Rappels

Vous pouvez configurer des e-mails de rappel automatiques en utilisant un champ de type Date en combinaison avec un champ de type Sélectionner un groupe, ou E-mail.

Lorsque des rappels sont configurés dans la feuille, le système vérifie chaque enregistrement de cette feuille quotidiennement selon l'heure d'exécution quotidienne du flux de travail. Si un enregistrement remplit les conditions de date, les rappels sont envoyés automatiquement. Ces rappels apparaîtront également sur le calendrier des événements.

Configurer les pappels

Accédez à Formulaires dans le mode design dans la barre latérale de gauche, puis cliquez sur l'onglet Rappel.

Vous pouvez configurer des rappels pour des Dates dans des champs indépendants, afin de notifier les utilisateurs sélectionnés dans le champ Sélectionner un utilisateur, le champ Sélectionner un groupe, ou le champ E-mail, quelques jours avant ou après la date spécifiée. Plusieurs rappels peuvent également être configurés.

Par exemple, pour un "Devis", vous pouvez configurer un rappel pour notifier le "Responsable" à la "Date de commande".

Ne pas fusionner les e-mails destinés au même destinataire

Par défaut, les rappels envoyés le même jour depuis la même feuille à un même destinataire sont fusionnés en un seul fil d'e-mail. Lorsque cette option est cochée, chaque rappel sera envoyé sous forme d'e-mail distinct.

Lorsque ce paramètre n'est pas coché, tous les e-mails de rappel envoyés à un même destinataire seront fusionnés, et la ligne d'objet utilisera le libellé par défaut du système : "Vous avez rappels de ", sans afficher d'objet personnalisé.

Lorsque ce paramètre est activé, chaque rappel sera envoyé sous forme d'e-mail distinct au même destinataire, et tout objet personnalisé que vous avez défini sera affiché

Uniquement pour les enregistrements correspondant à une vue partagée

En plus de satisfaire la règle de date des rappels, vous pouvez également n'envoyer des e-mails que pour les enregistrements correspondant à une vue partagée spécifique. Par exemple, si vous souhaitez envoyer des notifications d'expédition par les rappels, les conditions doivent satisfaire simultanément la date de commande et le filtre "Groupe de vente B".

E-mail de rappel personnalisé

Vous pouvez personnaliser l'objet et le contenu de votre notification par e-mail en cliquant sur Personnaliser l'e-mail de rappel.

Dans les paramètres de modèle personnalisé, vous pouvez saisir du texte ou appliquer les variables prises en charge pour concevoir le modèle. Pour des informations détaillées sur les paramètres, veuillez consulter cet article.

Remarque : les variables ne peuvent pas être appliquées à un seul champ de sous-table. Elles ne peuvent afficher que l'ensemble des données de champs de la sous-table. Pour plus de détails, veuillez consulter cette page.

N'oubliez pas de cliquer sur "Sauvegarder" avant de quitter la fenêtre.

Remarque : si l'option Ne pas fusionner les e-mails pour un même destinataire n'est pas cochée, les rappels seront envoyés dans un seul fil d'e-mail fusionné. La ligne d'objet utilisera le libellé par défaut du système — "Vous avez rappels de " — et tout objet personnalisé ne sera pas affiché.

Rappels sur le calendrier des événements

Une fois qu'un rappel est déclenché, il apparaît sur le calendrier des événements sur la page d'accueil.

Le titre du Rappel sur le calendrier des événements correspondra à la ligne d'objet de l'e-mail de rappel personnalisé. Si vous souhaitez modifier ce titre, vous pouvez personnaliser l'objet dans le paramètre E-mail personnalisé.

Si vous préférez ne pas afficher le rappel sur le calendrier des événements, vous pouvez décocher Ajouter ce rappel au calendrier des événements lors de l'enregistrement ci-dessous.