Usuarios Externos

¿Qué Son los Usuarios Externos?

Los usuarios externos pueden ser tus clientes, proveedores, socios, freelancers y otras personas que no son parte de tu organización pero que necesitan acceder a tu cuenta Ragic. Ragic permite un número ilimitado de Usuarios Externos totalmente gratis.

Los usuarios externos pueden iniciar sesión y acceder a tu cuenta Ragic como cualquier otro usuario, pero tienen algunas restricciones:

1. Sólo pueden ser configurados como Usuario Normal o Espectador en una hoja Ragic. Significa que, o sólo pueden ver y editar registros asignados, o tiene acceso de sólo lectura a todos los registros de la hoja. Estos son los tipos de acceso que generalmente se otorgan a usuarios fuera de tu organización.
2. No tienen acceso a ciertas funciones del menú Herramientas o el botón Reportes. Estos botones son generalmente usados por usuarios internos para administrar y analizar tus datos.
3. No pueden enviar un registro para recibir aprobación. Pero pueden aprobar o rechazar un registro si son incluidos en el flujo de aprobación.

Nota importante: Si tu cuenta fue creada entes del otoño del 2015, por favor vea este documento para administrar usuarios externos.

Habilitar Usuarios Externos en tu Cuenta

Para habilitar la función de usuarios externos en su cuenta, haz clic en el ícono hamburguesa en la esquina superior izquierda de la página y selecciona Usuarios Externos bajo Acceso de Usuarios.

Complete el formulario y envíe su aplicación para habilitar usuarios externos para que el equipo Ragic pueda revisarla.

Una vez su aplicación sea aprobada, tendrá acceso al panel Usuarios Externos donde se mostrarán los usuarios externos de su cuenta.

Grupos Para Usuarios Externos

Los usuarios externos sólo pueden pertenecer a grupos de usuarios con nombres que inicien con X-, tales como X-Usuarios.

Puedes agregar tus propios grupos de usuarios con nombres que inicien con una X-, como, X-Proveedores, o X-Socios. El prefijo “X” especifica que este grupo de usuarios es un grupo de usuarios externos. El grupo predeterminado para usuarios externos es X-User, el cual incluye todos los usuarios externos.

Al agregar tus usuarios a los grupos correctos, y configurar los derechos de acceso apropiados en cada hoja, te asegurarás de que cada usuario tenga el acceso correspondiente. Si un usuario es agregado a múltiples grupos, su acceso a la base de datos será determinado por el grupo que le otorgue el mayor nivel de acceso.

Por defecto, el grupo de usuarios X-User estará configurado como “Sin Acceso”, por lo tanto, Ragic podría indicarte el agregar derechos de acceso a tus usuarios externos desde el Panel de Acceso Global si aún no has configurado los derechos de acceso en tus hojas.

Privilegios de Usuarios Externos

Los usuarios externos sólo pueden ser asignados los siguientes derechos de acceso:

Configuración de Derechos de Acceso	Descripción	Ver	Crear	Modificar
Sin Acceso	El grupo de usuarios no podrá ver esta hoja.	No	No	No
Usuario Normal	El grupo de usuarios podrá crear y editar sus propios registros, pero no podrá ver los registros de otros usuarios.	Sus propios Registros	Sí	Sus propios Registros
Espectador	El grupo de usuarios podrá ver todos los registros y sus detalles, pero no podrá editar o crear nuevos registros.	Todos los Registros	No	No

Si deseas dar más privilegios de acceso a tus usuarios externos, puedes agregarlos como usuarios internos.

Agregar Usuarios Externos a tu Cuenta

Después que tu aplicación para agregar usuarios externos sea aprobada por el personal de Ragic, podrás agregar nuevos usuarios externos a tu cuenta desde Configurar Cuenta en el menú Usuarios Externos. Haz clic en el botón +Nuevo, o importa tus datos desde el menú Herramientas.

Esta es la información que será guardada en el perfil de cada usuario que agregues.

Estos usuarios serán notificados a través de la dirección de correo que hayas agregado en su perfil, y podrán acceder a tu cuenta Ragic con los derechos de acceso que hayas asignado a su grupo de usuarios.

Puedes hacer modificaciones al formulario de usuarios externos, pero ten en cuenta que no debes modificar los campos predeterminados.

Personalizar Correo de Notificación

Puedes usar el botón Personalizar Correo para personalizar el asunto y el contenido del correo de notificación que recibirán tus usuarios al ser agregados. Para ello, haz clic en el botón Personalizar Correo.

Puedes hacer clic en para ver la vista previa del correo personalizado. Si decides usar nuestra plantilla estándar, haz clic en para descartar los cambios que hayas hecho.

Además, también puedes adjuntar URL, documentos Excel, PDF o un documento de combinación de correspondencia del registro o cualquier otro elemento adjunto.

Si deseas usar esta plantilla para todas tus futuras invitaciones, haz clic en “Guardar como plantilla de Correo”.

Solicitud de Acceso de Usuarios Externos

Pasos para los usuarios externos

Después que tu aplicación para agregar usuarios externos sea aprobada por el personal de Ragic, como alternativa a agregar usuarios externos manualmente como en el paso anterior, los usuarios pueden solicitar acceso a tu cuenta al escribir el URL de tu base de datos:

www.ragic.com/accountname

Éste los dirigirá a una página como la que se muestra a continuación. Ya que no tienen acceso a tu cuenta, pueden hacer clic en “Solicitar Acceso”.

Al hacer clic en el enlace, éste dirigirá a tus potenciales usuarios externos a formulario de Solicitud de Acceso en el cual pueden ingresar sus datos. Después de completar y guardar el formulario, la solicitud te será enviada para tu aprobación.

Nota: Todas las hojas en tu cuenta deben estar privadas para que el enlace de Solicitud de Acceso esté disponible en la página de inicio. Si tu cuenta tiene hojas públicas, éstas serán mostradas en lugar del enlace y tus usuarios no podrán solicitar acceso; por lo tanto, el SYSAdmin tendrá que agregar los usuarios manualmente.

Pasos para el SYSAdmin

Puedes aprobar o rechazar las solicitudes recibidas de los usuarios externos. Puedes hacerlo desde Configurar Cuenta > Usuarios Externos > Aprobar Solicitudes. Selecciona el registro individual, y verás los botones “Aprobar” “Rechazar”.

Los usuarios externos aprobados serán guardados en tu menú Usuarios Externos.

Al aprobar la solicitud, el usuario externo recibirá una notificación por correo y podrá iniciar sesión en tu cuenta. Después de aprobar la solicitud de acceso del usuario externo, no olvides asignarlo al grupo de usuarios correcto.

Si es necesario, puedes hacer modificaciones al formulario de registro de usuarios externos, para que puedas solicitar información adicional mientras se registran, ten cuenta que no debes modificar los campos predeterminados del sistema.

Recuerda que siempre puedes invitar usuarios externos al agregarlos directamente a tu cuenta.

Hojas públicas y Acceso Temporal

Puedes tener hojas públicas y configurar los derechos de acceso para controlar la vista acceso a tu base de datos.

Ragic también tiene una forma muy conveniente de brindar acceso temporal a usuarios sin necesidad crear una cuenta o de iniciar sesión en Ragic, esto es posible al configurar un Atributo ID de Correo.