設計手冊
遇到問題了嗎?不用擔心,答案都在這。
全站搜尋

合併列印 (以 Word/Excel 輸出)

在 Ragic 中,你可以用合併列印將資料輸出成自訂的 Excel 或 Word 格式。像是將「員工資料」輸出成公司內慣用的格式:

新增格式

在列表頁或表單頁的工具點選合併列印

點選範例格式旁邊的下載即可直接下載系統根據你的表單設計的 Excel 範例格式。而 Word 則沒有提供範例格式,但你還是可以上傳自己設計的 Word 格式。

可以根據需求修改合併列印格式,像是刪除某些欄位,有需要也可以重複顯示特定的欄位。要加入欄位時可以輸出

<<欄位名稱>>
即可。而子表格欄位的話,則要寫
#欄位名稱#

在範例中我們用 Excel 編輯格式,但基本上你可以用任何試算表軟體,只要可以存成 .xlsx 檔就好。

如果要輸出成文字文件,利用 Word 來修改你的格式。編輯欄位值的方法就如同上面一樣,新增或刪除 <<欄位名稱>> 。但要注意 Word 不支援輸出子表格資料,因此如果合併列印的資料包含子表格的話,請用 Excel 格式。

設計完格式之後,在合併列印中點選新增格式

接著命名此格式,然後也別忘記點選上傳來儲存格式。

完成後,就可以用該格式來輸出資料了!有需要也可以上傳多種格式。

根據上傳格式輸出資料

點選格式旁的合併列印

接著自訂下載資料筆數及要分成多個檔案(壓縮成 Zip 檔)一份檔案(多個頁籤)

根據上述範例輸出一筆資料就會像這樣:

Excel 格式

Word 格式

備註:Word 合併列印不支援圖片上傳欄位的多圖片設定,Word 不像 Excel 有清楚分格,因此多張圖片在同一欄位的排版沒有適合的輸出邏輯。

指定欄位值做為檔案名稱

點擊已儲存的範本格式旁的齒輪,可以進一步設定下載的檔案名稱要參考什麼欄位值。

將檔案儲存至表單的欄位

若你的表單內有檔案上傳欄位,在列表頁上操作「表單頁合併列印範本(只包含一筆資料的範本)」時,可於這個視窗選擇儲存檔案至指定的檔案上傳欄位。

接著您合併列印的檔案就會上傳至該欄位。

一頁中包含多筆資料

合併列印預設輸出時是一頁一筆資料,但有時候為了節省資源你可能希望將多筆資料印在同個頁面上,例如:製作通訊錄、標籤或名片等等。這時候可以運用 Word 格式( Excel 格式不支援一頁包含多筆資料)。透過<<欄位名稱或 ID ~~1>><<欄位名稱或 ID ~~2>>以此類推,在格式中預先設定好一頁要有幾筆資料。

再根據該格式下載資料後,就能將多筆資料輸出在同一個頁面上。要注意上傳的合併列印範本「僅限一頁且需上傳於列表頁」,超過一頁的範本會無法正常執行。

將簽核流程紀錄加入合併列印

表單中若有簽核流程,右下方的簽核紀錄並不會自動附在範例檔案格式中。

要將簽核紀錄加入在合併列印中,可以在 Excel 合併列印格式中加入簽核相關變數。

以下為簽核流程相關的格式變數與其對應的結果:

格式(變數) 顯示結果 備註說明
#{{APPROVAL_STATUS}}# 簽核的狀態 如果是代理人同意或拒絕的話會有(代理)字樣
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# 簽核階層的名稱
#{{APPROVAL_DATE}}# 簽核的日期 只有簽核的狀態是同意時會被載入
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 簽核者的名稱
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 簽核者在個人設定中的簽名圖檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 簽核者的E-mail
#{{APPROVAL_COMMENT}}# 同意/拒絕簽核的理由
<<APPROVAL_RESULT>> 簽核結果 支援輸出至 Word

假設要將一筆「出庫單」中的簽核紀錄加入合併列印格式中,原本表單設計如下。

首先下載範例格式。

接著手動加入簽核流程的變數,在範例中是加入簽核狀態、簽核人,然後將此格式上傳。

輸出後就可以在格式中設定的欄位看到簽核相關的資料。

參數列表

目前合併列印可用的格式(參數)與對應的結果主要如下。

格式(參數) 對應結果
<<欄位編號>> 該欄位值,如果表單中有重複的欄位名稱請使用欄位編號
<<欄位名稱>> 該一般欄位值
#欄位名稱# 該子表格欄位值
<<$USERNAME>> 執行的使用者名稱
<<$USERID>> 執行的使用者信箱
<<$DATE>> 執行的日期
<<$DATETIME>> 執行的日期及時間
<<RECORD_LINK>> 該筆資料的網址

針對勾選資料合併列印

勾選要執行合併列印的資料後,可以直接在列表頁點擊批次執行

在合併列印的分頁,選擇要匯出的格式。

列表頁合併列印

你也可以透過合併列印將資料「以列表頁的形式輸出」。只要選擇以列表頁格式上傳並正確編排的欄位變數,列表頁上的資料就會輸出成設定的 Excel 或 Word 文件。不過要注意的是在「以列表頁格式上傳的範本無法在表單頁使用」。

以「台灣職業棒球場」的表單為例:

假設要把列表頁資料以合併列印輸出至 Excel,需要先在格式中設定列表頁的欄位及排列方式(變數放在同一列)並以以列表頁格式上傳

就能將資料以列表頁的形式輸出了。

公式使用

在列表頁合併列印格式中,你可以設定公式來計算資料。

公式的設定格式如下:

<<formula:(在這邊輸入你的公式)>>

你也可以在公式內使用動態式參數來自動選取你所要計算的儲存格。目前支援的兩種動態式參數如下:

{{r}}:自動更換成目前儲存的行。

{{l}}:自動更換成此列的儲存的最後一行。

承接上面的例子,如果你想要知道這些球場的觀眾容納人數是否多於 8000 人,可以在格式中套用這個公式:

<<formula:if(c{{r}}>=8000, "是","否")>>

就可以合併列印出以下資料。

另外,如果你要計算所有球場的加總容納人數,你可以設定這個公式:

<<formula:sum(c2:c{{l}})>>

在合併列印格式上設定加總公式時,需要將要計算的第一筆資料所在的儲存格加入在公式內。以這個例子來說,就是 C2。

就可以合併列印出以下資料。

命名合併列印檔案

表單頁合併列印

在編輯格式右方的齒輪中,選取要將欄位值套用至檔名的參考欄位。

選擇一份檔案(多個頁籤)會將所選欄位值套用至頁籤:

選擇多個檔案(壓縮成一個 zip 檔)會將所選欄位值套用至檔名:

列表頁合併列印

在編輯格式右方的齒輪中,可以自行命名檔案名稱。

合併列印權限設定

點擊合併列印格式右側的齒輪就可以設定能夠使用此格式的群組。

教學影片

快來跟著下方的影片一步一步學習!

補充說明

合併列印設定的版面大小是固定的,不會因為子表格資料而自動改變列高,但你可以參考 Excel 教學,在合併列印後,手動一次調整列高。

回最上面 目錄

馬上註冊
免費試用 Ragic!

用 Google 帳號註冊

立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正區南昌路二段81號9樓