaire afin d’inviter les utilisateurs à compléter une feuille de manière régulière ou ponctuelle, par exemple pour des objectifs trimestriels, des rapports de travail hebdomadaires ou des formulaires d’inscription à des événements. Le système envoie automatiquement des rappels en fonction des dates d’échéance configurées et des plannings de répétition, et suit le statut de soumission de chaque utilisateur.
Remarque : les utilisateurs disposant d’un accès Administrateur à la feuille peuvent configurer cette fonctionnalité. Les utilisateurs avec d’autres niveaux d’accès recevront uniquement les rappels de soumission et ne pourront pas modifier les paramètres.
Depuis la page liste ou la page formulaire, cliquez sur Outils > Synchro & Notifier > Rappel de soumission de formulaire.
Ensuite, vous pouvez configurer les paramètres suivants.
Remarque : les paramètres temporels multiples ne sont pas pris en charge.
Fréquence de répétition : sélectionnez une fréquence de répétition pour le rappel. Si aucune des options prédéfinies ne répond à vos besoins, vous pouvez créer une règle personnalisée. Une fois la fréquence sélectionnée, les dates d’échéance seront générées automatiquement en fonction de celle-ci. Si Ne se répète pas est sélectionné, vous devrez spécifier la date d’échéance manuellement.
Lors de la création d’une règle personnalisée, vous pouvez définir le cycle de répétition, sélectionner des jours spécifiques de la semaine et choisir comment la récurrence se termine. Par exemple, vous pouvez configurer un rappel pour soumettre un "rapport de travail hebdomadaire" chaque vendredi.
Date d’échéance : après la sélection d’un planning de répétition, le système affiche toutes les dates d’échéance générées. Vous pouvez cliquer pour supprimer les dates dont vous n’avez pas besoin. Les dates supprimées apparaîtront dans le champ Exclure des dates d’échéance récurrentes. Pour restaurer une date supprimée, cliquez simplement dessus dans la liste des exclusions.
Commence à partir de : définissez la date de début du planning de répétition. Ce paramètre n’est pas requis si Ne se répète pas est sélectionné.
Heure : actuellement, seul le SYSAdmin peut ajuster ce paramètre dans la planification de tâches. L’heure configurée s’applique globalement à toutes les feuilles et ne peut pas être personnalisée pour des feuilles individuelles.
Assignés : sélectionnez les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs qui doivent recevoir le rappel de soumission de formulaire.
Vous pouvez configurer à la fois le moment d’envoi des rappels et leur message comme suit :
Rappel de début : envoie un rappel quelques jours avant la date d’échéance pour informer les utilisateurs qu’ils peuvent commencer la soumission. Le rappel ne sera pas envoyé avant la "date de début de soumission" configurée (si définie).
Rappel d'échéance : envoie un rappel quelques jours avant la date d’échéance pour inciter les utilisateurs à finaliser leur soumission.
Remarque : la valeur minimale pour "jours avant" est 1.
Date de début de soumission : pour autoriser les soumissions pendant une période spécifique avant la date d’échéance, saisissez le nombre de jours d’anticipation. Les soumissions effectuées durant cette période seront comptabilisées pour cette date d’échéance.
Si plusieurs dates d’échéance se chevauchent, la soumission sera comptabilisée pour toutes les dates concernées.
Exemple : Avec des dates d’échéance au 05/08 et au 08/08, et une fenêtre de soumission anticipée de 7 jours, une entrée le 04/08 sera comptabilisée pour les deux dates. Sans ce paramètre, l’entrée du 04/08 ne serait comptabilisée que pour le 05/08.
Mettre en pause ou démarrer
Après avoir enregistré le rappel, ouvrez Avancé pour mettre en pause le rappel ou démarrer le rappel de soumission de formulaire.
Après avoir terminé la configuration, cliquez sur Sauvegarder. S’il existe une date d’échéance dont la période de rappel a déjà commencé, le système enverra les notifications immédiatement.
Par la suite, les rappels seront envoyés selon le planning configuré via des notifications par e-mail et web (les méthodes de notification ne peuvent pas être désactivées).
Pour supprimer un rappel de soumission de formulaire enregistré, cliquez sur Supprimer le rappel de soumission de formulaire à côté du bouton Sauvegarder. Cela supprimera les paramètres du rappel, les enregistrements historiques de soumission et les plannings associés.
Après la configuration du rappel, vous pouvez cliquer sur l’icône en bas à droite de la page de liste pour consulter le statut de soumission de chaque utilisateur. Le système affiche jusqu’à cinq utilisateurs par défaut, avec la possibilité d’afficher la liste complète. Cliquer sur le nom d’un utilisateur ouvre l’enregistrement de soumission correspondant. Si un utilisateur a plusieurs soumissions, elles sont indiquées comme (1,2...) pour signaler plusieurs enregistrements.
1. Les dates d’échéance récurrentes sont générées en fonction du fuseau horaire de l’organisation.
2. Modifier uniquement l’heure des planifications des tâches ne déclenchera pas les notifications. Vous devez enregistrer à nouveau les paramètres du rappel de soumission de formulaire pour réactiver le planning.
3. Si une date d’échéance déjà commencée est supprimée des paramètres, le statut de soumission pour cette période sera également effacé.
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