如何設定在 Google Drive 上傳檔案時，自動在 Ragic 新建資料？

如果你會使用 Google Drive 備份、儲存檔案，有時可能不想在檔案夾之間四處查找，而是想要更類似資料庫的功能，建立一個方便的索引，藉由資料庫的搜尋、分類、篩選功能查找你要的檔案。這個時候，將你的 Google Drive 串接一個簡單好用、無程式門檻的 Ragic 雲端資料庫，就是一個方便的做法。

具體來說，你可以利用 Zapier，建立一個如下的流程：

當 Google Drive 的資料夾有新增檔案時，自動在 Ragic 建立一筆資料。

這樣一來，Ragic 就能在新檔案上傳到 Google Drive 的指定資料夾時自動建檔，方便後續的登記、管理。串接教學如下：

步驟 1：按照需求建立表單

要想在 Ragic 上方便地找到 Google Drive 的檔案，你可以建立一張有「檔名」以及「檔案網址」的表單，以便快速地辨識每一個檔案並直接點擊網址進入 Google Drive。

你還可以依照自己的需要加上其他欄位，例如利用選項欄位以快速記錄檔案的類別、進行篩選，想新增上傳圖片等其他欄位也很方便：

儲存設計、建立表單之後，就完成在 Ragic 這裡的準備了！

步驟 2：檢查想同步的 Google Drive 檔案、規則

如果想要透過在 Google Drive 上傳檔案觸發自動化流程，你會在 Zapier 看到兩種規則，分別是：

New File：同步整個雲端硬碟（包含所有資料夾）

只要在雲端硬碟的任一處（包括雲端硬碟中的任何資料夾）上傳新檔案就會觸發自動化流程。

New File in Folder：同步指定的資料夾（不包含子資料夾）

只有在指定的資料夾中上傳檔案才會觸發自動化流程，且不包含指定資料夾內部的其他資料夾。舉例來說，如果你的雲端硬碟結構如下：

在上圖的雲端硬碟中，「資料夾 A」內部還有一個「資料夾 A-1」。

在 Zapier 指定「只同步資料夾 A」的話，當檔案上傳到「資料夾 A」時，自動化流程觸發；當檔案是上傳到「資料夾 A-1」，那麼自動化流程將不會觸發。

如果你想要為整個雲端硬碟建立完整的索引，那麼可以選擇第一種規則——同步整個雲端硬碟；如果你只需要整理、標記特定資料夾的檔案，就可以選擇第二種規則——只同步指定的資料夾。

我們後續會以「只同步指定資料夾」的規則進行示範。

步驟 3：建立自動化流程

要透過 Zapier 與 Google Drive 串接，你需要手動建立自動化流程（Zap），在登入 Zapier 之後，你可以從下圖任一位置建立 Zap：

因為我們需要的是「在 Google Drive 的資料夾中有新檔案時」觸發「在 Ragic 新建一筆資料」的自動化流程，因此進入編輯器後，要選擇觸發端為 Google Drive 的「New File in Folder」，動作端則是 Ragic 的「Create Record」：

指定需要串接的工具與相應的動作之後，系統就會要求你登入 Google Drive 的帳號，並選擇要讓 Zapier 執行串接的資料夾：

我們建議先在資料夾當中加入幾個檔案，讓 Zapier 能在後續的步驟中進行測試。

接下來，Zapier 就會顯示最近的幾個檔案，你可以從中選擇一項作為後續的測試使用：

接下來就要開始設定動作端的 Ragic，如果之前沒有使用 Zapier 連結 Ragic 的話，Zapier 會向你索取 Ragic 帳號的 API Key 與伺服器位址，你可以透過下圖的指引，取得需要的資訊：

連結完成之後，就可以選擇要串接的表單，並根據表單的欄位選擇要帶入的內容（如果需要帶入檔案網址，我們推薦選擇「Alternate Link」以存取 Google Drive 的完整功能）：

設定完成並點選下一步後，Zapier 就會使用你先前選擇的資料進行一次串接測試：

設定無誤的話，點擊 Test Step 之後，就會在 Ragic 看到被串接過來的資料：

這樣一來，只要 Google Drive 的指定資料夾有新檔案，你就可以在 Ragic 看到一筆被自動建立好的資料，只要點入就可以進行後續的查閱、登記，省去手動建立資料的麻煩！