匯出與匯入

匯入檔的準備

要讓Ragic擷取出你正確的資料，需要有一個獨一無二的重要欄位，用來辨識，例如產品的"產品名稱"、顧客的"顧客編號"，通常這類可以辨識每筆資料是獨特的欄位值，我們稱作Key值。為了讓系統也能辨識每筆資料，甚至是能夠藉由比對來更新資料，你的匯入檔案中第一欄要放上Key Field。

請確認你的第一列資料是否為標題列，確認完後，Ragic會為下一步自動地選擇在這一列的資料要如何排列。

上傳檔案，Ragic支援.xls、.xlsx 和 .csv 的檔案。我們建議你用.csv儲存你的檔案最為完善。

以下各檔案類型的大小限制

私有主機版則沒有匯入檔案的大小限制。

如果想在多選欄位匯入多選值，你需要在你匯入的excel檔的欄位中，使用逗號（,）或垂直符號(|)來分隔欄位中的值。（如果選項定義本身就含有逗號的話，就以 | 來分隔選項）

匯入資料

使用者可以從他們現有的資料(Excel或CSV)匯入Ragic。你可以從想要匯入資料的列表頁中，在工具選擇從檔案匯入資料。

上傳檔案

請確認你的第一列資料是否為標題列及預覽資料匯入的順序

如果你有相似名稱的欄位，記得確認所有對應的欄位都是正確的。針對不想匯入的欄位，可以選擇忽略該欄位。要注意對應欄位的值是正確的格式，如日期格式。舉例來說，若匯入檔案日期欄位格式為 yyyy/M/d，表單日期欄位格式為 yyyy/MM/dd，匯入後因格式無法對應可能造成欄位值無法匯入成功。

資料覆蓋原則

當你匯入資料時，需選擇您的資料覆蓋原則 (系統會依據您匯入檔中的第一欄Key值欄位來與系統內的資料做對應）

產生新資料，若有相同的key值時，新的資料將會被建立。

更新舊資料，若有相同的key值時，那麼現在的資料將會被更新；而若你的資料庫內無此key值時，便會建立此key值的新資料。這種匯入條件在大量編輯的時候特別方便。

更新舊資料（不新增資料），若有相同的key值時，那麼現在的資料將會被更新；而若你的資料庫內無此key值時，則略過該筆資料。

進階設定

如果表單內有些值原本是自動載入的，例如預設值、或是公式等，可以在進階設定中勾選需要的項目。

而以上進階設定執行的順序為：填寫欄位預設值 -> 執行連結與載入 -> 重新計算所有公式 -> 檢查必填欄位有填值 -> 檢查欄位值符合輸入檢查 -> 執行Workflow。

如果你不想匯入到Ragic現有的表單的話，匯入時你也可以使用Excel或是CSV檔案來建立新的表單，只要在選單中勾選"用既有Excel來建立表單"即可匯入你的資料。

教學影片

儲存匯入範本

設定完欄位對應、資料覆蓋原則及進階設定後，您可以將此次設定的匯入選項儲存為範本，未來您和其他使用者在匯入同樣格式的檔案時可以直接套用。每張表單的匯入範本是獨立的。

此功能只會在以下條件都符合的情況下能夠使用：

1. 系統管理者(SYSAdmin)、頁籤管理者

2. 此次匯入沒有套用範本

3. 並非定期匯入

在接下來跳出的視窗中，您可以命名範本及確認匯入設定並儲存。

下次要匯入資料至該表單時，就可以選擇已經儲存好的範本。

匯入資料來建立新的資料表單

除了先在Ragic上建立表單，你也可以利用你的Excel檔或是CSV檔匯入資料來建立新表單。（如果你想要先在Ragic上建立表單，請參考建立新的Ragic表單。）

你可以按頁面上的"＋"號來新增表單。

輸入你新表單的名稱，並勾選"用既有Excel來建立表單"。按下建立後將會帶你進入匯入資料的程序。這些步驟將會在欄位對應及其他配置上引導你將資料正確匯入。

從你的電腦上選擇檔案並上傳至Ragic。

Ragic支援.xls .xlsx 和.csv 格式的檔案。但我們建議你用.csv儲存你的檔案最為完善。

要讓Ragic能夠正確地對應你的資料，你將需要一個獨一無二的KEY值欄位，像是產品的"產品ID"或是客戶的"客戶編號"。為了將你的資料庫變得更方便使用，將你的匯入檔中第一行列為KEY值欄位。

請確認你的第一列資料是否為標題列，確認後，Ragic會為下一步自動選擇在這一列的資料要如何排列。

你可以幫每個欄位選擇初始欄位型態。

Ragic上有很多不同的欄位輸入型態，你可以在檔案上傳之後再來調整成你需要的型態。

最後一個步驟是將你的檔案匯入並在Ragic產生新表單。如果你的試算表包含較多的表格及多筆資料，這一步驟可能會花上幾分鐘。

太棒了，你已經在Ragic上建立了新的表單。

匯入資料到現有子表格

如需匯入至一張表單的子表格，請先至該張表單中的設計模式的表單設定中，查詢該張表單的 "Selection Title Field"：

如有需要，可以於該畫面中修改 "Selection Title Field" ，但是請務必選擇一個沒有重複值的欄位，以利後續匯入子表格值時可以幫助系統比對、辨識匯入的內容屬於哪筆資料，若 "Selection Title Field" 設定內容不正確，可能會造成匯入時無法對應到正確的資料。

若以針對"訂單"這張表單，想要匯入多筆訂單之中的多筆訂購細項的話（從訂單表單，操作匯入到訂購細項子表格)，以下是對應的匯入檔案整理及匯入步驟說明：

將前述取得的 "Selection Title Field" （以圖例為「訂單編號」）置於匯入檔中的第一欄並填入對應的數值：

未來在執行匯入時，系統會以該欄的值來判斷該子表格列示屬於哪一筆母表單的資料，例如以「訂單編號」判斷這筆細項應該要匯入至哪一筆訂單資料中。

執行匯入前，請先確認欲匯入的目標表單資料已經存在。舉例來說，若你希望匯入訂單編號 "SO-20201022-001" 的訂購細項，那麼在「訂單」表單中必需要存在一筆「訂單編號」為 "SO-20201022-001" 的資料。若不存在，請先執行一般匯入來建立所有訂單編號的資料，再執行子表格匯入。

執行匯入時，你可以在下拉選單中選擇要匯入的子表格名稱：

於欄位對應步驟中，系統會自動鎖死第一欄，你可以針對剩下的欄位選擇對應的名稱，如不需要可選擇忽略。

完成欄位對應後，請選擇合適的資料匯入原則及進階設定，再進行匯入。

中斷匯入

如果想要停止目前正在操作的匯入動作，你可以在匯入的介面執行中斷匯入。

在匯入進行中點擊大量修改、大量刪除及匯入等批次動作會跳出警告視窗，你也可以在這個視窗中中斷匯入。

注意：點擊中斷匯入，並不會立刻停止匯入動作，而是會等到匯入的該筆資料完成才會停止。確認停止後，會寄信通知執行中斷匯入的使用者。

還原匯入

當匯入造成錯誤時，你可以到帳號設定 > 資料修改紀錄中找到匯入的歷史紀錄並點旁邊的還原圖示執行還原匯入，將資料回復到匯入前的狀態：新增的資料會清空；更新的資料會回到更新前的狀態。

請注意：

1. 此動作一但被執行便無法復原

2. 無法還原匯入過程中透過由連結與載入、公式重算和workflow觸發的修改

3. 無法觸發連結與載入、公式重算和workflow

匯出資料的選擇

Ragic上有不同的匯出檔案的選擇，像是在你要匯出多筆數資料的檔案時，可以在列表頁從工具選擇

下載成Excel或CSV檔案。但要注意，當你的列表頁所顯示的資料是藉由搜尋來做篩選出的結果時，會影響你要匯出的資料筆數。

下載成Excel檔案或CSV檔案

你可以在列表頁上點選工具來將多筆資料下載成Excel檔案或是下載成純文字檔案。

在下載設定上，你可以選擇是否要匯出所有欄位的資料，或是只要列表頁上有出現的欄位資料。你也能選擇想要匯出的資料筆數。

備註：若匯出的資料超過 5000 筆，則會自動改以 CSV 格式匯出。而若匯出的資料超過30000筆，系統會另外以非同步的方式產生CSV檔，並在完成時寄送檔案到執行匯出的使用者的電子郵件信箱。

如果你的表單包含了圖片欄位，在列表頁點選下載成 Excel 檔案時有輸入要下載的資料範圍，且該範圍資料筆數在 100 筆以下的話，下載的 Excel 檔會自動嵌入對應的圖檔。反之，如果沒有選擇資料範圍或選取的筆數大於 100 筆的話，Excel 檔就不會嵌入圖檔，而是顯示該圖檔的網址連結。

若只要匯出一筆資料，你可以直接到表單頁的工具匯出即可。（圖片欄位會自動嵌入）

下載成PDF檔案

在列表頁上點選工具來將多筆資料下載成PDF檔案。

在列表頁的下載設定上，你可以選擇是否要匯出所有欄位的資料，或是只要列表頁上有出現的欄位資料及想要匯出的資料筆數。

你也可以選擇以表單頁的格式來輸出。若要一次輸出多個表單，你可選擇儲存為一份檔案或是多個檔案壓縮成zip檔。

你也可以在公司設定的浮水印欄位上傳公司的商標，下載出來的PDF檔就會出現公司的浮水印。

友善列印

友善列印的選項將會顯示資料的清楚版面，可以馬上列印。在友善列印設定上，你可以選擇列印列表頁上的資料或是單筆表單頁依照其排版樣式的資料。

如果有多版本表單，可以直接在右上角的齒輪中切換到其他版本該筆資料的友善列印畫面。

其他匯出的選擇

在這裡了解更多關於在Ragic上產出不同型態的報表。

或是我們的合併列印工具也能讓你將資料匯出到自訂的Excel頁面格式。

你也可以參閱備份你的Ragic資料庫。

匯出子表格的資料

如果你想要匯出子表格的資料的話，可以參考以下步驟：

1. 從子表格產生新表單，產生的新表單會有著所有子表格的資料，而且是原表單每一筆資料中的子表格資料。

2. 可以新增其他欄位。可以使用 新增原始表單的一般欄位。 這樣一來你在匯出資料時，也能跟需要的原始表單欄位資料一起匯出。

3. 從你的新表單匯出 就跟平常匯出資料的步驟一樣，只要在新表單匯出即可。

從備份檔案中匯出資料

選擇下載為Excel或CSV後，並選擇下載表單備份頁籤，就可以從系統的自動備份中直接下載表單資料。