Documento de Diseño de Base de Datos
Documento de Diseño de Base de Datos
Puedes descargar reportes de registros individuales en formato personalizado en Excel o Word en Ragic usando la herramienta combinar correspondencia.
Haz clic en Combinar Correspondencia bajo Herramientas en tu página de listado.
Puedes descargar la plantilla creada por Ragic según tu diseño de formulario al hacer clic en el botón Descargar junto a Plantilla de Muestra.
Puedes hacer los cambios que desees para personalizar tu plantilla según tu preferencia. Puedes omitir campos si lo deseas, también puedes repetir valores de campos, pero debes asegurarte de escribir:
<>
en donde desees agregar los valores de campo.
Si los valores de campos están en subtablas, puedes escribirlos en una fila:
#Nombre del campo#
Nota: Si tienes nombres de campos duplicados, y deseas combinar correspondencia con esos campos (con el mismo nombre), deberás cambiar los nombres para que el sistema pueda mapear los campos correctamente al descargar los datos.
En el ejemplo anterior, se ha usado Microsoft Excel para editar la plantilla, pero puedes usar cualquier tipo de aplicación mientras puedes guardar tu hoja de cálculo en formato .xlsx.
Si necesitas un documento de texto, puedes crear la plantilla directamente en un editor de texto como Microsoft Word. Los valores de campo se mostrarán en un formato como el anterior. Guarda el documento de texto en formato .docx. Por favor nótese que actualmente algunos elementos como cuadros de texto no están disponibles para variables.
Si necesitas combinar correspondencia con registros de subtabla, actualmente esta opción sólo está disponible en Excel.
Al terminar de diseñar tu archivo de plantilla, carga el archivo a tu hoja al hacer clic en Crear Plantilla en la configuración de combinar correspondencia.
Puedes nombrar y guardar tu plantilla cargada (no olvides hacer clic en Cargar para guardar).
Puedes cargar cuantos archivos de plantillas desees.
Por defecto, combinación de correspondencia exporta una página por registro. Sin embargo, en ocasiones quizá desees incluir múltiples registros en una sola página, como al imprimir un directorio telefónico, etiquetas o tarjetas de negocios, etc. Para ello, puedes crear una plantilla en Word en combinar correspondencia. (Nota: esta opción no está disponible en el formato Excel).
Al agregar parámetros como << Nombre de Campo o ID~~1 >>, << Nombre de Campo o ID~~2 >> etc., puedes configurar el número de registros que deseas incluir en una página de la plantilla.
Después de guardar la plantilla, puedes descargar tus datos en el formato de la plantilla.
Por favor tenga en cuenta que debe cargar la plantilla en la página de listado y la plantilla sólo puede estar en una hoja.
Haz clic en el botón Combinar Correspondencia junto al nombre de tu reporte cuando desees generar reportes de tu base de datos. Esto te llevará a una nueva ventana donde puedes elegir número de registros que desees descargar con la plantilla de combinar correspondencia aplicada.
Puedes configurar el número de registros a descargar, y elije descargarlos como Archivos separados (comprimidos en Archivo Zip) o Archivo Individual (Delimitado por tabuladores). Además, también puedes guardarlo en un campo de Archivo Adjunto si tienes alguno en tu hoja.
Si seleccionas importarlos como archivos separados, los reportes se descargarán en tu computadora como documento Zip. Si hay filtro aplicado a tu página de listado, sólo los registros filtrados serán incluidos en la combinación de correspondencia.
Así se ve un reporte individual con la plantilla del ejemplo anterior:
Aquí hay más ejemplos, con una imagen incluida:
Nota: Combinación de Correspondencia no está disponible para configurar imágenes múltiples en el campo de imagen adjunta. A diferencia de Excel, Word no tiene divisiones claras en celdas, asique no hay una lógica adecuada para ordenar múltiples imágenes en el campo.
Al hacer clic en ícono de configuraciones junto a una plantilla existente, puedes fijar un campo referenciado para nombrar archivos. Los valores del campo referenciado serán los nombres de los archivos de tu combinación de correspondencia.
Si tienes un campo de tipo archivo adjunto en tu formulario, puedes guardar tu combinación de correspondencia en él. En la ventana de combinar correspondencia, al acceder desde la página de listado, puedes seleccionar la opción guardar en campo archivo adjunto, luego selecciona el campo en el que lo deseas guardar.
El archivo será guardado en tu campo seleccionado y puedes descargarlo desde el registro correspondiente.
El formato original de la plantilla de muestra en Ragic, contiene principalmente los campos de la hoja y sus subtablas. Si la hoja está configurada con un flujo de aprobación, los registros con proceso de aprobación (indicado en la esquina inferior derecha de su hoja Ragic) no se mostrarán automáticamente en el ejemplo de plantilla.
Si deseas agregarlos, debes agregar instrucciones manualmente al modificar el archivo Excel o Word de tu plantilla. Después, cargar el archivo de plantilla personalizada para que puedas descargar reportes ya modificados para que contengan registros con proceso de aprobación.
| Parámetro | Resultado | Nota |
|---|---|---|
| #{{APPROVAL_STATUS}}# | Estado de la Aprobación | Si el suplente asignado es quien aprueba o rechaza la solicitud, el nombre del Suplente es que se mostrará junto al estado de la aprobación. |
| #{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# | Nombre del Paso | — |
| #{{APPROVAL_DATE}}# | Fecha de Aprobación | Sólo se mostrará cuando el paso sea aprobado |
| #{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# | Nombre del Aprobador | — |
| #{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# | Firma del Aprobador Configuración Personal | — |
| #{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# | Correo electrónico del aprobador | — |
| #{{APPROVAL_COMMENT}}# | Comentario del Aprobador | — |
| <<APPROVAL_RESULT>> | Resultado de la aprobación | Disponible para exportar en Word |
En este ejemplo, te mostramos como crear una plantilla de combinar correspondencia para mostrar registros con proceso de aprobación al usar dicha función.
Primero, descarga el archivo de platilla desde la ventana de combinar correspondencia, el archivo no incluirá registros que tengan proceso de aprobación. Los campos y campos de subtabla se muestran a continuación:
Aquí, agregaremos manualmente los campos con los parámetros necesarios para incluir el proceso de aprobación en el archivo: Estado de la Aprobación, Nombre del Aprobador y el Correo del Aprobador. Después de cargar, puedes usar este archivo como nueva plantilla.
Con esta nueva plantilla, podremos obtener los registros con proceso de aprobación al exportar datos a través de combinar correspondencia.
| Parámetro | Resultado |
|---|---|
| <<Field ID>> | Valor del campo. |
| <<Field Name>> | Valor del campo. Distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si hay más de un campo con el mismo nombre, debes usar <<Field ID>> para diferenciar los campos. |
| #Field Name# | Valor de campo de subtabla |
| <<$USERNAME>> | Descarga Nombre de Usuario |
| <<$USERID>> | Descarga Correo del Usuario |
| <<$DATE>> | Fecha de Decarga |
| <<$DATETIME>> | Fecha y Hora de Descarga |
| <<RECORD_LINK>> | El URL del registro |
Puedes usar la función combinar correspondencia para exportar registros seleccionados. Para ello, selecciona los registros que deseas exportar al hacer clic en las casillas junto a los registros y luego haz clic en Ejecutar Segmento.
Luego, elije el formato en el que deseas exportar desde la pestaña Combinar Correspondencia.
Al igual que en el formulario, también puedes usar la función combinar correspondencia en la página de listado. Si cargas tus plantillas de reporte desde la configuración de página de listado con los nombres de campos o IDs correspondientes, los datos de la página de listado pueden exportarse en la plantilla seleccionada. Además, si aplicas filtro u ordenas tus registros de página de listado, también puedes exportar datos con la plantilla según tu filtro u orden. Sin embargo, desde la página de formulario, no podrás usar la plantilla cargada en la página de listado.
Veamos el ejemplo en la siguiente hoja, supongamos que deseas exportar los detalles de Estadios de Fútbol en América.
Antes de agregar tu plantilla Excel a Ragic, deberás mapear los campos como se muestra a continuación:
Después de hacer clic en la plantilla de combinar correspondencia, tu hoja Excel será exportada con los campos de tus registros en la página de listado.
Puedes aplicar fórmulas a tu plantilla para combinar correspondencia para calcular tus registros en la página de listado. Puedes agregar la fórmula en la plantilla con el siguiente formato:
<<FORMULA:(Ingresa tu fórmula aquí)>>
En la fórmula que ingreses, también puedes configurar parámetros dinámicos para que el sistema pueda calcular automáticamente con un valor de campo seleccionado. Hay dos tipos de parámetros:
{{r}}: Será automáticamente reemplazado por la fila actual
{{l}}: Será automáticamente reemplazado por la última fila de la columna actual
Por ejemplo, si deseas saber si la capacidad de estos estadios es mayor a 60000, puedes usar esta función en tu plantilla de combinar correspondencia.
<<FORMULA:IF(D{{r}}>=20000, "si","no")>>
En Excel, los resultados se mostrarán según la fórmula.
Por otro lado, puedes usar el parámetro dinámico {{l}} al calcular una lista de datos. Por ejemplo, si deseas calcular la capacidad total de todos los estadios, puedes usar la siguiente función en tu plantilla:
<<FORMULA:SUM(D4:D{{l}})>>
Nota: Primero debes ingresar el parámetro para a usar para calcular el total en la fórmula, en este caso es D4.
Al combinar correspondencia con tus datos de Ragic, el sistema también calculará tu fórmula como puedes observar en el campo “Capacidad Total”.
Puedes referenciar un determinado campo al nombrar tu archivo de combinar correspondencia. Puedes acceder a esta configuración al hacer clic en el ícono configuraciones junto a la plantilla de combinar correspondencia que deseas usar.
Al ejecutar la combinación de correspondencia, si seleccionas múltiples registros como archivo individual separado por tabuladores, el campo referenciado aplicará sus valores en las hojas del archivo Excel.
Por otro lado, si seleccionas guardar múltiples registros como archivos separados (comprimidos en archivo Zip), el campo referenciado seleccionado aplicará sus valores en los respectivos nombres de los archivos.
Puedes nombrar tu archivo de combinación de correspondencia al hacer clic en el ícono de configuraciones junto a la plantilla de combinar correspondencia que deseas usar.
Desde el ícono configuraciones junto a cada plantilla, puedes modificar sus derechos de acceso.
Por favor vea nuestro tutorial paso a paso:
El formato de combinación de correspondencia es fijo, lo que significa que la altura de las filas no será automáticamente ajustada después de exportar registros de subtablas. Sin embargo, puedes referirte a estas instrucciones de Excel sobre cómo ajustar altura de fila después de exportar datos en Excel.
