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新增外部使用者

什麼是外部使用者?

外部使用者可以是客戶、經銷商、合作夥伴、自由業者或是其他不在組織裡卻想要到你Ragic帳戶裡使用功能的人。Ragic能讓你在帳戶裡新增無限多的外部使用者。

登入並進到你的帳戶後,外部使用者在功能上會有一些限制。

  1. 他們只能成為問卷式使用者或是僅閱覽。這意味著他們僅能閱覽或編輯指定給他們的資料 或是僅能閱覽那張表單的所有資料。這兩種使用模式是組織外使用者的典型使用情境。
  2. 他們沒有權力使用工具裡面的多數功能或是報表。這些功能只提供給內部使用者來管理與分析資料。
  3. 他們不能提交需要被簽核的資料,但如果他們被包含在簽核流程裡,他們可以同意或拒絕簽核。

重要提醒:要是你的帳戶是在2015年秋天以前所創設的,請看這份文件來管理你的外部使用者

開通外部使用者

要開通外部使用者功能的話,點選左上角漢堡選單使用者與權限下的外部使用者

填寫下方的表格來提交你的外部使用者申請給Ragic團隊審核。

一旦申請核准,你就可以進到外部使用者管理頁面來管理你的外部使用者。

外部使用者的使用者群組

外部使用者只能屬於具有X-開頭的使用者群組,像是 X-經銷商、X-合作夥伴、X-客戶、X-Vendors 或是 X-Partners 等。這能夠強調出這這群使用者是外部使用者。而系統預設的外部使用者群組為X-User,裡面會包含所有的外部使用者。你可以到系統的群組表單中建立需要的外部使用者群組

再把你的使用者都分類進正確的群組之後,就可以到每張表單調整存取權限,確保他們擁有正確的權限。而要是使用者屬於多個不同群組,他們使用表單的權限將會依循權限最大的那個群組。

X-User群組會被預設為無權限,而要是你尚未調整他們的權限,Ragic會提醒你記得至表單權限頁面更改不同群組的權限設定。

外部使用者的權限

外部使用者僅有以下幾種權限:

權限設定 描述 能否閱覽資料 能否新增資料 能否修改資料
無權限 這個權限之下的群組看不到這張表單
問卷式使用者 這個權限之下的群組僅能新增、編輯並閱覽自己的資料 僅能閱覽自己的資料 僅能修改自己的資料
僅閱覽 這個權限之下的群組僅能閱覽全部的資料,無法新增或編輯資料 能閱覽全部資料

要是想讓外部使用者在你的帳戶裡擁有更進階的權限,你可以把他們新增為內部使用者

在你的帳戶新增外部使用者

在外部使用者申請被Ragic團隊核可後,就可以至帳號設定裡的外部使用者頁面按+新增來新增外部使用者。

你為外部使用者所新增每樣的資料都會被存取。

這些外部使用者會在他們的註冊信箱收到通知信,再利用通知信來登入Ragic,這些使用者的權限則會是使用者群組所設定的存取權限

你也可以修改外部使用者表單的設計,但請記得不要去刪除預設的欄位

自訂認證信

除了Ragic的預設認證信內容外,你也可以透過自訂認證信的方式客製化你的認證信內容。

你可以在開始頁籤>帳號設定>使用者裡面找到如下圖的動作按鈕。

在彈出視窗中,你可以使用HTML語法或是我們提供的參數進行編輯,查看自訂 E-mail 範本的參數列表

編輯內容時可以點選確認編輯是否正確。如果想要從頭開始編輯或是使用Ragic的預設信件內容,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。

完成內文編輯後,你可以選擇附上連到這筆資料的連結、這筆資料的 Excel 檔、這筆資料的 PDF 檔、這筆資料的合併列印或是上傳其他附件。

如你希望此模板可以套用到未來所有送出的新增外部使用者認證信,請點選「將這封信件儲存為範本」。

外部使用者自行申請存取你的帳號

外部使用者的申請步驟

在外部使用者申請核准後,假如你不想手動新增外部使用者,也可以讓外部使用者自行申請存取你的帳號,可以利用你主頁面的URL

www.ragic.com/accountname
下面的申請存取連結進入申請頁面。

再點入連結之後,潛在外部使用者就會進到資料庫存取申請表單,這張表單會要求他們填入一些資訊,這樣你就不用為他們填寫。當他們填寫完成並儲存這張表單後,你將會收到他們的核准請求。

SystemAdmin的核准步驟

你可以核准或是拒絕外部使用者的申請,至帳號設定點擊外部使用者之後會看到下面跑出較小的核准申請,點進去之後再點單一筆資料就會看到右下方會出現 Approve(核准)Reject(拒絕)的按鈕,你就可以用來核准或是拒絕外部使用者的申請。

在核准了外部使用者的申請後,他的資料就會進入外部使用者的表單了。

外部使用者將會在核准之後於註冊信箱裡收到通知信,這樣他們就可以登入了。在核准之後,也別忘記去修改他們使用者群組的權限。

有需要也可以修改資料庫存取的申請表單設計,這樣外部使用者在申請時就會根據你所新增的欄位填入額外的資訊,但請記得不要刪除預設欄位

製作公開表單與暫時性登入

你也可以製作公開表單並利用權限設定來調整每個人所能看到的內容。Ragic還能給予使用者暫時性的登入,而不需要擁有Ragic的帳戶,要了解更多資訊請參考訪客使用者

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