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自訂搜尋-儲存常用的篩選條件

自訂篩選

Ragic有一個非常彈性跟便利的查詢機制,從左側搜尋列可以針對你表單內的多個欄位下條件來搜尋。當你有常用的搜尋條件時,你就可以把這些常用的篩選條件儲存成自訂篩選,並自訂名稱,下次只要點選儲存的條件名稱,系統就會自動幫你套用這個搜尋條件來篩選資料。

共通篩選

身為一個資料庫的設計者,你可以在表單內為所有使用者做自訂搜尋,稱為共同篩選。這個方法可以讓使用者看到並使用你設定的篩選條件清單,只要在名稱上按右鍵就可以移除共同篩選。

你也可以為共通篩選設定可以使用該篩選條件的群組。

預設篩選

你甚至可以針對儲存的篩選條件清單把它設成預設篩選,這樣一來,使用者一進到這張表單時,會先看到套用預設篩選的資料。

使用者可以在表單上方點選清除篩選條件來取消套用篩選。

共通篩選通知我

如果使用者希望只針對篩選的資料接收通知的話,他們可以針對共通篩選設定通知我,系統會在有新資料符合此篩選條件,或是從符合篩選條件變成不符合的時候寄送通知。

自訂通知信

讓使用者自行設定通知的話可能會因為有人忘記自行設定而導致沒有通知到的情況,在這樣的情況下系統管理員也可以幫大家統一設定。

除此之外系統管理員也能自訂通知信的內容與格式。

要設定的話可以對著共通篩選點選右鍵找到"自訂通知信",選擇要通知的條件 > 需要通知的使用者 > 編輯主題 > 編輯內文。

編輯主題跟內文的時候可以利用變數來使信件內容隨著資料做改變。

各個變數的意思可以參照以下表格

變數名稱 對應內容
{{FILTER_NAME}} 篩選名稱
{{SHEET_NAME}} 表單名稱
{{TITLE}} Title Field
{{RECORD_LINK}} 該筆資料的連結
{{RECORD_SUMMARY}} 該筆資料在Ragic上顯示的畫面

編輯好後點選預覽按鈕後,可以預覽使用者實際收到的傳閱信內容。如果你想要從頭開始重新編輯或是使用Ragic的預設傳閱信,可以點選還原預設內容,那麼你所有的變更都不會被保留。當你完成傳閱信內容的編輯後,請記得儲存後再退出彈出型視窗。

分享共通篩選網址

若是你希望把共通篩選的資料篩選結果分享給他人的話,例如想直接給別人查看在職狀態是"在職"的人事資料時,你就可以先設定共通篩選,再用共通篩選裡面的"分享網址"來分享表單。

對著儲存好的共通篩選點選右鍵,可以看到最下方有個分享網址

選項 功能敘述
這是您的分享網址 點開網址後進入的表單畫面會直接套用此共通篩選狀態
這是您分享網址的API 套用此共通篩選的表單API
下載為Excel 點開網址後會直接下載套用共通篩選後的資料結果Excel檔

固定篩選

另一個自訂搜尋的功能叫做固定篩選,這只有系統管理者SYSAdmin才能做這樣的篩選套用,而且此篩選條件無法被其他使用者移除。如此一來,任何使用者進到這張表單時,會以為這張表單內就只有針對固定篩選條件所篩選出來的資料而已。

固定篩選還可以被運用在多版本表單中,例如,同樣的資料可以在不同階段的表單中各自顯示時,就可以用這個方法來做到。

你還可以結合固定篩選與 欄位輸入型態的"從其他表單選擇" 來限制使用者輸入資料的選項。

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