Création d’un champ d’identification (valeur unique / clé)

Si le nom d’un client est trop courant, le fait de lier les détails du client lors de la saisie d’une commande peut rendre difficile l’identification de la personne concernée. Pour éviter cela, vous pouvez inclure un champ "valeur unique (clé)", comme "ID client" (identifiant client), dans la conception de votre feuille. Cela permet de distinguer facilement des clients portant le même nom !

Qu’est-ce qu’une "valeur unique / clé" ?

Une "valeur unique" désigne une valeur qui n’est pas dupliquée dans un périmètre donné. Dans une feuille Ragic, définir une "valeur unique" signifie qu’un champ spécifique doit être distinct et non dupliqué. L’exemple le plus courant est un numéro de série, qui peut être généré automatiquement. Vous pouvez également saisir les valeurs manuellement tant qu’elles restent uniques. Il est possible de définir un champ avec l’attribut "Unique" afin d’empêcher toute duplication..

Importance de la "valeur unique / clé"

En général, les champs ayant une "valeur unique" servent à identifier chaque enregistrement dans une feuille. Cet identifiant est également appelé "clé" de la feuille.

Par exemple, dans une liste de produits contenant 100 articles, un champ comme "Stock" (5 unités, 10 unités) ou "Couleur" (blanc, rouge) ne permet pas d’identifier à quel produit il se rapporte. Des champs comme "ID produit" ou "Nom du produit" peuvent être utilisés pour identifier précisément chaque produit.

Dans le cas d’un petit magasin de papeterie, si seuls des crayons "type A" sont initialement en stock, ils peuvent enregistrer "Crayon" dans le champ "Nom du produit". Plus tard, lors de l’ajout de crayons "type B", ils risquent de créer un deuxième enregistrement avec le même nom "Crayon". Dans ce cas, si un employé utilise le nom du produit pour rechercher les crayons de type A, il obtiendra deux résultats sans pouvoir les distinguer. De même, lors de la vente d’un crayon de type B, il ne saura pas quel enregistrement mettre à jour.

C’est pourquoi la "valeur unique", utilisée pour identifier et associer les données, doit être unique et sans doublon. Dans cet exemple, une solution consiste à modifier le champ "Nom du produit" en "Crayon type A" et "Crayon type B". Une autre solution plus pratique consiste à utiliser un champ "ID produit" généré automatiquement comme "valeur unique". Ainsi, toutes les opérations de recherche et de mise à jour reposent sur cet identifiant (ID), ce qui réduit fortement les erreurs humaines.

Cela ne sert pas uniquement à l’identification des enregistrements : cela permet également au système d’exécuter des opérations automatisées, comme récupérer un enregistrement précis, identifier un champ ou mettre à jour des données sous certaines conditions. La "valeur unique" garantit que le système peut correctement faire correspondre les données concernées.

Quand a-t-on besoin d’une "valeur unique / clé" ?

Lier et charger

Lors de la conception de relations lier et charger, le choix d’un champ lié revient à sélectionner une option dans un menu (le menu étant la feuille source). Si ce menu contient des options en double (valeurs non uniques), il devient difficile de faire le bon choix. Il est donc recommandé d’utiliser une valeur unique pour les champs liés (plus de détails ici).

Remarque : si une relation lier et charger a été configurée avec un champ non unique, vous pouvez modifier le champ lié sans tout recréer (voir ici). Cela évite des pertes de données.

Importation

Lors de l’importation de données depuis Excel ou CSV, la première colonne doit généralement être une valeur unique.

Vous pouvez importer les données comme nouvelles entrées ou faire correspondre les données existantes pour éviter les doublons. Dans ce cas, le système utilise la valeur unique pour identifier les correspondances.

Toute situation nécessitant un identifiant

Par exemple lors de la mise à jour de valeurs sur une autre feuille (Mettre à jour des valeurs sur une autre feuille), le système doit identifier précisément l’enregistrement à modifier.

En général, il est fortement recommandé d’inclure une valeur unique dans vos feuilles. Même si elle n’est pas toujours nécessaire, son absence peut entraîner des problèmes importants lorsqu’elle devient indispensable.

Comment identifier un champ "valeur unique / clé" ?

Pour identifier un champ de valeur unique, il faut vérifier que toutes les valeurs du champ sont distinctes dans la feuille. Vous pouvez utiliser la fonction Total & Résumé sur la page de liste : si chaque valeur apparaît une seule fois, le champ est probablement unique.

Cependant, gardez à l’esprit que les enregistrements sont ajoutés ou mis à jour au fil du temps. Un champ qui constitue actuellement une "valeur unique" dans votre feuille ne garantit pas qu’aucun doublon ne sera ajouté à l’avenir. Par conséquent, après avoir identifié une "valeur unique" potentielle à l’aide de la fonction Total & Résumé, vous devez également envisager de mettre en place des mécanismes de validation appropriés (par exemple en définissant le champ comme "Unique") afin de garantir l’exactitude des données.