每一筆資料都會有資料管理者,而成為資料管理者的情境主要有三種:
1. 資料建立者
2. 被指派資料的使用者
3. 資料簽核人
若使用子表格產生新表單,所有子表格資料便會在新表單中以獨立資料的形式呈現。
以下以「專案表單」為例依據不同情況,說明新表單資料的資料管理者指定邏輯。
情境設定:
1. 有一張「專案表單」(母表單)。
2. 「專案表單」有子表格記錄專案下的各工作項目。
3. 透過子表格產生新表單,建立一張「工作項目清單」(新表單)。
(1) 在母表單新增資料時: 子表格產生新表單後,建立該筆母表單資料的使用者,會自動成為新表單中對應資料的資料管理者,因為這些資料等於也是由他建立的。
(2) 在新表單新增資料時: 會成為該筆新表單資料的資料管理者,但不會因此成為母表單上對應資料的管理者。
指派功能只會在獨立欄位生效,讓被指派的使用者成為該筆資料的資料管理者。在子表格欄位指派不會影響該筆資料的資料管理者。
子表格產生新表單後,指派效果會依據指派欄位的位置而不同,以下將說明三種情境下的指派邏輯。
指派位置 | 指派後可管理的新表單資料 |
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1. 母表單的獨立欄位(「專案總負責人」) | 所有子表格產生的新表單資料 |
2. 母表單的子表格欄位(「指派員工」) | 該筆子表格資料對應的新表單資料 |
3. 新表單的獨立欄位(「指派員工」) | 該筆新表單資料 |
補充說明:
(1) 若希望在新表單新增資料時,讓擁有母表單權限的使用者也能自動成為該筆資料的資料管理者,可透過新增原始表單欄位,將母表單的指派欄位(「專案總負責人」)加入新表單。在新表單新增資料時,該欄位就會自動帶入母表單中被指派的使用者,並將其設為資料管理者。
(2) 新表單後來建立的資料,資料管理者不會有母表單指派使用者。但如果事後在母表單上在獨立欄位(「專案總負責人」)更改了指派使用者或重新套用指派設定,這些資料的資料管理者者將會變成母表單的指派使用者。
(1) 在母表單發起簽核流程:簽核人會自動成為該母表單資料及其對應新表單資料的資料管理者。
(2) 在新表單發起簽核流程:簽核人只會成為新表單資料的資料管理者。