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匯出與匯入

匯入檔的準備

要讓Ragic擷取出你正確的資料,需要有一個獨一無二的重要欄位,用來辨識,例如產品的"產品名稱"、顧客的"顧客編號",通常這類可以辨識每筆資料是獨特的欄位值,我們稱作Key值。為了讓系統也能辨識每筆資料,甚至是能夠藉由比對來更新資料,你的匯入檔案中第一欄要放上Key Field

請確認你的第一列資料是否為標題列,確認完後,Ragic會為下一步自動地選擇在這一列的資料要如何排列。

上傳檔案,Ragic支援.xls、.xlsx 和 .csv 的檔案。我們建議你用.csv儲存你的檔案最為完善。

以下各檔案類型的大小限制

檔案類型 大小限制
.xls 10 MB
.xlsx 10 MB
.csv 200 MB

私有主機版則沒有匯入檔案的大小限制。

如果想在多選欄位匯入多選值,你需要在你匯入的excel檔的欄位中,使用逗號(,)或垂直符號(|)來分隔欄位中的值。(如果選項定義本身就含有逗號的話,就以 | 來分隔選項)

匯入你的資料

在Ragic輕鬆匯入資料!使用者可以從他們現有的資料(如Excel或是CSV的檔案)匯入到Ragic裡。你可以從想要匯入資料的列表頁中,在工具選擇從檔案匯入資料。接下來,讓我們一步一步來看如何正確地匯入資料。

上傳你的檔案

請確認你的第一列資料是否為標題列,確認完後,Ragic會為下一步驟自動地選擇在這一列的資料要如何排列。

如果你有相似名稱的欄位,記得確認所有對應的欄位都是正確的。而如果你不想要匯入的話,你可以選擇忽略欄位的資料。要注意對應欄位的值是正確的格式,如日期格式。假設你匯入了"選擇使用者"欄位,你將會需要使用者在Ragic註冊的電子信箱,而不是使用者名稱(因為姓名並非獨一無二!)。

當你匯入資料時,需選擇您的資料覆蓋原則 (系統會依據您匯入檔中的第一欄Key值欄位來與系統內的資料做對應)

產生新資料,若有相同的key值時,新的資料將會被建立。

更新舊資料,若有相同的key值時,那麼現在的資料將會被更新;而若你的資料庫內無此key值時,便會建立此key值的新資料。這種匯入條件在大量編輯的時候特別方便。

更新舊資料(不新增資料),若有相同的key值時,那麼現在的資料將會被更新;而若你的資料庫內無此key值時,則略過該筆資料。

如果表單內有些值原本是自動載入的,例如預設值、或是公式等,你可以在進階設定中勾選需要的項目

進階設定 相關說明
填寫欄位預設值 如果你的欄位有設定預設值,可以透過此選項自動填入
執行連結與載入 當表單中有連結與載入的設定時,必需勾選此選項,才會依據匯入的資料載入欄位值,若未勾選,該欄位值會保持空白
重新計算所有公式 於更新資料的同時重新計算表單中的所有公式
執行Workflow 執行Workflow(依據各資料庫設定而不同)
檢查必填欄位有填值 確認更新的資料中必填欄位有欄位值,若無值則跳過該筆資料
顯示詳細歷史紀錄 「i」中顯示完整的資料修改紀錄
檢查欄位值符合輸入檢查 確認更新的資料中欄位值是否符合輸入檢查,若不符合則跳過該筆資料

如果你不想匯入到Ragic現有的表單的話,匯入時你也可以使用Excel或是CSV檔案來建立新的表單,只要在選單中勾選"用既有Excel來建立表單"即可匯入你的資料

匯入資料來建立新的資料表單

除了先在Ragic上建立表單,你也可以利用你的Excel檔或是CSV檔匯入資料來建立新表單。(如果你想要先在Ragic上建立表單,請參考建立新的Ragic表單。)

你可以按頁面上的"+"號來新增表單。

輸入你新表單的名稱,並勾選"用既有Excel來建立表單"。按下建立後將會帶你進入匯入資料的程序。這些步驟將會在欄位對應及其他配置上引導你將資料正確匯入。

從你的電腦上選擇檔案並上傳至Ragic。

Ragic支援.xls .xlsx 和.csv 格式的檔案。但我們建議你用.csv儲存你的檔案最為完善。

要讓Ragic能夠正確地對應你的資料,你將需要一個獨一無二的KEY值欄位,像是產品的"產品ID"或是客戶的"客戶編號"。為了將你的資料庫變得更方便使用,將你的匯入檔中第一行列為KEY值欄位。

請確認你的第一列資料是否為標題列,確認後,Ragic會為下一步自動選擇在這一列的資料要如何排列。

你可以幫每個欄位選擇初始欄位型態。

Ragic上有很多不同的欄位輸入型態,你可以在檔案上傳之後再來調整成你需要的型態。

最後一個步驟是將你的檔案匯入並在Ragic產生新表單。如果你的試算表包含較多的表格及多筆資料,這一步驟可能會花上幾分鐘。

太棒了,你已經在Ragic上建立了新的表單。

匯入資料到現有子表格

因為匯入資料時僅能匯入獨立欄位,而不能直接匯入子表格欄位,你必須先利用子表格產生新表單的方式,將子表格欄位轉換為新表單中的一般欄位。

你可以在設計模式下,在連結工作表中選擇用子表格產生新表單,選擇正確的連結欄位(建議為擁有獨特值的欄位),即可產生新的表單。

除了保有子表格內的所有欄位,新的表單還會新增子表格原屬表單內的一個欄位,這個欄位將會顯示子表格內的資料是屬於哪筆資料底下。在匯入你的資料時你應該要注意這筆資料將如何被對應。

匯入到用子表格產生的新表單後,資料庫將會根據這個連結的欄位做對應,並在原表單內的子表格中顯示資料。

匯出資料的選擇

Ragic上有不同的匯出檔案的選擇,像是在你要匯出多筆數資料的檔案時,可以在列表頁從工具選擇

下載成Excel檔案或是下載成純文字檔案。但要注意,當你的列表頁所顯示的資料是藉由搜尋來做篩選出的結果時,會影響你要匯出的資料筆數。

下載成Excel檔案或純文字檔案

你可以在列表頁上點選工具來將多筆資料下載成Excel檔案或是下載成純文字檔案

在下載設定上,你可以選擇是否要匯出所有欄位的資料,或是只要列表頁上有出現的欄位資料。你也能選擇想要匯出的資料筆數。

若只要匯出一筆資料,你可以直接到表單頁的工具匯出即可。

友善列印

友善列印的選項將會顯示資料的清楚版面,可以馬上列印。在友善列印設定上,你可以選擇列印列表頁上的資料或是單筆表單頁依照其排版樣式的資料。

其他匯出的選擇

在這裡了解更多關於在Ragic上產出不同型態的報表

或是我們的合併列印工具也能讓你將資料匯出到自訂的Excel頁面格式。

你也可以參閱備份你的Ragic資料庫

匯出子表格的資料

如果你想要匯出子表格的資料的話,可以參考以下步驟:

1. 從子表格產生新表單,產生的新表單會有著所有子表格的資料,而且是原表單每一筆資料中的子表格資料。

2. 可以新增其他欄位。可以使用 新增原始表單的一般欄位。 這樣一來你在匯出資料時,也能跟需要的原始表單欄位資料一起匯出。

3. 從你的新表單匯出 就跟平常匯出資料的步驟一樣,只要在新表單匯出即可。

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