常常需要手動將資料匯出成 Excel 並寄出,像是每天將要出貨的資料匯出寄給物流廠商,或是將每一季業務的銷售資料匯出寄給主管嗎?利用定期寄出報表功能,讓系統幫你自動化!
在列表頁的工具中找到定期寄出報表。
在視窗中,選擇要針對這張表單新增定期報表或更新現有的定期報表。
接下來可以選擇匯出的資料是否要套用表單中的共通篩選及資料的時間區間。
支援的時間區間如下:
時間區間 | 寄出的資料及時間 |
---|---|
所有的資料 | 每天寄出資料符合篩選條件的資料 |
昨天的資料 | 每天寄出建立日期為昨天,且符合篩選條件的資料 |
上週的資料 | 每週一寄出建立日期為上週,且符合篩選條件的資料 |
上個月的資料 | 每月 1 號寄出建立日期為上個月,且符合篩選條件的資料 |
上一季的資料 | 每季第一天寄出建立日期為上一季,且符合篩選條件的資料 |
去年的資料 | 每年一月 1 號寄出建立日期為去年,且符合篩選條件的資料 |
資料可以選擇以 Excel 檔的形式或是已經上傳的列表頁合併列印格式寄出。
設定報表檔案名稱及要將檔案寄給哪些 E-mail,如有多組請利用「,」區隔,最後點擊儲存設定即可。要回復至尚未變更時的狀態,可以點取消修改。
寄出的報表只會套用前 5,000 筆符合篩選條件的資料,請仔細選擇時間區間。例如你的表單上有 15,000 筆資料,而你設定的定期寄出報表並沒有套用任何篩選條件,並且選擇時間區間為所有的資料的話,只有前面 5,000 筆資料會被匯出成報表。
另外要注意的是,相同條件的寄出報表設定只能有一組。因此如果有不同使用者需要一樣的定期報表,請選擇更新現有的定期報表並增加收件人。
如果要看目前所有已經設定的定期報表,可以點選右上方的瀏覽現有的定期報表,會跳轉至帳號設定的排程管理來查看現有的定期報表。