常見問題
遇到問題了嗎?不用擔心,答案都在這。

特定欄位值經常被神秘力量自動亂改或清空?

可以先檢查看看這個神秘力量是不是你自己:有可能是你透過公式、預設值、連結與載入、定期匯入資料......等功能設定自動化流程時沒注意到某些事情導致的。這種問題很適合先查詢有問題資料的資料修改紀錄,看看你覺得奇怪的改動是什麼功能觸發的,找到對應功能之後才能對症下藥。

這邊舉幾個我們遇過的例子給你參考(情境可能略作改編):

① 利用多版本表單功能設計了不同幣別的報價單,其中台幣版本的「含税金額」套了參照台灣稅率的公式、人民幣版本的含稅金額欄位(同一個欄位 id)套了參照另外一種稅率的公式,兩種版本算出來的結果會不同。某天意外在人民幣版本觸發一筆台幣計價資料的公式重算時,原本台灣稅率的公式結果就被意外覆蓋/改掉。

② 在某個欄位上做了自動帶入資料的設定(例如套公式、設為連結與載入的載入欄位),同時又設定自己會手動輸入資料來修改這個欄位值,這樣就有可能在自動化流程被觸發(例如觸發公式重算、連結與載入隨時同步)時,被系統執行的自動化流程修改、覆蓋掉手動輸入的欄位值。

例如:你的薪資計算表上面「每小時薪資」的欄位是套公式計算出來的,但你在某筆資料裡又自己手動填寫這個欄位去修改「每小時薪資」欄位值以符合特殊狀況,當這筆資料因為某些情況被觸發公式重算時,「每小時薪資」欄位值就會自動被修改成公式運算的結果,覆蓋掉手動填寫的內容。

更不容易發現的狀況是「意外載入/匯入空值欄位的情況」,例如:

薪資計算表上面「每小時薪資」的欄位值設計上是要利用連結與載入的功能,從其他例如像「薪資基準表」之類的表單帶入的(載入欄位),但你設計之後就忘了這件事,來源表單上該欄位沒有填值(空值),平常都是手動在薪資計算表上把「每小時薪資」欄位值寫上去;後來為了要讓「薪資基準表」上的資訊與薪資計算表隨時同步,你在薪資計算表上勾選「連結與載入隨時同步」,來源表單載入欄位的「空值」就隨著連結與載入隨時同步,被更新到薪資計算表的「每小時薪資」欄位,這樣「每小時薪資」欄位可能就會在你沒注意的時候「意外」被清空了。

假如你有查出自己設計的表單有此問題,除了把錯誤資料改正之外,也會需要重新思考表單設計或規範輸入資料的流程。

舉例來說:如果多版本表單的同一個欄位有套用不同的公式,那就要做一些措施(例如設置適當的固定篩選)確保使用者不會在意外情況下觸發公式。

如果某個欄位某些情況希望手動填入欄位值、某些情況需要依照規則帶出資料,那一開始就不用統一套用公式,因為有時候不見得能 100% 確認公式是否會因為你的某個動作而意外觸發。可以考慮搭配像 UPDATEIF這樣的公式,在符合條件時才用公式更新。

另外,不要因為載入欄位、匯入欄位目前的資料是「空值」就忽略它們,要小心資料覆蓋問題(不需要載入的欄位可到連結管理工具取消載入;不需要匯入的欄位可以在匯入時選擇「忽略」)。

另外可注意:是否剛修改欄位型態?

有時候錯誤地修改欄位種類也會造成這個問題,例如原本你的欄位值是「一二三四五」,你進入設計模式把欄位改成日期欄位,因為不符合該欄位應有的格式,就會顯示成空白的;同樣的狀況,你進入設計模式把欄位改成「從其他表單選擇」,但來源表單連結欄位並沒有「一二三四五」這個欄位值,那就像試圖在選單裡輸入不存在的選項一樣,也會變成空白的。

但如果你沒有接著做任何更動,趕快把欄位種類更正回來的話,還是會恢復正常。(這個問題跟「為什麼我輸入的資料沒有存進去?」這則文件說明的狀況其實是一樣的)

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