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Ragic 的哪些功能可以讓資料自動同步、哪些需要觸發才會有作用?

Ragic 提供很多讓你建立表單間關聯、自動化流程的功能,每種功能有不同的運作方式,有些功能設定一次之後,資料就會自動同步連動,有些功能則需要在指定位置「觸發」,才會有後續作用。以下是簡要的比較與說明:

自動同步需要觸發
定義改動 a 之後,相關的 b 會自動做相應的更新改動 a 之後,如果沒有去觸發功能,相關的 b 並不會自己相應更新,需要「觸發」功能
相關功能多版本工作表、子表格產生新表單、顯示從其他表單的連結連結與載入、公式、自動產生欄位值、預設值

「自動同步」與「需要觸發」的差別

Ragic 有四種連結工作表的工具連結與載入多版本工作表從子表格產生新表單顯示從其他表單的連結

其中,除了「連結與載入」之外,其他三種連結工具由於會讓兩張表單間有共享欄位 id 的欄位,原則上屬於「自動同步」的類型,也就是說,當你修改某張表單的 a 欄位(不論是以哪種方式修改),它的多版本表單、子表格產生的新表單、以及透過「顯示從其他表單的連結」功能顯示在其他表單上(欄位編號相同)的 a 欄位也會自動同步更新欄位值。

註:兩張多版本表單、子表格產生新表單與母表單之間也會有不是共享欄位 id 的欄位(例如在其中一個版本才有的欄位、子表格產生新表單之後自行新增的欄位),這些欄位自然就不會有這種相應同步關係。

而「連結與載入」與其他三種工具不同,雖然也是在兩張表單間建立連動關係,但這個關係需要在做設定的表單「選擇/輸入連結欄位資料」時才能觸發,沒有成功觸發的話,載入欄位是不會自動帶入對應資料的。

「自動同步」和「需要觸發」的差異,會是你選擇工具設計功能時需要考量的面向。

舉例來說,你希望通訊錄與人事資料表的資訊同步、希望「客戶資料」子表格的「窗口聯絡資訊」與「客戶窗口通訊錄」的資訊同步,此時你使用共享欄位 id 的多版本工作表 / 子表格產生新表單功能就會自然達成這樣的同步功能。

但如果是「商品資料表」與「訂單」表單裡的「訂購商品細項」,你就很可能不需要它們隨時同步,因為你只是需要在「登打訂單」時把當下商品資訊帶入訂購細項,不需要讓商品這個月的變動資訊同步反映到去年的舊訂單上。

另外這篇文章中,我們也舉了例子來說明兩者的差異,其中「參照子表格(顯示從其他表單的連結)」就屬於「自動同步」,而「子表格連結與載入」就屬於「需要觸發」的模式。

常見的「需要觸發」功能

除了「連結與載入」,常見「需要觸發」的功能還包括公式自動產生欄位值預設值

大原則是:這些功能預設「只會在輸入的地方(表單)觸發」,也就是使用者在該張表單的介面上,直接手動建立或修改資料時,會觸發產生該張表單的預設值、流水號、公式運算,手動點選或輸入連結欄位值時觸發連結與載入。

如果不是使用者直接在該張表單介面上做的操作,而是透過其他功能(例如利用「更新別張表單欄位值」更新另一張表單的公式參照欄位、以匯入的方式連結欄位欄位資料),那很多時候會需要特殊處理(例如勾選特殊設定/進階選項)才能觸發。

另外,「動作按鈕」也是需要手動觸發的功能(手動在表單上按按鈕或在列表頁利用「大量修改」來執行動作按鈕),但情況相對單純(比較不會因為其他行為例如「修改某個欄位值」而觸發動作按鈕)。

註:如需獲取各功能的詳細說明,請直接查看設計手冊的對應章節。如果要確認特定功能為何沒有觸發,可參考這些知識庫文件:(1)為什麼公式沒有觸發、(2)為什麼預設值沒有成功帶出、(3)為什麼連結與載入沒有成功帶出資訊

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